利益相關方管理

介紹

在進行專案時，許多人員或組織都依賴於最終產品或輸出，或受其影響。這些人是專案的利益相關方。

利益相關方管理涉及考慮利益相關方不同的利益和價值觀，並在專案持續期間解決這些問題，以確保所有利益相關方最終都滿意。

這個管理分支很重要，因為它有助於組織透過參與外部和內部環境，並透過良好地管理其期望與利益相關方建立積極的關係來實現其戰略目標。

利益相關方管理也很重要，因為它有助於識別與利益相關方之間現有的積極關係。這些關係可以轉化為聯盟和夥伴關係，從而建立信任並鼓勵利益相關方之間的合作。

利益相關方管理如何運作？

從商業專案的角度來看，利益相關方管理透過一種策略發揮作用。這種策略是利用透過以下流程收集的資訊建立的

• 利益相關方識別 -首先要注意所有相關的利益相關方，無論其是內部還是外部。理想的做法是建立利益相關方地圖。

• 利益相關方分析 -透過利益相關方分析，經理的職責是確定利益相關方的需求、介面、期望、許可權和常見關係。

• 利益相關方矩陣 -在此過程中，經理使用在利益相關方分析過程中收集的資訊來定位利益相關方。利益相關方根據其對專案的影響力或提供的豐富程度進行定位。

• 利益相關方參與 -這是利益相關方管理中最重要的流程之一，所有利益相關方都參與到經理中，以相互瞭解並更好地瞭解彼此，在管理層級別。

  這種溝通很重要，因為它使經理和利益相關方都有機會討論和達成期望，最重要的是就所有利益相關方都將堅持的一套共同的價值觀和原則達成一致。

• 資訊溝通 -在此，商定溝通期望，並建立利益相關方之間管理溝通的方式，即如何以及何時接收溝通以及誰接收溝通。

• 利益相關方協議 -這是專案的詞彙或既定目標。所有主要利益相關方都簽署此利益相關方協議，該協議是所有商定決策的集合。

在當今現代的專案管理實踐中，經理和利益相關方更傾向於誠實和透明的利益相關方關係。

利益相關方管理失敗

一些組織仍然忍受著糟糕的利益相關方管理實踐，這是因為

• 與利益相關方溝通得太晚。這使得沒有足夠的時間修改利益相關方的期望，因此可能不會考慮他們的意見。

• 過早邀請利益相關方參與決策過程。這會導致決策過程複雜化。

• 在專案中涉及錯誤的利益相關方。這會導致其貢獻價值的降低，並最終導致外部批評。

• 管理層不重視利益相關方的貢獻。他們的參與被視為不重要且無關緊要。

無論以何種方式開展利益相關方管理，都應認真對待，以獲得最佳結果。

實現良好的利益相關方管理

與利益相關方的參與不足和溝通不力會導致專案失敗。以下是一些可用於實現良好利益相關方管理實踐的想法

• 管理層和利益相關方應共同制定切實可行的目標和目標清單。讓利益相關方參與進來將改善業務績效，他們會對專案產生積極的興趣。

• 溝通是關鍵。在專案過程中，利益相關方和管理層定期溝通非常重要。這確保了雙方都將積極參與，並確保專案順利進行。

• 商定交付成果非常重要。這確保了最終不會出現不必要的失望。在專案過程中提供原型和樣品有助於利益相關方清楚地瞭解最終專案。

結論

總之，為了從專案中獲得成果，需要良好的利益相關方管理實踐。利益相關方管理是對專案中所有參與者的有效管理，無論是外部還是內部貢獻者。

可以說，利益相關方管理中最重要的因素是溝通，經理需要花費99%的時間進行會議、檢查和回覆電子郵件以及更新和分發報告等。