資源平衡

介紹

資源平衡是專案管理中的一種技術，它可以全面審視資源分配並解決可能因資源過度分配而產生的衝突。當專案經理承擔專案時，他們需要相應地計劃其資源。

這將有利於組織，而無需面對衝突，並且能夠按時交付。資源平衡被認為是組織中資源管理的關鍵要素之一。

如果資源分配不當，組織就會開始面臨問題，例如，某些資源可能被過度分配，而其他資源則被分配不足。兩者都會給組織帶來財務風險。

資源平衡的兩個關鍵要素

由於資源平衡的主要目標是有效地分配資源，以便在給定的時間段內完成專案。因此，資源平衡可以細分為兩個主要方面：可以使用所有可用資源完成的專案，以及可以使用有限資源完成的專案。

使用有限資源的專案可以延長一段時間，直到所需的資源可用。如果組織承擔的專案數量超過了可用資源的數量，那麼最好將專案推遲到以後。

資源平衡的結構

許多組織都具有資源平衡的結構化層次結構。基於工作的結構如下所示

• 階段
• 階段
• 任務/交付成果

所有上述層級將確定專案的範圍，並找到在團隊中組織任務的方法。這將使專案團隊更容易完成任務。

此外，根據以上三個引數，所需的資源級別（資歷、經驗、技能等）可能會有所不同。因此，專案的資源需求始終是一個變數，它與上述結構相對應。

建立依賴關係

專案經理建立依賴關係的主要原因是確保任務得到正確執行。透過識別正確的依賴關係和不正確的依賴關係，可以使專案在設定的時間範圍內完成。

以下是一些專案經理在專案執行週期中會遇到的約束條件。專案經理面臨的約束條件可以分為三類。

• 強制性 - 這些約束條件是由於物理限制（例如實驗）而產生的。

• 酌情性 - 這些約束條件基於團隊的偏好或做出的決策。

• 外部 - 通常基於涉及第三方的需求或願望。

資源分配流程

為了進行資源平衡，需要將資源分配到需要執行的任務（交付成果）。在專案的起始階段，理想情況下，角色被分配給資源（人力資源），此時資源尚未確定。

稍後，這些角色將分配給需要專業知識的特定任務。

資源平衡

資源平衡幫助組織最大限度地利用可用資源。資源平衡背後的理念是減少資源浪費，即停止過度分配資源。

專案經理將識別資源未使用的時間，並採取措施防止其發生或從中獲益。

由於資源衝突，組織會遭受許多不利影響，例如

• 某些任務完成延遲

• 難以分配不同的資源

• 無法更改任務依賴關係

• 刪除某些任務

• 新增更多工

• 專案的整體延遲和預算超支

資源平衡技術

關鍵路徑是專案經理在進行資源平衡時使用的一種常見技術。關鍵路徑代表網路圖中完成專案的路徑的最長和最短時間段。

然而，除了廣泛使用的關鍵路徑概念之外，如果事情失控，專案經理還會使用快速跟進和壓縮方法。

• 快速跟進 - 這執行關鍵路徑任務。這可以爭取時間。該技術的突出特點是，儘管工作暫時完成了，但返工的可能性更高。

• 壓縮 - 這指的是除了現有資源之外，還分配資源來更快地完成工作，這與額外的成本相關聯，例如勞動力、裝置等。

結論

資源平衡旨在透過利用手頭的可用資源來提高專案執行效率。適當的資源平衡不會導致大量支出。

專案經理需要考慮幾個因素，並識別關鍵到非關鍵的依賴關係，以避免專案交付成果在最後一刻出現任何延遲。