帕累託圖工具

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引言

確定優先順序是組織的主要管理職能之一。如果管理人員不優先考慮他們的任務和組織目標，組織將走向錯誤的方向，最終崩潰。

因此，管理人員需要優先考慮他們的任務，並專注於對組織產生重大影響的優先事項。

帕累託圖工具是管理層在識別設定優先順序所需事即時可以使用的最有效的工具之一。帕累託圖以組織和相對的方式清晰地說明了資訊。

透過這種方式，管理層可以找出問題或問題原因的相對重要性。在對問題原因進行優先排序時，可以將帕累託圖與因果圖一起使用。

建立帕累託圖後，它會顯示一個垂直條形圖，從最重要到最不重要。每個引數的重要性由頻率、時間、成本等多個因素衡量。

帕累託原則

帕累託圖是基於帕累託原則建立的。該原則認為，當許多因素影響某種情況時，較少的因素將對大部分影響負責。

這幾乎與您可能聽說過的 80/20 理論相同。它說 80% 的影響是由 20% 的原因造成的。

實際意義

當團隊在大型複雜專案中協同工作時，瞭解某些問題的 اهمیت可能非常棘手。帕累託圖可以向團隊展示一些真正最重要的事情。

大多數團隊會隨著時間的推移使用帕累託圖來確定建議的解決方案是否真正解決了問題。如果解決方案有效，則所識別因素的相對重要性應該會隨著時間的推移而降低。

建立帕累託圖

步驟 1

首先，列出您需要比較的所有內容。這可以是問題列表、專案列表或問題原因列表。

步驟 2

確定比較列表專案的標準度量。您需要考慮組織目標和當前趨勢，以確定度量標準。一些措施是

• 頻率 - 發生的頻率（錯誤、投訴、併發症等）

• 成本 - 使用或受影響的資源數量

• 時間 - 需要多長時間

步驟 3

為資料收集過程選擇一個時間範圍。

步驟 4

現在，我們對收集到的資料進行一些簡單的數學運算。獲取每個列表項（或原因），並根據所選的度量標準記錄它。然後，確定它在上下文和所有專案出現中的百分比。

例如，如果列表項包含辦公室遲到者背後的原因，則計數表將如下所示。

步驟 5

現在，重新排列列表，並將專案按降序排列。在我們的示例中，將其從出現次數最多到出現次數最少的順序排列。然後，當您從頂部專案到底部專案時，記錄累積百分比。

參考以下示例

步驟 6

建立條形圖。列表項應沿“Y”軸從最高到最低顯示。左側縱軸應為您選擇的度量標準。

在我們的示例中，它應該是出現次數。選擇右側縱軸作為累積百分比。每個專案都應該有一個條形。

步驟 7

現在，為累積百分比繪製折線圖。該線的第一個點應位於第一個條形的頂部。您可以為此步驟使用 Microsoft Excel 等電子表格軟體。

它提供了許多建立和分析圖形的工具。現在，您應該得到類似這樣的東西。

步驟 8

分析您的圖表。您現在需要確定似乎影響最大的專案。確定圖表中的斷點（快速變化）（參考紅圈）。

如果沒有斷點，則計算影響 50% 或以上的原因/專案。在我們的示例中，有一個明顯的斷點。

斷點前有兩個原因，道路交通和晚上工作到很晚。因此，對我們的問題影響最大的兩個原因是道路交通和晚上工作到很晚。

結論

帕累託圖在正確的上下文中使用時非常有用。這有助於管理層優先考慮任務、風險、活動和原因。

因此，在日常優先排序中應儘可能多地使用帕累託圖。