專案管理辦公室 (PMO)

簡介

當組織發展壯大時，它們會建立不同的實體來管理各自的實踐。

專案管理辦公室 (PMO) 是為管理組織中與專案管理相關的流程、實踐、工具和其他活動而建立的實體。

該辦公室（團隊）定義並維護組織的專案管理標準。

通常，組織的管理層會委派一個專案管理領域的專家團隊來運營專案管理辦公室。

在選擇專案管理辦公室人員時，組織會尋找 PMI 認證等資格以及管理大型專案的豐富經驗。

建立專案管理辦公室

由於當前專案的複雜性，專案管理職能應成為一項成熟且流程化的實踐。

因此，組織尋求更好的專案管理方式，以最大化利潤率。為此，組織著眼於流程最佳化、生產力提升和提升其底線。

由於專案管理職能涉及許多引數（例如人員、技術、溝通和資源），因此由高階管理層來管理專案管理職能可能會存在風險。

因此，專案管理辦公室是建立和維護專案管理實踐作為組織有能力的職能的理想解決方案。

實施專案管理辦公室與任何其他組織變革專案相同。因此，它採用了一種強大而嚴格的方法，並擁有豐富的經驗。

建立專案管理辦公室涉及許多關鍵步驟，而 PMBOK（專案管理知識體系）可以作為這方面的絕佳參考。

是額外負擔嗎？

一些傳統的組織將專案管理辦公室視為額外負擔。這主要是因為組織規模足夠小，沒有明確需要專案管理辦公室。

在這些組織中，一般管理層可以管理專案管理實踐。對於其他擁有大型專案的組織，專案管理辦公室遠不止是額外負擔。

目前，世界經濟正處於衰退之中。因此，許多公司都在尋求削減成本以維持在企業環境中的地位。

在這些方法中，裁員和關閉部門已成為兩個流行的選擇。在這種情況下，專案管理辦公室很容易成為犧牲品，因為它沒有為公司的底線增加任何數字。

因此，專案管理辦公室向高層管理層證明其工作價值已成為一項挑戰。

PMO 的優勢

專案管理是組織的關鍵職能之一。因此，改進與專案管理相關的流程可以為組織的底線帶來很多價值。

這正是成功的專案管理辦公室所做的。

為什麼 PMO 會失敗？

根據歷史統計資料，只有三分之一的專案管理辦公室有效運作，其餘則未達到預期效果。

這是高階管理層在決定為組織建立專案管理辦公室時面臨的主要問題之一。管理層從一開始就對專案管理辦公室的成功表示懷疑。

專案管理辦公室失敗的主要原因之一是缺乏高層管理的支援。在大多數情況下，高層管理層對如何支援和指導專案管理辦公室缺乏足夠的瞭解。

其次，專案管理辦公室的能力不足會導致失敗。這主要是因為分配給專案管理辦公室的人員和資源。

結論

專案管理辦公室是長期以來將為大型組織創造價值的實體之一。對於小型組織而言，專案管理辦公室可能是額外負擔，並且此類機構最終可能以失敗告終。

成功的專案管理辦公室可以提高專案團隊的生產力並節省大量成本。除此之外，它還可以使組織成為一個更加成熟和有能力的實體。