RACI 圖表工具

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引言

RACI 代表責任人 (Responsible)、問責人 (Accountable)、諮詢人 (Consulted) 和知情人 (Informed)，這是決策矩陣中使用的四個引數。RACI 圖表工具概述了組織內開展的活動與人員或角色之間的關係。

在一個組織中，人們可以被分配或指派到特定的角色，他們對此負責、問責、被諮詢或被告知。

RACI 圖表工具是識別組織內員工角色的一個很好的工具。當公司內部存在角色混淆時，可以使用此工具。角色混淆可能會導致非生產性的工作文化。

RACI 圖表工具中的引數

正如我們在引言中已經提到的，RACI 圖表工具代表四個引數。以下是每個引數的含義：

• 責任人 (Responsible): 執行任務或工作的人，他/她對工作負責。

• 問責人 (Accountable): 主要負責任務或工作的人。

• 諮詢人 (Consulted): 提供反饋、根據需要貢獻的人。

• 知情人 (Informed): 需要了解所採取行動或決定的負責人。

一個 RACI 工具示例

RACI 圖表工具的益處

以下是此工具對商業組織的顯著益處：

• 識別已分配給特定員工或部門的工作量

• 確保流程不會被忽視

• 確保向新員工解釋他們的角色和責任

• 在直線責任和專案責任之間找到正確的平衡

• 在小組之間重新分配工作以更快地完成工作

• 開放解決衝突和討論

• 記錄組織內人員的角色和責任

如何使用 RACI 圖表工具？

識別組織內的關鍵職能和流程是使用 RACI 圖表工具的第一步。然後，組織需要概述發生的活動，並避免任何雜項活動。

以下是使用 RACI 圖表工具的詳細步驟：

• 解釋發生的每一項活動。

• 建立短語以指示所做決定的結果。

• 決策和活動需要應用於角色，而不是針對個人。

• 建立一個矩陣，表示角色和活動，並輸入建立的 RACI 程式碼。

一旦所有相關資料都已整理並輸入到 RACI 圖表工具中，就需要解決任何差異。

變更管理問題

建立 RACI 圖表工具的主要原因是解決組織問題。它關注三個主要因素：

• 角色認知：人們對工作角色的態度或想法

• 角色期望：一個人對另一個人工作角色的期望。

• 角色行為：人們在其職能中的活動。

這三個概念幫助管理層識別人們對工作角色的誤解。

角色混淆的原因

雖然可以使用 RACI 圖表工具解決角色混淆問題，但始終最好找出混淆背後的原因。這有助於組織避免將來發生這種情況。

以下是角色混淆的一些原因：

• 工作分配不當

• 空閒時間

• 推諉責任，不負責任

• 對誰做決定感到困惑

• 溝通無效

• 士氣低落

• 透過建立和處理非必要時間來填充空閒時間

• 無所謂，反正沒人管的態度

何時使用 RACI 圖表工具？

在以下情況下，可以成功使用 RACI 圖表工具。

• 讓員工清楚地瞭解工作流程中的角色和責任。

• 改進對部門之間職能和部門內責任的理解。

• 明確定義正在參與專案的團隊成員的角色和責任。

設計 RACI 圖表工具時採取的步驟

• 設計 RACI 圖表工具的第一步是管理層需要識別面臨問題的流程或職能。需要從需求和目標方面徹底調查流程或功能。

• 需要確定哪些角色或職能將受到影響，以及誰將實施更改。

• 要建立的角色將有其所有者。管理層需要為每個人分配一個角色。

• 確定誰擁有 R 角色（責任人），然後需要根據 A、C 和 I 進行列出。RACI 圖表工具的運作方式並非兩個人將對同一件事負責 (R)。

• 需要進行審查，以確保流程中沒有重複。

結論

RACI 圖表工具是一個有用且有效的決策工具，有助於定義角色和責任。它用於識別組織角色的低效率。

它有助於解決部門內或個人之間出現的任何職能問題。

RACI 圖表工具的主要目標是消除角色混淆，並能夠成功地向客戶交付產品或服務，併為組織的長期目標做出貢獻。