專案管理軟體

引言

由於專案管理是企業組織的核心職能之一，因此專案管理職能應該得到軟體的支援。在軟體誕生之前，專案管理完全透過紙質檔案完成。這最終產生了大量的紙質檔案，從中搜索資訊並非愉快的體驗。

一旦企業組織能夠以可承受的成本獲得軟體，軟體開發公司就開始開發專案管理軟體。這在所有行業中都非常受歡迎，這些軟體很快就被專案管理界採用。

專案經理可以使用兩種型別的專案管理軟體。此類軟體的第一類是桌面軟體。Microsoft Project就是一個很好的例子。您可以使用MS Project管理整個專案，但是當需要協作時，您需要與他人共享電子文件。

所有更新都應該由相關方不時地對同一文件進行。因此，當此類桌面專案管理軟體需要多人更新和維護時，它存在侷限性。

為了解決上述問題，引入了基於Web的專案管理軟體。使用此型別，使用者可以訪問Web應用程式並讀取、寫入或更改與專案管理相關的活動。

這是跨部門和地域分散式專案的良好解決方案。這樣，專案的所有利益相關者都可以隨時訪問專案詳細資訊。特別是，此模型最適合在網際網路上執行的虛擬團隊。

在選擇專案管理軟體時，有很多因素需要考慮。並非所有專案都可能利用專案管理軟體提供的所有功能。

因此，在嘗試為您選擇一個專案管理軟體之前，您應該很好地瞭解您的專案需求。以下是專案管理軟體最重要的幾個方面：

專案管理軟體應該促進團隊協作。這意味著專案的相關利益相關者應該能夠隨時訪問和更新專案文件。

因此，專案管理軟體應該具有訪問控制和身份驗證管理，以便向專案利益相關者授予訪問級別。

排程是專案管理軟體應提供的最重要的功能之一。通常，在活動排程方面，現代專案管理軟體提供繪製甘特圖的能力。

除此之外，還可以向進度新增活動依賴關係，因此此類軟體會自動顯示專案關鍵路徑和關鍵路徑的後續更改。

基線也是專案管理軟體提供的有用功能。通常，當需求最終確定時，專案就會建立基線。

當需求發生變化，並在以後向專案新增新需求時，專案管理團隊可以自動將新的進度與基線進度進行比較，以瞭解專案的範圍和成本偏差。

在專案生命週期中，可能存在許多與專案相關的需要持續跟蹤和監控的問題。軟體缺陷就是一個很好的例子。

因此，專案管理軟體應該具有跟蹤和監控專案各種利益相關者報告的問題的功能。

當一個組織參與多個專案時，專案組合管理是關鍵方面之一。組織應該能夠衡量和監控多個專案，以便組織瞭解專案的整體進展情況。

如果您是一家只有幾個專案的公司，您可能不需要此功能。在這種情況下，您應該選擇沒有專案組合管理的專案管理軟體，因為此類功能可能對您來說非常昂貴。

一個專案有很多文件正在使用。大多數這些文件應該可以被專案的利益相關者訪問。因此，專案管理軟體應該具有具有正確訪問控制系統的文件管理功能。

除此之外，每當更新文件時，都需要對其進行版本控制。因此，文件管理功能也應該支援文件版本控制。

專案資源管理是專案管理軟體的關鍵期望之一。這包括人力資源和其他型別。

專案管理軟體應該顯示整個專案生命週期中每個資源的使用情況。

現代專案管理實踐需要專案管理軟體的輔助。現代專案管理實踐複雜到無法在不使用軟體的情況下執行。

在為您的目的選擇正確的專案管理軟體時，您需要評估軟體的特性並將其與您的專案管理需求相匹配。

切勿選擇功能多於您所需的功能，因為專案管理軟體通常價格不菲。此外，擁有超過所需的功能可能會在實踐中使用軟體時造成混淆。

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