專案管理工具

引言

專案管理是現代組織中一項高責任的任務。專案管理被用於各種型別的專案，從軟體開發到開發下一代戰鬥機。

為了成功地執行一個專案，專案經理或專案管理團隊應該得到一套工具的支援。

這些工具可以是專門設計的工具，也可以是常規的生產力工具，可以用於專案管理工作。

使用這些工具通常使專案經理的工作變得更容易，並且標準化了專案經理的工作和流程。

以下是所有領域專案經理使用的一些工具

專案經理應該管理的所有專案都應該有一個專案計劃。專案計劃詳細說明了要執行的專案的許多方面。

首先，它詳細說明了專案範圍。然後，它描述了用於解決專案範圍和專案目標的方法或策略。

策略是專案計劃的核心。策略可能因專案目的和具體專案要求而異。

資源分配和交付計劃是專案計劃的另外兩個主要組成部分。這些詳細說明了專案中涉及的每個活動，以及執行者和時間等資訊。

這對專案經理以及專案的所有其他利益相關者都是重要的資訊。

這是專案經理可以用來確定自己是否按專案進度正軌的最佳工具之一。

專案經理不必使用昂貴的軟體來跟蹤這一點。專案經理可以使用簡單的Excel模板來完成這項工作。

里程碑清單應該是一個即時文件，應該每週更新一次或兩次。

甘特圖說明了專案進度，並向專案經理展示了每個活動的相互依賴關係。甘特圖普遍用於任何型別的專案，從建築到軟體開發。

雖然繪製甘特圖看起來很容易，但當專案涉及數百項活動時，它是最複雜的任務之一。

您可以透過多種方式建立甘特圖。如果專案規模小且性質簡單，您可以在Excel中建立自己的甘特圖，或從網際網路下載Excel模板。

如果專案具有較高的財務價值或較高的風險敞口，則專案經理可以使用MS Project等軟體工具。

隨著計算機技術的引入，已經開發了許多專門用於專案管理目的的軟體工具。MS Project就是這樣一款贏得了全球專案經理青睞的工具。

MS Project可以作為獨立工具來跟蹤專案進度，也可以用於跟蹤分佈在多個地理區域並由多個專案經理管理的複雜專案。

除了MS Project之外，還有許多其他專案管理軟體包。這些新增功能中的大多數是專案管理活動的線上門戶，專案成員可以從任何地方訪問專案詳細資訊和進度。

全面的專案評審機制是專案管理的一項重要工具。與小型組織進行的基本評審相比，更成熟的公司往往會進行更嚴格和全面的專案評審。

在專案評審中，主要考慮專案進度和流程標準的遵守情況。通常，專案評審會伴隨第三方（內部或外部）進行的專案審計。

然後跟蹤不符合項和行動專案，以便完成它們。

交付評審確保專案團隊交付的成果滿足客戶要求並符合質量的一般指南。

通常，第三方團隊或主管（內部）會進行交付評審，專案交付的主要利益相關者也會參與此活動。

交付評審可能會因質量標準和不符合項而拒絕交付。

在專案團隊績效方面，計分卡是跟蹤它的方式。每個專案經理都負責評估團隊成員的績效，並向高層管理人員和人力資源部門報告。

這些資訊隨後用於晉升目的以及人力資源開發。全面的計分卡和績效評估可以將團隊成員置於正確的位置。

專案經理如果沒有一套合適的工具，就無法執行他的/她的工作。這些工具不必是著名的軟體或其他什麼東西，但它可以很好地成為簡單且行之有效的管理專案工作的技巧。

擁有堅實的專案管理工具集始終使專案經理的工作變得愉快和高效。

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