專案成本控制

介紹

幾乎所有專案都需要在整個過程中得到指導，以便在專案結束時獲得所需和預期的輸出。這是負責專案的團隊，最重要的是專案經理需要能夠有效地控制成本。但是，有幾種技術可以用於此目的。

除了專案經理必須監督的專案目標外，各種成本的控制也是任何專案的一項非常重要的任務。如果專案經理在這方面失敗，專案管理將完全無效，因為它基本上將決定您的組織是盈利還是虧損。

成本控制技巧

以下是用於有效專案成本控制的一些寶貴且必要的技巧

1 - 計劃專案預算

在專案的計劃階段開始時，您需要理想地制定一個預算。正是這個預算將幫助您支付所有需要支付的款項以及在專案生命週期中將產生的成本。因此，制定此預算需要大量的研究和批判性思維。

與任何其他預算一樣，您始終必須為調整留出空間，因為成本在整個專案期間可能不會保持不變。始終堅持專案預算是在專案中獲利的關鍵。

2 - 跟蹤成本

跟蹤所有實際成本與任何其他技術一樣重要。在這裡，最好準備一個基於時間的預算。這將幫助您跟蹤專案每個階段的預算。必須根據預算中設定的定期目標跟蹤實際成本。這些目標可以按月、周甚至年度設定，如果專案持續時間較長。

這比為整個專案期間準備一個完整的預算更容易操作。如果需要執行任何新的工作，則需要為此進行估算，並檢視是否可以在預算中的最終金額中容納它。如果不是，您可能需要處理“變更請求”的必要安排，其中客戶將支付新工作或更改的費用。

3 - 有效的時間管理

另一種有效的技巧是有效的時間管理。儘管此技術確實適用於各個管理領域，但對於專案成本控制而言非常重要。

原因是，如果您無法滿足專案截止日期，專案的成本可能會持續上升；專案持續時間越長，產生的成本越高，這實際上意味著預算將被超出。

專案經理需要不斷提醒其團隊專案的重要截止日期，以確保工作按時完成。

4 - 專案變更控制

專案變更控制是另一種至關重要的技術。變更控制系統對於考慮專案過程中可能發生的任何潛在更改至關重要。

這是因為專案範圍的每次更改都會對可交付成果的截止日期產生影響，因此更改可能會透過增加專案所需的努力來增加專案成本。

5 - 使用掙值

同樣，為了確定迄今為止已執行的工作的價值，使用通常稱為“掙值”的會計技術非常有幫助。

這對於大型專案特別有用，並將幫助您進行對專案成功絕對必要的任何快速更改。

專案成本控制的額外步驟

建議不斷審查預算以及趨勢和其他財務資訊。定期提供專案財務報告也將有助於跟蹤專案的進展。

這將確保不會發生超支，因為您不希望在為時已晚時才發現問題。越早發現問題，就越容易和快速地解決問題。

所有檔案也應定期提供給審計師，審計師也將能夠向您指出任何潛在的成本風險。

結論

在專案計劃會議期間，僅僅制定專案預算是不夠的。您和您的團隊必須密切關注成本是否保持在初始預算中的數字附近。

您需要始終牢記成本升級帶來的風險，並盡最大努力防止這種情況發生。為此，請使用上述解釋的技術並不斷監控專案成本。