專案記錄管理

引言

專案管理是一種方法，幫助管理者管理專案。專案管理也意味著使用有效的控制措施來滿足截止日期和其他要求，例如專案的成本。

這些控制措施包括對專案管理活動進行適當和有效的記錄。記錄管理是在專案執行過程中組織、規劃和跟蹤文件的系統方法。

專案記錄管理的A-Z

記錄系統是一個系統化的流程，其中組織確定以下考慮因素、活動和特徵

• 應該記錄的資訊型別。

• 記錄資料的流程。

• 記錄的處理和收集。

• 保留和儲存的時間段。

• 處置或保護與外部事件相關的記錄。

• 記錄管理系統中的要素。

• 內容分析，說明或描述記錄系統。

• 檔案計劃，指示每個專案所需的記錄型別。

• 合規性要求文件，將概述每個人都需要遵循的IT程式。這將確保團隊成員完全合規。

• 一種收集過期文件的方法。這應該在所有記錄來源（例如電子郵件、檔案伺服器等）中進行。

• 稽核記錄的方法。

• 捕獲記錄資料的系統。

• 一個確保以記錄儲存方式進行監控和報告的系統。

記錄的三個階段

在專案記錄管理過程中，有三個不同的階段。為了完成和實現每個階段的目標，這些階段涉及許多其他活動。

這些階段是

• 記錄的建立

• 記錄的維護

• 記錄的儲存和檢索

讓我們詳細瞭解每個階段。

建立記錄

這指的是建立記錄的根本原因。這可能是為了收據或庫存控制報告或其他原因。

專案記錄管理的主要目標是在建立記錄後確定記錄處理流程。在建立記錄時，應回答以下問題。

• 誰將檢視記錄？

• 誰將成為記錄的最終所有者？

• 誰負責儲存記錄？

維護記錄

開發儲存記錄的操作是指維護記錄。在此階段應定義對記錄的訪問級別，並應採取所有必要的步驟以避免記錄落入錯誤的人手中。

需要制定適當的合規程式和安全措施，以避免濫用記錄。

儲存和檢索

記錄的儲存可以指文件的手動儲存以及數字儲存。專案經理需要確保記錄以借用的方式返回。維護記錄還指可以維護記錄的時間量。

一些組織可能會保留長達六年的記錄，而其他組織則少一些年。如果記錄以數字方式儲存，則需要建立適當的資料夾。建立後，需要存檔較舊的文件，以便保留硬碟空間。

對記錄管理規劃的見解

需要整理的記錄需要進行規劃。以下概述了管理層需要採取的步驟，以確保記錄規劃流程成功。

• 確定確保記錄得到妥善管理的角色

  • 分配專用角色或任命專用人員對組織中可用的記錄進行分類。

  • 任命IT專業人員來實施維護和支援記錄管理的系統。

• 管理人員需要確保團隊成員瞭解記錄管理的現有程式。

• 記錄管理流程需要分析要儲存的文件的內容。

• 實施檔案計劃，這將儲存組織中的不同型別的檔案。

• 制定保留計劃，這可能因組織而異，具體取決於正在進行的活動。

• 設計有效的記錄管理解決方案。

• 規劃如何將內容移動到記錄方法。

• 制定可以進行電子郵件整合的計劃。

• 制定社交內容的合規程式。

• 制定符合專案記錄系統目標的合規程式。

結論

記錄是組織中作為證據或指南的資料的文件或電子儲存。專案記錄管理是一個系統化的流程，允許人們保留記錄以供將來使用。

它概述了與專案相關的詳細資訊。因此，需要謹慎監控和保留專案記錄管理。