專案章程

簡介

專案章程是指專案目標陳述。該陳述還規定了詳細的專案目標、角色和職責，確定了主要利益相關者以及專案經理的許可權級別。

它作為未來專案的指南，以及組織知識管理系統中的重要資料。

專案章程是一份簡短的檔案，其中包含新的產品/服務請求或提案請求。此檔案是專案管理流程的一部分，是政策對話倡議 (IPD) 和客戶關係管理 (CRM) 所要求的。

專案章程的作用

以下是專案章程的作用

• 記錄開展專案的理由。

• 概述專案的目標和麵臨的約束條件。

• 提供針對當前問題的解決方案。

• 確定專案的關鍵利益相關者。

專案章程的益處

以下是專案章程對專案的主要益處

• 它改善併為良好的客戶關係鋪平道路。

• 專案章程也作為一種工具，改進專案管理流程。

• 區域和總部之間的溝通也可以得到極大改善。

• 透過擁有專案章程，也可以獲得專案贊助。

• 專案章程認可高階管理層的角色。

• 允許進步，旨在實現行業最佳實踐。

專案章程中的要素

由於專案章程是一種專案計劃工具，旨在解決問題或機遇，因此以下要素對於一個好的專案章程至關重要。

對於有效的專案章程，它需要解決這些關鍵要素

• 專案的標識。

• 時間：專案的開始日期和截止日期。

• 參與專案的人員。

• 概述的目標和設定的目標。

• 執行專案章程的原因，通常稱為“商業案例”。

• 對問題或機遇的詳細描述。

• 專案預期回報。

• 可以從績效方面預期的結果。

• 目標預計實現的日期。

• 明確定義參與者的角色和職責。

• 實現目標所需資源的要求。

• 專案涉及的障礙和風險。

• 資訊化和有效的溝通計劃。

在所有上述要素中，有三個最重要和最基本的要素需要進一步闡述。

商業案例

這概述了開展專案章程的必要性。商業案例應闡明開展專案章程帶來的好處。好處不僅限於財務方面，如收入、成本降低等，還包括客戶獲得的好處。

以下是良好的商業案例的特徵

• 開展專案的理由。

• 現在開展專案帶來的好處。

• 不開展專案的後續影響。

• 確定其符合業務目標的因素。

專案範圍

顧名思義，它指的是如果企業開展專案，專案將為企業帶來的範圍。

在開展專案之前，需要解決以下問題

• 需要考慮範圍之內和範圍之外的事項。

• 每個團隊將重點關注的流程。

• 流程的起點和終點。

• 資源的可用性。

• 團隊工作所受的約束條件。

• 時間限制。

• 如果要開展專案，對正常工作量的影響。

良好的溝通計劃的必要性

在專案計劃中，良好的溝通計劃的必要性至關重要。專案經理需要努力制定良好的溝通計劃，這將有助於實現專案章程的總體目標。

在制定溝通計劃時，專案經理需要考慮以下因素

• 誰 - 參與專案的每個人的職責。

• 什麼 - 溝通計劃的動機和原因。

• 哪裡 - 接收者可以找到資訊的位置。

• 何時 - 溝通計劃的持續時間和頻率。

• 如何 - 用於促進溝通的機制。

• 給誰 - 溝通的接收者。

結論

專案章程不僅是用於專案計劃的工具，而且是一種充當參考的溝通機制。一個計劃良好的專案，加上有效的溝通計劃，一定會為正在開展的專案帶來成功。

因此，專案章程應成為專案中經常參考的檔案之一，整個專案團隊需要了解專案章程的內容。這是專案成功的關鍵要素。