需求收集

介紹

對於任何型別的專案，需求收集都扮演著關鍵角色。需求收集不僅對專案本身至關重要，對專案管理職能也同樣重要。

對於專案而言，理解專案最終將交付什麼對於專案的成功至關重要。透過需求，專案管理可以確定專案的最終交付物以及最終交付物如何滿足客戶的特定需求。

雖然需求收集看起來相當簡單；但令人驚訝的是，這是大多數專案一開始就走錯路的一個專案階段。一般來說，大多數失敗的專案都是由於需求收集錯誤或不足造成的。我們將在下一節討論這個問題。

以下是說明需求收集在專案中所處位置的圖表（此處應插入圖表）

需求的重要性

讓我們以軟體開發專案為例。專案啟動結束後，業務分析師團隊急於收集需求。BA（業務分析師）團隊使用各種方法來捕獲專案需求，然後將需求傳遞給專案團隊。一旦業務需求轉換為技術需求，實施就開始了。

雖然上述週期看起來相當正常且沒有問題，但現實情況有所不同。在大多數情況下，BA團隊無法捕獲與專案相關的所有需求。他們總是忽略一部分需求。在專案的構建過程中，客戶通常會認識到專案的需求差距。

專案團隊將不得不實施這些缺失的需求，而無需額外的客戶付款或經客戶批准的變更請求。如果這是BA團隊的錯誤，服務提供商可能必須承擔實施缺失需求的成本。在這種情況下，如果缺失需求的工作量對專案成本有重大影響，則該專案可能對服務提供商造成財務損失。

因此，需求收集過程是任何專案中最重要的階段。

需求收集流程

為了進行需求收集，業務分析師使用了一些方法。這些方法通常因專案而異，也因客戶組織而異。

通常，新系統的需求是從系統的潛在終端使用者那裡收集的。從這些潛在終端使用者那裡收集需求的方法因終端使用者的性質而異。例如，如果存在大量終端使用者，則可以使用研討會方法進行需求收集。

在這種方法中，所有潛在的終端使用者都被要求參加研討會。在這個研討會上，業務分析師會與使用者互動並收集新系統的需求。有時，研討會環節會被錄影，以便審查和捕獲任何使用者反饋。

如果使用者群數量較少，業務分析師可以進行面對面的訪談。這是查詢所有必要需求的最有效方法，因為業務分析師可以提出所有問題並進行交叉提問。

問卷調查可以有效地用於需求收集過程，但這不應該是與終端使用者互動的唯一方法。問卷調查應作為訪談或研討會的輔助功能。

除了上述方法外，還有許多其他特定方法可用於特定條件。

成功需求收集的技巧

以下是一些使需求收集過程成功的技巧

• 永遠不要假設你知道客戶的需求。你通常的想法可能與客戶想要的很不一樣。因此，當你有假設或疑問時，一定要與客戶核實。

• 從一開始就讓終端使用者參與進來。獲得他們對你工作的支援。

• 在初始階段，定義範圍並獲得客戶的同意。這有助於你成功地專注於功能範圍。

• 在收集需求的過程中，確保需求是現實的、具體的和可衡量的。

• 專注於使需求文件清晰明瞭。需求文件是讓客戶和服務提供商達成一致的唯一途徑。因此，此文件中不應有任何灰色地帶。如果有灰色地帶，請注意這會導致潛在的業務問題。

• 在收集所有需求之前，不要與客戶討論解決方案或技術。在你瞭解需求之前，你無權向客戶承諾或暗示任何事情。

• 在進入任何其他專案階段之前，請獲得客戶簽署的需求文件。

• 如有必要，請建立原型以直觀地說明需求。

結論

需求收集是專案中最重要的步驟。如果專案團隊未能捕獲解決方案所需的所有必要需求，則專案將面臨風險。這可能會導致將來出現許多爭議和分歧，從而嚴重損害業務關係。

因此，請將需求收集視為專案團隊的一項關鍵責任。在需求獲得批准之前，不要承諾或評論解決方案的性質。