專案組合管理

引言

當一個組織執行許多專案時，管理其專案組合對於組織至關重要。這有助於組織對專案進行分類，並將專案與組織目標保持一致。

專案組合管理 (PPM) 是一種管理流程，它藉助各種方法幫助組織獲取資訊並根據一組標準對專案進行分類。

專案組合管理的目標

與財務組合管理一樣，專案組合管理也有其自身的一套目標。這些目標旨在透過協調一致的團隊成員帶來預期結果。

在目標方面，需要概述以下因素。

• 需要建立一個描述性文件，其中包含關鍵資訊，例如專案名稱、預計時間範圍、成本和業務目標。

• 需要定期評估專案，以確保專案符合其目標並按計劃進行。

• 選擇將致力於實現專案目標的團隊成員。

專案組合管理的益處

專案組合管理確保專案有一套目標，遵循這些目標將帶來預期結果。此外，PPM 可用於為組織帶來變化，這將在專案執行方面為組織建立靈活的結構。這樣，變化就不會對組織構成威脅。

透過有效的專案組合管理可以獲得以下好處：

• 更強的適應性變化。

• 持續審查和密切監控帶來更高的回報。

• 管理層對專案組合管理的看法被視為“提高回報的舉措”。因此，這不會被認為是需要避免的工作。

• 更容易識別依賴關係。這將消除一些低效現象。

• 相對於其他競爭對手的優勢（競爭優勢）。

• 有助於專注於有助於實現目標的策略，而不是專注於專案本身。

• IT 的職責集中在業務的一部分，而不是分散在多個部分。

• IT 和業務專案的組合都被視為實現組織目標的貢獻者。

專案組合管理工具

許多工具可用於專案組合管理。以下是這些工具的基本功能：

• 系統的專案評估方法。

• 需要規劃資源。

• 需要跟蹤成本和收益。

• 進行成本效益分析。

• 定期進度報告。

• 根據需要訪問資訊。

• 溝通機制，將傳遞必要的資訊。

用於衡量 PPM 的技術

有各種技術用於定期衡量或支援 PPM 流程。但是，有三種技術被廣泛使用：

• 啟發式模型。

• 評分技術。

• 視覺化或對映技術。

應根據專案和組織目標、資源技能以及專案管理的基礎設施來使用這些技術。

為什麼專案經理要關注 PPM？

PPM 對於專案的成功以及識別任何可能發生的滯後至關重要。專案經理經常面臨由於缺乏計劃而導致的困境，有時這可能導致專案撤銷。

專案經理的主要責任是確保組織承擔的專案有足夠的可用資源。適當的資源將確保專案在設定的時間範圍內完成，並且不會影響質量。

專案經理也可能希望從事對組織具有最高優先順序和價值的專案。這將使專案經理能夠交付並獲得對其所承擔的優質專案的支援。PPM 確保滿足這些專案管理目標。

五問模型

專案組合管理的五問模型說明，專案經理需要在專案啟動之前和專案執行期間回答五個重要問題。

這些問題的答案將決定專案實施的成功與否。

結論

專案組合管理旨在減少專案執行過程中發生的低效率，並消除由於缺乏資訊或可用系統而可能發生的潛在風險。

它幫助組織調整其專案工作以滿足專案需求，同時最大限度地利用其資源。

因此，組織的所有專案經理都需要了解組織的專案組合管理，以便在執行各自專案時為組織目標做出貢獻。