採購檔案

引言

為了理解採購檔案，重要的是要理解術語採購管理。

採購是指以最佳價格購買商品和服務，以滿足採購商在數量、質量、尺寸和地點方面的需求。

企業中的採購週期如下步驟：

• 資訊收集 -潛在客戶首先會調查滿足所需產品要求的供應商。

• 聯絡供應商 -確定潛在供應商後，客戶會請求報價、提案、資訊和投標。這可以透過廣告或直接與供應商聯絡來完成。

• 背景審查 -客戶現在會審查相關商品/服務的參考資訊，也可能考慮商品/服務的樣本或進行試用。

• 談判 -接下來，進行關於價格、可用性和定製選項的談判。購買商品或服務的合同已完成。

• 履行 -根據簽訂的合同，購買的商品或服務將被運輸和交付。付款也在此階段完成。還可能提供額外的培訓或產品安裝。

• 續約 -一旦商品或服務被消耗或處理完畢，並且合同到期後，需要重新訂購產品或服務。客戶現在決定是否繼續與同一供應商合作或尋找新的供應商。

採購週期中涉及的檔案稱為採購檔案。採購檔案是專案啟動早期階段不可或缺的一部分。

採購檔案在專案流程中組織要素的重要方面發揮作用。它指的是在投標和提交專案提案的過程中實施的輸入和輸出機制以及工具，以及構成專案的工作方面。

簡而言之，採購檔案是客戶與商品或服務供應商之間的合同關係。

採購檔案的示例

構成採購檔案的一些示例包括買方的投標開始和財務責任方對讓步的召喚。

此外，雙方之間的資訊請求以及報價請求、提案和賣方的回應也是採購檔案的一部分。

基本上，採購檔案包括所有用作投標邀請、徵求投標和確定合同條款和條件的檔案。

採購檔案的型別

一些採購檔案的型別包括：

• RFP - 提案請求是採購流程的早期階段，邀請供應商（通常透過投標流程）針對特定商品或服務提交提案。

• RFI - 資訊請求 (RFI) 是從潛在賣家或服務提供商處請求的提案，以確定市場上有哪些潛在的產品和服務可以滿足買方的需求，並瞭解賣家的能力（包括其產品和優勢）。

• RFQ - 報價請求 (RFQ) 用於不需要與投標人進行討論的情況（主要是在產品或服務的規格已知時），並且價格是選擇中標投標人的主要或唯一因素。

• 招標書： 這些是投標邀請、報價請求和提案。這些可能作為具有約束力的合同。

• 報價： 此類採購檔案是潛在供應商向潛在客戶提出的投標、提案和報價。

• 合同： 合同是指客戶和供應商之間最終簽署的協議。

• 修訂/修改： 這指的是對招標書、報價和合同的任何更改。修訂/修改必須以書面檔案形式進行。

採購檔案的結構

大多數採購檔案都採用固定的結構。這是因為它簡化了文件流程，並允許將其計算機化。

計算機化提高了採購流程的效率和有效性。一般來說，採購檔案具有以下屬性：

• 要求潛在投標人提交所有細節，以便僱主評估投標人。

• 所有提交的內容都必須以清晰和誠實的方式列出，以確保入圍標準明確。

• 明確定義合同中雙方責任、權利和承諾。

• 明確定義要提供的商品或服務的性質和質量。

• 條款不損害任何一方的利益。

• 清晰易懂的語言。

常見遇到的採購檔案

• 工程和建築工程

  • 小型/低風險合同：在這種型別的合同中，組織需要短期服務，並且工作通常是重複性的。因此，此類合同不需要高階管理技術。

  • 大型/高風險合同：此處，所需的工作性質更加困難，並且需要運用複雜的管理技術。

• 服務

  • 專業服務 - 這需要更多基於知識的專業知識，這需要願意投入更多時間和精力進行研究以滿足客戶標準的經理。

  • 設施服務 - 通常，在這種型別的服務中，外包的工作是現有結構或系統的維護或運營。

• 供應

  • 本地/簡單採購 - 商品更容易獲得，因此不需要管理購買和交付流程。

  • 國際/複雜採購：在這種情況下，需要從其他國家購買商品。經理的任務更加繁瑣，需要一個管理流程來進行購買和交付。此外，經理還需要考慮跨境手續。

結論

在大多陣列織中，採購部門是最繁忙的部門之一。管理人員需要購買組織順利運營所需的商品或服務。

例如，在醫院裡，採購經理需要購買藥品和手術器械等。這些商品和服務需要以儘可能低的成本購買，而不會影響質量。

在組織的採購經理和供應商之間傳遞的文件就是採購檔案。