溝通渠道

引言

在一個組織中，資訊向前、向後和橫向流動。這種資訊流被稱為溝通。溝通渠道是指這種資訊在組織內部以及與其他組織之間流動的方式。

在這個被稱為溝通的網路中，管理者成為一個連線點。決策和指令根據管理者在溝通網路中的位置向上、向下或橫向流動。

例如，來自下級管理者的報告將向上流動。一位優秀的管理者必須有效地激勵、引導和組織其員工，而他所擁有的所有這些工具都是口頭和書面語言。

為了資訊流動和管理者處理員工，建立有效的溝通渠道至關重要。

溝通渠道的工作原理

透過一種溝通方式，無論是面對面的交談還是部門間的備忘錄，資訊都會從管理者傳遞給下屬，反之亦然。

溝透過程的一個重要要素是管理層和員工之間的反饋機制。

在這種機制中，員工告知管理者他們已經理解了手頭的任務，而管理者則向員工提供關於員工工作的評論和指示。

溝通渠道的重要性

溝通渠道的故障會導致資訊流效率低下。員工不知道公司對他們的期望。他們不知道公司正在發生什麼。

這將導致他們對動機和公司任何變化產生懷疑。此外，如果沒有有效的溝通，員工會變得以部門為中心而不是以公司為中心，這會影響他們在工作場所的決策和生產力。

最終，這也損害了整體的組織目標。因此，為了有效地執行一個組織，優秀的管理者應該能夠向其員工傳達對他們的期望，確保他們充分了解公司政策和任何即將發生的變革。

因此，管理者應實施有效的溝通渠道，以最佳化員工的工作效率，確保組織的順利執行。

溝通渠道的型別

在過去的二十多年裡，管理者可用的溝通渠道數量有所增加。視訊會議、移動技術、電子公告板和傳真機是一些新的可能性。

隨著組織規模的擴大，管理者不能僅僅依靠面對面的溝通來傳達他們的資訊。

管理者今天面臨的挑戰是確定應選擇哪種型別的溝通渠道才能進行有效的溝通。

為了使管理者的任務更容易，溝通渠道的型別被分為三大類：正式的、非正式的和非官方的。

正式溝通渠道

• 正式溝通渠道傳輸諸如組織的目標、政策和程式等資訊。此類溝通渠道中的資訊遵循命令鏈。這意味著資訊從管理者流向其下屬，然後下屬再將資訊傳遞給下一級員工。

• 正式溝通渠道的一個例子是公司的新聞通訊，它使員工和客戶都能清楚地瞭解公司的目標和願景。它還包括在命令鏈中關於備忘錄、報告、指示和預定會議的資訊傳遞。

• 商業計劃、客戶滿意度調查、年度報告、員工手冊、審查會議都是正式的溝通渠道。

非正式溝通渠道

• 在正式的工作環境中，始終存在一個非正式的溝通網路。嚴格的等級溝通網路無法單獨有效地運作，因此在這個網路之外存在一個溝通渠道。雖然此類溝通渠道可能會擾亂命令鏈，但優秀的管理者需要在正式和非正式溝通渠道之間找到微妙的平衡。

• 非正式溝通渠道的一個例子是組織食堂/餐廳的午餐時間。在這裡，鼓勵員工在輕鬆的氛圍中進行討論。此外，管理者四處走動，採取親力親為的方式處理員工的疑問，也是非正式溝通渠道的一個例子。

• 質量圈、團隊合作、不同的培訓專案都在命令鏈之外，因此屬於非正式溝通渠道的範疇。

非官方溝通渠道

• 優秀的管理者會認識到，有時組織內部發生的溝通是人際關係的。雖然會議記錄可能是員工討論的話題，但體育、政治和電視節目也佔據了討論的篇幅。

• 組織中的非官方溝通渠道是組織的“小道訊息”。謠言就是透過“小道訊息”傳播的。此外，參與“小道訊息”討論的人員通常會形成群體，這些群體轉化為組織之外的友誼。雖然“小道訊息”可能具有積極的意義，但通常情況下，在“小道訊息”中傳播的資訊會被誇大，並可能給員工造成不必要的恐慌。優秀的管理者應該瞭解在此非官方溝通渠道中傳播的資訊，並應採取積極措施防止虛假資訊的傳播。

• 非官方溝通渠道的一個例子是員工之間的社交聚會。

結論

在任何組織中，都存在三種類型的溝通渠道：正式的、非正式的和非官方的。

雖然理想的溝通網路是一個正式的結構，其中可以進行非正式的溝通，但非官方的溝通渠道也存在於組織中。

透過這些不同的渠道，管理者必須傳達自己的想法，然後傾聽、吸收、收集並進一步與員工溝通。