採購管理

簡介

如今，不同的組織採用各種管理技術來有效地運作其部門。採購管理就是這樣一種管理形式，其中貨物和服務是從不同的組織或公司獲得的。

所有組織在其業務生命週期的某個階段都會涉及這種形式的管理。正是採購的執行方式和流程的規劃將確保業務的順利進行。

但是，在許多其他管理技術被使用的背景下，使用這種特殊的管理形式來獲取商品和服務是否有特別的理由呢？是的，這是關於採購管理經常被問到的問題之一。

眾所周知，採購管理可以幫助組織節省從外部採購商品和服務時花費的大量資金。它還有其他幾個優點。

採購管理是如何運作的？

以下是採購管理的四個主要工作領域。在涉及採購流程時，應考慮以下幾點

• 並非企業所需的所有商品和服務都需要從外部採購。正因如此，權衡從外部購買或租賃這些商品和服務的利弊非常重要。

  您需要問問自己，從長遠來看，這是否具有成本效益，以及是否絕對必要。

• 您需要對自己的確切需求有一個清晰的瞭解，然後考慮各種選擇和替代方案。儘管可能有幾個供應商提供相同的商品和服務，但仔細的研究會告訴您，在這些供應商中，哪一家能夠為您的組織提供最優惠的交易。

  您當然可以要求這些供應商對您的需求進行某種形式的投標，並使用選擇標準來選擇最佳供應商。

• 下一步通常是招標。在此階段，不同的供應商將向您提供報價。

  這個階段類似於選擇專案，因為您需要考慮除了成本之外的其他標準，才能最終決定選擇哪個供應商。

• 在評估流程之後，您將能夠選擇最佳供應商。然後，您需要繼續討論合同中應該包含的內容。請務必提及所有融資條款，以及您希望如何付款等等，以防止以後出現任何混淆，因為這份合同將具有約束力。

  始終牢記，與供應商保持良好的關係至關重要。這包括達成雙方都認為滿意的協議。這有助於您業務以及供應商業務的可持續性。

這四個簡單的步驟將幫助您輕鬆快捷地獲取所需的商品，而無需太多麻煩，但在每個階段都需要仔細考慮。

使流程高效運作

為了確保一切順利進行到最後，您需要跟蹤採購的進度。這意味著您應該不斷檢查供應商，以確保他們遵守合同條款，並能夠在截止日期前向您提供商品和服務。

如果存在任何差異或問題，您應該始終透過在簽訂合同時決定的溝通方式通知供應商。

組織必須始終願意並開放接受變革。這是為了確保流程效率而需要進行的所有更改。這些更改可能包括技術進步，甚至包括勞動力變化等其他更改。

在技術方面，可能需要購買處理這些商品的任何新裝置和機器。

同樣，關於勞動力，您需要僱用在與供應商打交道方面技能高超且經過培訓的工人。

對於一個組織來說，最好在內部擁有不同的團隊，這些團隊專門從事不同的領域。這將使採購管理變得更加容易。然後，每個團隊都可以處理相關的採購領域，並且還擁有所需的專業知識。例如，那些有購買機器經驗的人在從另一家組織獲得特定服務方面可能沒有相同的技能。

結論

但是，必須牢記，為了獲得所有好處，這種採購管理系統必須高效且順利地執行。因此，關鍵在於一個高效的系統以及合適的供應商和資源。

出於採購管理的目的，如果採購管理發揮關鍵作用，則應有一個由訓練有素的個人組成的團隊。

例如，醫院應該有一個專門的採購團隊，並應採用強大的採購管理技術和工具。