審計 - 交易事務

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採購簿的核對

採購簿核對的主要目的是確認每張採購單都已記錄在採購簿中，並且採購簿中記錄的發票是針對實際收到的貨物，並且已為這些實際採購支付了款項。

我們將進一步討論審計員關於信用採購核對的主要職責。

採購的內部控制

審計員必須研究組織內部控制系統的充分性。正常的採購內部控制系統如下：

• 需要材料或倉庫部門的部門將在得到部門負責人的簽字後，向採購部門傳送採購申請單。申請單應明確說明所需材料的質量和數量。

• 在收到倉庫或其他部門的授權申請單後，採購部門將向不同的供應商索取報價；然後，採購部門將選擇價格最優惠、產品質量最佳的報價。

• 將向願意以最優惠的條款和條件供應貨物的供應商發出採購訂單。一份採購訂單副本將傳送給貨物供應商，第二份傳送給倉庫部門，第三份傳送給會計部門，第四份傳送給貨物接收部門，採購部門自己保留一份副本。

• 收到貨物後，貨物接收部門將在檢查和核實貨物數量、價格和質量與採購訂單一致後，開具材料收據單 (MRN)。材料連同材料收據單將傳送給倉庫部門，MRN 的副本各一份將傳送給會計部門和採購部門。

• 會計部門在核實採購發票和 MRN 後，將過賬付款，並根據付款條件由會計部門付款。

審計員必須驗證上述完整的內部控制系統。

審計員的職責

審計員必須檢查和核實以下內容：

• 所有采購訂單的記錄。

• 核實採購發票的數量、價格和付款條件與採購訂單是否一致。

• 核實貨物是否實際收到。

• 核實採購單是否在採購簿中正確記錄。

• 貨物採購應僅用於商業用途，不得用於公司任何合夥人、董事或官員的個人用途。

• 審計員應核實供應商的財務報表。

退貨簿的核對

有時由於採購貨物的質量問題或訂購貨物過多或其他原因，貨物將退回給供應商。審計員需要核實以下幾點：

• 應開具借項通知單或退貨發票，註明原始採購發票號碼、數量、價格、適用稅款等。這些應與根據其採購材料的原始採購發票一致。

• 應收到供應商開具的相應的貸項通知單。

• 應維護單獨的退貨簿。

• 在向供應商付款時，應調整退貨發票的金額。

寄售貨物的核對

請考慮寄售貨物核對的以下幾點：

• 委託人寄售給其代理商的貨物不屬於銷售。

• 只有當貨物實際由代理商出售時，才應進行銷售入賬。

• 在對委託人（寄貨人）庫存進行估值時，代理商（收貨人）倉庫中未售出的貨物也應計入庫存。

• 寄貨人應維護單獨的寄售貨物賬簿。

• 年底，收貨人會發送一份報表，顯示當年收到的貨物、銷售的貨物以及年底未售出的庫存。

• 審計員應核實格式發票、貨物出庫登記簿等。

賒銷的核對

大部分銷售都是賒銷，其內部控制系統如下：

賒銷的內部控制

• 應維護單獨的銷售訂單登記簿，顯示訂購貨物的詳細資訊、客戶姓名、訂單號、訂購數量、發貨時間表、價格、交付方式、付款條件、稅款和保險的詳細資訊。銷售訂單需要在收到後立即記錄在登記簿中。

• 銷售訂單將傳送到發貨部門。

• 發貨部門將安排將貨物傳送給客戶。

• 根據銷售訂單和發貨單開具銷售發票。

• 銷售發票需要同時記錄在外發登記簿和銷售簿中。

• 將根據付款條件收取付款。

審計員的職責

• 審計員應核實上述完整的銷售內部控制系統。

• 銷售發票應與銷售訂單核對。

• 銷售登記簿應透過銷售發票核對。

• 資本貨物的銷售不應記錄在銷售賬戶中。

• 在手工開票的情況下，應核對銷售發票的計算。

• 稅款的會計核算應在單獨的賬戶中進行，例如消費稅、服務稅、增值稅、中央銷售稅等。

• 銷售簿中不應有任何未記錄的銷售發票。

• 本年度應僅記錄本年度的銷售額。

• 應將作廢發票分開存放，以便審計員核實。

• 不應單獨過賬商業折扣；應在銷售額中進行調整。

銷售退貨的核對

客戶退回已售貨物的理由有很多。其中一些是材料供應錯誤、數量過多或質量低於標準等。審計員應仔細檢查以下內容：

• 應為銷售退貨維護單獨的銷售退貨登記簿。

• 在獲得負責官員的適當批准後，應開具貸項通知單。

• 應檢查貨物入庫登記簿。

• 應分析退貨的原因。

• 應將退貨日期與借項或貸項通知單、貨物入庫登記簿核對。

• 應檢查倉庫記錄。

• 應將銷售退貨金額貸記到客戶賬戶。

• 在對結存庫存進行估值時，退貨應按“成本或市場價，兩者取低”進行估值。

銷售或退回貨物

大多數線上購物公司都在進行銷售或退回業務。客戶預訂他們的線上訂單，根據訂單，貨物透過快遞或運輸方式傳送給客戶，客戶收到貨物並向快遞員付款，或者如果他不滿意，則可能在開啟包裹後立即退回貨物。即使在接受貨物交付並付款後，客戶通常也可以在規定的時間內（大多數為15天）退回貨物，如果他不滿意產品的質量。

審計員應根據上述內容仔細核實所有流程和檔案，並考慮以下幾點：

• 只有在收到客戶確認或規定期限屆滿後，才能開具銷售發票。

• 如果未收到銷售批准或規定期限未到期，則應將銷售或退回的貨物計入結存庫存。

• 銷售發票副本將傳送給客戶。

分期付款銷售的貨物

在核對分期付款銷售時，請考慮以下幾點：

• 分期付款銷售的貨物價格為成本 + 利潤。

• 分期收取付款。

• 分期付款銷售的利潤只能根據實際支付的分期付款入賬。

• 應根據未付分期付款在資產負債表中計提利潤準備金。

• 此類準備金的金額將從應收賬款中扣除。

遠期銷售

如果買賣雙方就未來某個日期銷售特定數量的貨物達成協議，則稱為遠期銷售。審計員應核實，在該日期之前以及未向客戶發貨之前，不得入賬銷售。在部分交付的情況下，可根據實際銷售情況部分入賬利潤。

副產品的銷售

副產品是在生產任何主要產品時自動產生的，例如，芥菜餅是芥菜油的副產品。如果副產品的銷售量很大，則可以單獨處理銷售，或者可以從產品的成本中扣除。根據行業的性質和規模，審計員可以在與管理層討論後製定一個合理的審計方案。

廢料銷售

廢料是在產品正常生產過程中產生的。廢料是可以銷售的物品，出售給處理廢料的供應商。審計師應核實廢料的儲存條件、實際產生的廢料數量、廢料供應商的報價、銷售數量、適用的稅款以及收到的付款。

日記賬的憑證檢查

除了現金簿、購貨簿、銷售簿、購貨退貨簿和銷售退貨簿外，日記賬中還記錄以下專案：

• 期初和期末分錄
• 各種稅款和壞賬準備
• 折舊準備
• 利息收入和利息支出
• 轉賬分錄和調整分錄
• 股份認購、股份催繳、沒收及沒收股份的再發行
• 資產的出售和購買
• 應收票據、應付票據和票據拒付的分錄

任何高階官員都可能透過這些分錄進行欺詐，因此，審計師在審計日記賬交易時應非常謹慎，並在審計過程中根據需要索取所有檔案證據。

其他重要方面

審計師在審計交易交易時應始終保持謹慎。需要考慮以下幾點：

存貨

存貨的正確性和核實對任何行業都至關重要。一年的期末存貨成為下一年的期初存貨，因此對其進行持續檢查非常重要。期初存貨 + 購貨 - 銷售應等於期末存貨。如果由於任何原因存在差異，則該等式可能成立，審計師應檢查並核實其背後的原因。檢查和核實存貨時，需要考慮以下幾點。

• 樣品贈送給客戶以及在加工、裝卸、火災和洩漏等過程中造成的存貨損失。

• 在途銷售或購買。

• 銷售退貨仍未計入存貨，購貨退貨計入存貨。

• 未調整按銷售或退回方式收到的或發出的商品。

存貨按年末的實物盤點進行估價，並應與賬面餘額相符。必須有有效的內部控制系統來控制存貨。

資本性支出和收益性支出

審計師應始終注意資本性支出和收益性支出之間的區別，否則企業的利潤將被高估或低估，財務結果將無法真實公允地反映組織的情況。

流動資產和虛構資產

流動資產的估價過高將代表更高的利潤，反之亦然；例如，將壞賬計入應收賬款。應登出無價值的虛構資產，例如無用的專利或商標。

審計師應確保流動資產和虛構資產按實際價值估價，否則利潤將被低估或高估。