審計 - 內部控制與審計師

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審計師工作範圍的性質和程度取決於組織內部控制制度。內部控制制度將決定審計師可以依賴的工作可靠性。外部審計師最終對最終賬戶負責。

內部控制制度不能免除審計師在最終賬戶出現任何錯誤時的合同責任，因此，審計師有責任詳細檢查所有交易。良好的內部控制制度可以使審計師免於進行詳細檢查，並且他可以利用節省的時間去做其他更重要的工作。

我們將進一步討論與不同方面相關的內部控制 -

• 現金支付
• 櫃檯現金銷售
• 銷售人員現金銷售
• 郵購銷售
• 現金收入
• 採購
• 銷售
• 庫存
• 固定資產
• 投資

現金支付

在進行現金支付內部控制時，請考慮以下幾點 -

• 除零星現金支付外，所有支付都應透過支票、匯票、即時全額結算（RTGS）、國家電子資金轉賬（NEFT）或任何其他銀行模式進行，這些模式隨時可用。

• 付款人與現金收款無關。

• 每張已付賬單或憑證應蓋上“已付”印章，以避免同一賬單或憑證重複支付。

• 應直接向債權人確認餘額。

• 每次付款都應獲得現金收據。

• 對於零星現金支付，零星出納員將負責，而不是主出納員。

• 零星現金應按照備用金制度管理。

• 在沒有現金收據的情況下，應從零星出納員處獲得適當的賬單或憑證。

• 出納員應經常檢查零星現金簿。

• 應定期進行銀行對賬。

• 存款現金的存款單應由出納員填寫，而不是由去銀行存款的人填寫。

根據1961年所得稅法第40A(3)條的規定，對於超過20,000盧比的付款，規定“如果納稅人發生任何支出，並且以超過20,000盧比的金額支付，而不是透過劃線支票或劃線匯票支付，則不允許扣除全部此類支出”

櫃檯現金銷售

• 每個被授權進行現金銷售的銷售人員都應明確界定。

• 應生成四份現金收據副本，其中三份將交給客戶，其中客戶在付款時將一份副本交給出納員，在交付貨物並從大門出去時將一份副本交給門衛，一份副本由客戶保留。

• 將準備三份銷售彙總表，一份由銷售人員準備，一份由出納員準備，一份由門衛準備，以每日核對現金銷售情況。

• 所有現金銷售都應在每日無差錯地存入銀行，不得從中扣除任何支出或佣金。

• 收到的現金（根據現金記錄機）、現金銷售額和存入銀行的金額應相同。

流動銷售人員的銷售

• 應向每位銷售人員發放預先編號的現金收據草稿簿，用於從客戶處收取債務或預付款。

• 最終收據應直接傳送給客戶。

• 銷售人員應在每日無差錯地將所有現金存入總部，不得進行任何扣除。

• 應定期與客戶進行賬戶核對。

• 為避免任何欺詐，應定期將每位銷售人員調換到其他地區。

郵購銷售

• 郵購銷售應記錄在單獨的登記簿中。

• 應維護一個單獨的登記簿來記錄針對郵購收到的現金。

• 透過郵購收到的現金應分別存入銀行。

• 公司的一名官員應定期仔細檢查銷售和付款登記簿。

現金收入

出納員處理以下與現金收入相關的任務 -

• 收到現金後立即記錄現金收入。

• 他沒有被授權保管現金。

• 他不允許從中支出任何費用。

• 現金收入應每日存入銀行。

• 不允許出納員在賬簿中進行原始記賬。

採購

• 領料單經部門負責人簽字後，應發出併發送到採購部門，在領料單上明確說明數量、質量和交貨日期

• 採購部門應向不同材料供應商詢價

• 採購訂單應根據從供應商處收到的最低報價發出。採購訂單可能包括四份副本，一份給供應商，一份給倉庫部門，一份給會計部門，第四份由採購部門保留

• 貨物在收到時應經過適當的檢查後送至倉庫。倉庫部門將通知相關部門。

• 在核實採購發票後，應將其傳送到會計部門，用於會計和付款目的

• 根據採購訂單，會計部門將在我們的會計賬簿中記入該發票，如果存在任何差異，則應在通知採購部門的情況下向供應商開具借方通知單。

• 付款在到期日支付給供應商。

銷售

• 收到銷售訂單後，應將其中一份副本傳送到發貨部門以進行進一步處理。

• 發貨部門在收到銷售訂單後，根據訂單包裝貨物。

• 根據銷售訂單進行發票的編制和核實。

• 在將其傳送給客戶之前，應在貨物發出登記簿中進行登記。

• 退貨應在貨物入庫登記簿中登記，並相應地向客戶開具貸方通知單。

庫存

倉庫是任何行業非常重要和關鍵的部門，對倉庫進行適當的控制對於防止盜竊、偷竊和濫用庫存至關重要。對於庫存的內部控制，需要考慮以下幾點 -

• 每個倉庫都必須配備所有必要的設施，以便按順序存放庫存，方便的倉庫位置對於任何行業也都很重要。

• 在收到材料時應開具三聯式收貨通知單（G.R.N.）副本，一份與發票一起傳送給採購部門，一份給會計部門，第三份由倉庫部門保留。

• 收到的貨物應存放在適當的地方。對於收到的貨物和發出的貨物，應有適當的庫存核算。

• 應定期進行實物盤存，並無差錯地將庫存與賬簿核對。如果存在任何差異，應採取適當且迅速的措施。

• 如果材料發放給任何其他部門，則需要在“材料轉移通知單”上指定，材料的退回應在MRN（材料退回通知單）上，發放給客戶的材料應僅以銷售發票為依據。

固定資產

固定資產的購置可能是為了固定資產的正常增加、新專案或業務擴充套件。固定資產具有永久性，用於賺取收入，例如土地、建築物、廠房和機器、傢俱和固定裝置、計算機和車輛等。

以下是與固定資產相關的重要的檢查 -

• 資本支出的批准應由為此目的而設立的委員會或適當的權力機構進行。在轉讓或報廢任何資產時，應遵循相同的程式。

• 資本支出與收益支出的區分對於正確的會計記錄至關重要。

• 應維護固定資產登記簿，其中列出固定資產的數量、成本和位置等所有描述。

• 應定期對固定資產進行實物核查。

• 固定資產的會計核算和折舊應按照印度特許會計師協會發布的會計準則第 10 號進行。

投資

處理投資時，需要考慮以下幾點：

• 投資的買賣只能由授權人員進行。

• 應編制詳細的投資登記簿，並定期對所有權檔案的進行實物核查。這些所有權檔案應妥善保管在公司。

• 應檢查經紀人的收費是否正確。

• 應檢查由於股息、利息、紅利和資本償還而產生的會計分錄。

• 應進行投資的實物核查。