Excel 資料分析 - 查詢

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您可以使用查詢來：

• 比較兩個工作簿。
• 分析工作簿是否存在問題或不一致之處。
• 檢視工作簿之間的連結。
• 檢視工作表之間的連結。
• 檢視單元格之間的關係。
• 清理多餘的單元格格式。
• 管理密碼。

“查詢”選項卡將位於功能區上。如果您在功能區上找到“查詢”選項卡，可以跳到下一節。

如果您在功能區上找不到“查詢”選項卡，請啟用“查詢”載入項。

• 單擊**檔案 > 選項**。
• 在 Excel 選項視窗中，單擊“載入項”。
• 在“管理”框中，單擊“COM 載入項”。
• 單擊“轉到”。

出現“COM 載入項”對話方塊。

• 選中“查詢”框。
• 單擊“確定”。現在，“查詢”載入項已啟用。您將在功能區上找到“查詢”選項卡。

查詢命令

讓我們瞭解查詢命令。

單擊“查詢”選項卡。您將找到以下命令：

• 工作簿分析
• 工作簿關係
• 工作表關係
• 單元格關係
• 比較檔案
• 清理多餘的單元格格式
• 工作簿密碼

比較兩個工作簿

您可以逐個單元格比較兩個工作簿，並查詢第二個工作簿與第一個工作簿相比的任何更改差異。

按照以下步驟操作：

• 開啟要比較的兩個工作簿。
• 單擊功能區上的“查詢”選項卡。
• 單擊“比較”組中的“比較檔案”。

• 出現**“選擇要比較的檔案”**對話方塊。
• 檢查“比較”和“到”旁邊框中顯示的檔名。

• 如果顯示的任何檔名不是您想要的檔名，請單擊該檔名旁邊的向下箭頭。

• 只會顯示已開啟的工作簿。

• 選擇檔案。
• 檢查“比較”和“到”中檔案的順序是否正確。

• 如果順序不正確，請單擊“交換檔案”。“比較”和“到”中檔案的順序將更改。

• 單擊“比較”。

比較結果將顯示在一個雙窗格網格中：

• 左側的工作簿對應於您選擇的“比較”檔案。
• 右側的工作簿對應於您選擇的“到”檔案。

與工作簿-比較相比，工作簿-到中的更改詳細資訊將顯示在這兩個網格下方的窗格中。更改將根據更改型別突出顯示顏色。突出顯示顏色的圖例顯示在左下角的窗格中。

單擊功能區上的“調整單元格大小以適應”，以檢視“比較”和“到”工作簿中的單元格內容。兩個工作簿中的單元格大小都將調整，以便內容可見。

單擊功能區上“匯出”組中的“匯出結果”。

出現“另存為”對話方塊。您可以將結果儲存到 Excel 工作簿。請注意，只提供 .xlsx 檔案型別。

如果您需要在其他應用程式中使用結果，可以透過複製到剪貼簿來實現。

單擊功能區上“匯出”組中的“複製結果到剪貼簿”。

貼上到您想要的應用程式中。

建立互動式報表

您可以使用**工作簿分析**命令建立互動式報表，該報表可以顯示有關工作簿及其結構、公式、單元格、區域和警告的詳細資訊。

• 單擊功能區上的“查詢”選項卡。
• 單擊“報表”組中的“工作簿分析”。

工作簿分析完成後，將顯示報表。

報表包含以下六個類別：

• **摘要** - 有關工作簿的結構和內容的一般資訊。

• **工作簿（帶子類別）** - 一般工作簿統計資訊。

• **公式（帶子類別）** - 有關工作簿中公式的具體資訊。

• **單元格（帶子類別）** - 有關工作簿中單元格的具體資訊。

• **區域（帶子類別）** - 有關工作簿中區域的具體資訊。

• **警告** - 有關工作簿結構和內容的幾種型別的警告。

選擇類別可以提供有關該類別的更多資訊。

選中“公式”選項。將顯示公式的子類別。

您將在要分析的工作簿中觀察到以下內容：

• 所有公式共有 224 個。
• 包含數值的公式共有 224 個。
• 單擊“包含數值”子類別。

在“結果”窗格中，將顯示包含數值公式的每個單元格的工作表名稱、單元格地址和公式。

單擊“Excel 匯出”按鈕。“另存為”對話方塊將出現。

• 將報表另存為 Excel 檔案。
• “Excel 匯出”按鈕旁邊將出現“載入匯出檔案”按鈕。
• 單擊“載入匯出檔案”按鈕。

儲存的報表 Excel 工作簿將開啟，您可以清楚地檢視工作簿分析結果。

使用圖表檢視

您可以使用連結建立的互動式圖表檢視工作簿關係、工作表關係和單元格關係。連結顯示圖表中節點之間的依賴關係。您可以拖動連結或節點來排列和對齊它們，以檢視您正在尋找的內容。

檢視工作簿關係

您可以使用工作簿關係圖建立工作簿依賴關係的互動式圖形對映，這些依賴關係由檔案之間的連線（連結）建立。

圖表中的連結型別可以包括其他工作簿、Access 資料庫、文字檔案、HTML 頁面、SQL Server 資料庫和其他資料來源。

• 單擊功能區上的“查詢”選項卡。
• 單擊“圖表”組中的“工作簿關係”。

將出現工作簿關係圖，顯示工作簿與不同資料來源的連結。

檢視工作表關係

您可以使用工作表關係圖建立同一工作簿中工作表和/或其他工作簿中工作表之間連線（連結）的互動式圖形對映。

• 單擊功能區上的“查詢”選項卡。
• 單擊“圖表”組中的“工作表關係”。

將出現工作表關係圖，顯示同一工作簿中工作表和其他工作簿中工作表之間的連結。

這兩種關係的區別可以透過箭頭的方向來識別。

檢視單元格關係

您可以使用單元格關係圖獲取從選定單元格到其他工作表甚至其他工作簿中單元格的所有連結的詳細互動式對映。

• 單擊功能區上的“查詢”選項卡。
• 單擊“圖表”組中的“單元格關係”。

出現“單元格關係圖選項”對話方塊。

• 選中“跨工作表”和“跨工作簿”。

• 在“跟蹤單元格前因”和“跟蹤單元格後果”下選擇“全部跟蹤”。

• 在“初始擴充套件級別數”下，選擇**“有限”**並在其旁邊的框中鍵入 5。

• 單擊“確定”。

將出現單元格關係圖，顯示所選單元格與同一工作表、同一工作簿和其他工作簿中單元格之間的連結，具體取決於您選擇的選項。

單擊“縮放”。您可以清楚地檢視節點。

清理多餘的單元格格式

當您發現工作簿載入速度變慢或大小變得很大時，它可能對行和/或列應用了不需要的格式（例如，對值少於 15 個的整列應用條件格式）。

您可以使用“清理多餘的單元格格式”命令刪除多餘的格式並大大減小檔案大小。這也會提高 Excel 的速度。

在清理多餘的單元格格式之前，請建立 Excel 檔案的備份副本，因為在某些情況下，此過程可能會增加檔案大小，並且無法撤消更改。

• 單擊功能區上的“查詢”選項卡。
• 單擊“其他”組中的“清理多餘的單元格格式”。

出現“清理多餘的單元格格式”對話方塊。在“應用於”框中選擇“所有工作表”。

您將收到有關儲存更改的訊息。單擊“確定”。

管理檔案的密碼

如果您正在對受密碼保護的工作簿使用“工作簿分析”或“比較檔案”命令，則可以避免每次開啟這些檔案時都必須輸入密碼。這可以使用密碼管理器來實現。

• 單擊功能區上的“查詢”選項卡。
• 單擊“其他”組中的“工作簿密碼”。

出現“密碼管理器”對話方塊。單擊“新增”按鈕以新增工作簿的密碼。

也為新增的密碼新增密碼描述。

下次當您需要使用這些檔案進行比較或分析時，您不必輸入密碼。