關鍵績效指標

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關鍵績效指標 (KPI) 是一組可量化的指標，組織使用這些指標來衡量其隨時間推移的表現。KPI 通常用於評估整個組織或部門（例如銷售、財務等）的成功情況。您需要根據組織目標定義 KPI，並定期監控它們以跟蹤進度。

根據您的需求，您可以選擇多種 KPI 型別。示例包括 -

• 收入和支出
• 投資回報率
• 平均購買價值
• 客戶終身價值
• 營運資金

請注意，KPI 是一種包含以下活動的資訊傳遞形式 -

• 根據組織目標確定 KPI。

• 監控和報告 KPI。

• 隨著組織的進步和/或組織目標的變化而調整 KPI。

確定 KPI

KPI 分析中第一步也是最重要的一步是確定有效監控組織所需趨勢的 KPI。這需要完全瞭解目標，並需要分析師與負責實現目標的人員之間有適當的溝通渠道。

您可以選擇多種 KPI，但監控的成功取決於正確選擇與目標相關的 KPI。KPI 因組織而異，因部門而異，只有當它們導致績效提升時才會有效。

您可以使用 SMART 標準評估 KPI 的相關性，即 KPI 應是 **S**pecific（具體的）、**M**easurable（可衡量的）、**A**ttainable（可實現的）、**R**elevant（相關的）和 **T**ime-bound（有時限的）。換句話說，所選的 KPI 應滿足以下標準 -

• KPI 反映了您的 **S**pecific（具體）目標。

• KPI 使您能夠 **M**easure（衡量）實現該目標的進度。

• 定義 KPI 的目標在現實中是 **A**ttainable（可實現的）。

• KPI 所針對的目標與組織 **R**elevant（相關）。

• 您可以設定實現目標的時間範圍，以便 KPI 顯示與剩餘時間相比目標有多近。

隨著時間的推移，需要定期評估已定義的 KPI 以瞭解其相關性。如果需要，需要定義和監控不同的 KPI。只有這樣，您的 KPI 監控才能與當前組織需求相關。

根據分析需求，您必須選擇相關的 KPI，示例包括以下內容 -

• 銷售部門可能會使用 KPI 來衡量每月毛利潤與預計毛利潤。

• 會計部門可能會衡量每月支出與收入以評估成本。

• 人力資源部門可能會衡量每季度的員工流動率。

• 業務專業人士經常使用業務記分卡中分組的 KPI 來快速準確地獲取業務成功的歷史摘要，或識別趨勢或識別績效改進機會。

本章中使用的示例僅用於幫助您瞭解如何在 Excel 中定義和監控 KPI。根據目標識別 KPI 的唯一決定權在於您，以便反映當前情況與目標相比的情況。

Excel 中的 KPI

• 您可以使用 PowerPivot 分析相對於設定目標的績效。例如，可以使用 PowerPivot KPI 來確定每一年和每個銷售人員其實際銷售額與其銷售目標相比如何。

• 您可以使用 Power View 探索和視覺化相同的 KPI。

• 您還可以在 Power View 中定義新的 KPI 和/或編輯它們。

• 您可以在 Power View 中生成帶有 KPI 的美觀報表。

在 Excel 中定義 KPI

KPI 分析的第一步是定義已識別的 KPI。這需要為 KPI 定義以下三個引數 -

基準值

基準值由計算欄位定義，該欄位解析為一個值。計算欄位表示該表該行中專案的當前值。例如，給定期間的銷售總額、利潤等。

目標值/目標

目標值（或目標）由計算欄位定義，該欄位解析為一個值，或由一個絕對值定義。它是評估當前值的依據。這可能是一個固定數字，例如適用於所有員工的平均病假天數，或者是一個計算欄位，它為每一行產生不同的目標，例如組織中每個部門的預算。

狀態

狀態是值的指示器。如果將其設定為視覺指示器，則會很醒目。在 Excel 的 Power View 中，您可以編輯 KPI，選擇要使用的指示器以及觸發每個指示器的值。

例如，假設您想監控銷售組織中銷售產品的銷售人員的銷售目標。分析的目標是確定達到目標銷售額的最佳績效者。您可以繼續定義 KPI 如下 -

• **基準值** - 每個銷售人員的銷售額當前值。

• **目標值/目標** - 這是所有銷售人員都固定的，以便能夠比較銷售人員。假設目標銷售額為 3500。請注意，對於不同的分析，您可以更改銷售人員的目標值。

• **狀態** - 狀態將以圖形方式顯示，以便輕鬆確定基準值與目標值相比的狀態。

PowerPivot 中的 KPI

您可以在 PowerPivot 中定義 KPI，如下所示 -

• 從兩個表 SalesPerson 和 Sales 開始。
  • SalesPerson 表包含銷售人員 ID 和銷售人員姓名。
  • Sales 表包含按銷售人員和按月分類的銷售資訊。
• 將這兩個表新增到資料模型中。
• 使用欄位 SalesPerson ID 在這兩個表之間建立關係。

要設定基準值，您需要一個銷售額的計算欄位。

• 在資料模型中，如下所示在 Sales 表的 Sales Amount 列中新增計算欄位 -

總銷售額:= sum([銷售額])

• 在 PowerPivot 視窗中，單擊功能區上的“資料透視表”。
• 在“建立資料透視表”對話方塊中選擇“新建工作表”。

• 將欄位“銷售人員”新增到資料透視表中的“行”區域。
• 單擊功能區上的“POWERPIVOT”選項卡。
• 單擊“計算”組中的“KPI”。
• 在下拉列表中單擊“新建 KPI”。

出現“關鍵績效指標 (KPI)”對話方塊。

• 在“KPI 基準欄位 (值)”框中選擇“總銷售額”。

• 在“KPI 狀態”下，有以下選項 -

  • 在“定義目標值”下，選擇“絕對值”並在框中鍵入 3500。

  • 在“定義狀態閾值”下，將表示百分比的垂直條調整為 40 和 80。

  • 在“選擇圖示樣式”下，選擇第一個選項。

單擊“確定”按鈕。您可以在資料透視表字段列表中的 Sales 表中觀察到以下內容 -

• “總銷售額”欄位是 KPI，並由圖示 表示。

• 三個 KPI 引數 - 值、目標和狀態顯示為“總銷售額 KPI”下的欄位。

• 選擇三個 KPI 引數 - 值、目標和狀態在“總銷售額”下。

• 三個列出現在 PowerPivot 中，狀態列根據相應的值顯示圖示。

您還可以透過值而不是百分比定義 KPI 閾值。要修改已定義的 KPI，請執行以下操作 -

• 單擊功能區上的“計算”組中的“KPI”。
• 在下拉列表中單擊“管理 KPI”。

出現“管理 KPI”對話方塊。

• 單擊 KPI - 總銷售額。
• 單擊“編輯”按鈕。

出現“關鍵績效指標 (KPI)”對話方塊。

• 在“定義狀態閾值”下，將垂直條調整為 1500 和 3000。
• 保留其餘的早期選項。
• 單擊“確定”。

如您所見，狀態圖示反映了更改後的閾值。

Power View 中的 KPI

您可以在 Power View 中使用 KPI 建立美觀的報表。您可以使用資料模型中先前定義的 KPI，也可以在 Power View 中新增 KPI。

要在 Power View 中新增或編輯 KPI，請執行以下操作 -

• 在 Power View 工作表中，單擊“PowerPivot”選項卡。

出現 PowerPivot 功能區，您在上一節中使用過。

• 單擊“計算”組中的“KPI”。
• 單擊“新建 KPI”以新增 KPI。
• 單擊“管理 KPI”以編輯 KPI。

步驟與上一節相同。

您可以使用 Power View 建立銷售績效的美觀報表，如下所示 -

• 單擊功能區上的“資料”選項卡。
• 單擊“報表”組中的“Power View”。

出現 Power View 工作表。

• 新增一個包含以下欄位的表格 - 銷售人員、總銷售額和總銷售額狀態。

• 新增一個包含以下欄位的第二個表格 - 銷售人員、總銷售額和總銷售額目標。

• 將第二個表格轉換為 100% 堆疊條形圖。

• 新增一個包含以下欄位的第三個表格 - 銷售人員、區域、總銷售額和總銷售額狀態。

• 將第三個表格轉換為卡片。將欄位“區域”拖動到“按磁貼排列”。

• 新增標題 - 銷售績效。

• 更改字型。

• 增大字型大小。

• 適當調整表格、100%堆疊條形圖和卡片的大小。

您的銷售業績報告已準備就緒 -

正如您所觀察到的，在Power View中，您可以如下所示呈現結果 -

• 帶有KPI狀態圖示的表格類似於PowerPivot報表。

• 100%堆疊條形圖顯示了相對於目標的達成百分比。您還可以注意到，它清楚地比較了所有人的業績。

• 卡片顯示了銷售人員的KPI狀態以及他們所屬的區域。您可以互動式地滾動瀏覽圖塊以顯示不同區域的結果，這將為評估區域業績提供空間。