規劃與協議

績效管理幫助人們採取行動，從而實現計劃中的和商定的結果。它關注的是必須做什麼，應該如何做以及要實現什麼。但它同樣關注員工發展——幫助他們學習——併為他們提供現在和將來做好工作所需的支援。

績效協議

績效管理的框架由績效協議提供，績效協議是績效和發展規劃的結果。該協議為全年績效管理和指導改進和發展活動提供了基礎。

在回顧績效以及改進和發展計劃的實現情況時，績效協議用作參考點。績效和發展規劃由管理者和個人共同進行。這些討論應達成雙方需要做什麼的協議。

績效和發展計劃的起點是由角色描述提供的，角色描述定義了所需的結果、知識、技能和行為。這為商定目標和績效衡量指標提供了基礎。績效和個人發展計劃源於對角色要求及其在滿足這些要求方面的績效的分析。

角色描述

績效和發展協議的基礎是角色描述，它根據預期關鍵結果、角色持有者預期瞭解和能夠做什麼以及他們預期在行為能力和維護組織核心價值觀方面的行為來定義角色。每次制定正式績效協議時，都需要更新角色描述。

制定角色描述

為了制定角色描述，部門經理和個人需要共同商定關鍵結果領域，明確角色持有者需要了解和能夠做什麼，並確保雙方對所需的行為能力和角色持有者預期維護的核心價值觀有共同的理解。

定義關鍵結果領域

在引入績效管理時，最好先弄清楚要做什麼，而不是關注要實現什麼。

為了定義關鍵結果領域，管理者應該向個人提出以下問題：

• 你認為你最重要的任務是什麼？
• 你認為你在這些領域中應該取得什麼成就？
• 你——或其他人——如何知道你是否已經實現了這些目標？

這些問題的答案可能需要梳理——它們通常會產生大量雜亂無章的資訊，需要進行分析，以便區分各種活動，並將其細化到七個或八個關鍵領域。

這個過程需要一些技巧，需要透過培訓和實踐來發展。這是人力資源專家可以在初步培訓課程後進行一對一輔導和跟蹤的有用領域。

定義技術能力

為了定義技術能力，即人們需要了解和能夠做什麼；需要回答三個問題：

• 為了有效地履行此角色，角色持有者在每個關鍵結果領域應該能夠做什麼？

• 就資格、技術和程式知識、解決問題、規劃和溝通技巧等而言，角色持有者需要哪些知識和技能才能有效地履行其職責？

• 任何人都如何知道該角色是否已經出色地完成了？

定義行為能力

在績效協議中包含行為能力的常用方法是使用為組織制定的能力框架。然後，管理者和個人可以在規劃階段討論該框架的含義。以下是一個能力框架的示例：

• 個人驅動力——展現實現目標的驅動力，自信果斷地行動，並具有韌性。

• 商業意識——識別和探索商業機會，瞭解組織的商業關注點和優先事項，並不斷尋求確保組織更注重商業的方法。

• 團隊合作——與團隊其他成員合作靈活地工作，充分理解作為團隊成員應扮演的角色。

• 溝通——清晰而有說服力地進行口頭或書面溝通。

• 以客戶為中心——在關注外部和內部客戶的利益方面付出不懈的努力，以確保滿足或超越他們的需求、期望。

• 發展他人——培養其團隊成員的發展，提供反饋、支援、鼓勵和指導。

• 靈活性——適應並有效地在不同情況下工作，並完成各種任務。

• 領導力——指導、鼓勵和激勵個人和團隊實現預期的結果。

• 計劃——決定行動方案，確保實施行動所需的資源可用，並安排實現既定最終結果所需的工作計劃。

• 解決問題——分析情況，診斷問題，找出關鍵問題，制定和評估替代行動方案，並提出合乎邏輯、實用且可接受的解決方案。

核心價值觀

越來越多的組織正在使用績效管理來鼓勵人們“踐行價值觀”。這些價值觀可能包括質量、持續改進、客戶服務、創新、對人的關懷和體諒、環境問題和機會均等等問題。在達成績效協議時進行的討論可以定義這些價值觀在個人行為方面的含義。

評估人們遵守核心價值觀的情況是績效管理的一個組成部分，說明：

我們的成功取決於我們所有人共享管理計劃中規定的共同價值觀，即：

• 正直——我們展現出高標準的誠實和可靠性。

• 公正——我們在與公眾和彼此打交道時公平公正。

• 專業精神——我們提供高質量的專業建議和支援服務。

• 以客戶為中心——我們響應會員、公眾和彼此的需求。

• 效率——我們負責任且經濟有效地使用資源。

• 相互尊重——我們尊重並禮貌地對待每一個人，並始終充分考慮機會均等問題。