績效管理 - 表格

在設計績效管理表格之前，必須明確其目的。需要回答以下問題：

• 這些工作文件在多大程度上供管理人員及其員工使用？
• 人力資源部門需要哪些關於績效評估結果的資訊？
• 如何保證績效評估的質量？
• 如何讓員工放心，他們不會成為偏見或有偏見報告的受害者？

績效管理表格作為工作文件

毫無疑問，任何績效管理表格的主要目的是作為工作文件。管理人員和個人應將其作為回顧進展情況時關於目標和計劃的參考文件，持續使用。

它們記錄了關於績效成就和為改進績效或提升能力和技能而採取的行動的協議。因此，表格應由管理人員和個人共同擁有（雙方都應有一份副本）。

人力資源部門需要的任何資訊（用於與績效相關的薪酬或職業規劃目的）或培訓請求都應包含在其使用的單獨表格中。

透過規定管理人員的上級（“祖父”）檢視並評論已完成的報告，仍然可以保護員工免受不公平的評估和評級。這些評論可以向個人展示，如果個人對報告仍然不滿，則有權透過申訴程式提出申訴。

人力資源部門的資訊

人力資源部門可能需要了解：

• 誰是優秀員工——用於發展和職業規劃；
• 誰是表現不佳的員工——與直線經理一起考慮需要採取哪些行動；
• 與績效相關的薪酬決定的績效評級；
• 關於培訓的建議，以評估任何共同的培訓需求並啟動培訓行動；
• 關於任何可能被考慮晉升、調動或紀律處分的個人的績效。

另一個促使許多組織集中儲存審查表格副本的因素是，不公平解僱案件中的判決可能取決於記錄儲存的質量以及績效審查過程的誠實性——可能需要績效審查表格作為證據。

如果一位管理人員對員工出具了平淡、膚淺但總體上有利的報告，後來又因能力不足而對其採取紀律處分，這就會產生問題。就業仲裁庭並不贊成這種前後不一致的做法。人力資源部門始終有必要將審查報告與管理人員在後者請求採取紀律處分時所描繪的情況進行比較，並對任何不一致之處提出質疑。大多陣列織採取的做法是要求至少一份審查表格副本集中儲存，如果績效協議包含培訓和發展建議，則還需儲存一份績效協議副本。

但是，應鼓勵管理人員和個人保留他們自己的副本作為工作文件。有必要記住《資料保護法》的規定，該法賦予員工檢查任何包含個人資料的文件或記錄的權利。

表格設計

在設計績效管理表格時，目標應使其儘可能簡單和簡短，同時為評論留出足夠的“空白空間”。與所有好的表格一樣，它們應該是不言自明的，但可以用指導說明進行補充。雖然應將文件保持在最低限度，但所使用的文件應設計精良且表達清晰。下圖顯示了一個典型的表格。

不同組織使用的績效管理表格種類繁多——有些比較複雜，例如，有一個特殊的“績效計劃者”表格，有些則比較簡單。

所有不同型別的表格都具有相同的主題，並以某種方式包含以下內容的空間：

• 商定的目標
• 商定的績效和個人發展計劃
• 根據目標回顧績效
• 根據發展計劃回顧成就

基於網路的績效管理

基於網路的軟體可以讓管理人員和員工輕鬆記錄角色概況和績效協議，包括績效改進和個人發展計劃及目標，監控計劃進展情況，訪問線上績效文件，並收集多方（360 度評估）意見。

所有這些資料都可以用於協助績效評估和記錄評估中產生的進一步協議。目的是減少文書工作並簡化流程。

雷聲公司的基於網路的系統被用作其績效發展計劃的基礎。它包含一個“績效螢幕”和一個“績效與發展摘要”，以及 360 度評估工具和雷聲公司薪酬系統的工作原理。