MS Access 報表基礎

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本章將介紹報表的基礎知識以及如何建立報表。報表提供了一種檢視、格式化和彙總 Microsoft Access 資料庫中資訊的方式。例如，您可以建立所有聯絡人的電話號碼的簡單報表。

• 報表由從表或查詢中提取的資訊以及與報表設計一起儲存的資訊（例如標籤、標題和圖形）組成。

• 提供基礎資料的表或查詢也稱為報表的記錄源。

• 如果要包含的欄位都存在於單個表中，請使用該表作為記錄源。

• 如果欄位包含在多個表中，則需要使用一個或多個查詢作為記錄源。

示例

我們現在來看一個簡單的例子，來了解建立非常簡單的報表的流程。為此，我們需要轉到“建立”選項卡。

在單擊“報表”按鈕建立基本報表之前，請確保選擇了正確的查詢。在本例中，在導航窗格中選擇了 **qryCurrentProjects**。現在單擊“報表”按鈕，這將根據該查詢生成報表。

您將看到報表在佈局檢視中開啟。這提供了一種快速調整報表上看到的任何欄位的大小或寬度的便捷方法。現在讓我們調整列寬，以更好地適應所有內容。

向下滾動並調整底部的頁面控制元件。

這是建立非常簡單報表的非常快捷的方法。您也可以在報表設計檢視中進行一些小的更改和調整。

• 就像窗體一樣，報表也由各種不同的節組成。
• 您有詳細資訊節，這是大部分資料所在的位置。
• 您還會看到頁首和頁尾節；這些節分別顯示在報表的每一頁的頂部和底部。

現在讓我們更改報表的標題併為其指定另一個名稱。

單擊儲存圖示以儲存您的報表。

您將看到上述對話方塊。

輸入報表名稱並單擊“確定”。如果您想檢視此報表的實際外觀，可以在列印預覽中返回“檢視”按鈕並單擊“列印預覽”，以檢視此報表列印在紙張上或作為 PDF 檔案時的外觀。

使用右下角的工具，您可以放大或縮小。切換到列印預覽時，列印預覽選項卡上還會自動顯示一些按鈕。在縮放部分，您可以檢視一頁、兩頁；或者如果報表較長，您可以一次檢視四頁、八頁或十二頁。您還可以調整一些簡單的事情，例如您用於列印的紙張大小、報表的頁邊距、方向、列數、頁面設定等。這就是您如何使用“建立”選項卡上的“報表”按鈕快速建立簡單的報表。

使用報表設計建立報表

報表設計是另一種在 Access 中建立快速報表的方法。為此，我們需要使用“報表設計檢視”按鈕，它類似於“窗體設計”按鈕。這將建立一個空白報表並將其直接開啟到設計檢視，允許您直接更改控制源並將欄位新增到報表的檢視。

現在讓我們轉到“建立”選項卡，然後單擊“報表設計”按鈕。

它將開啟一個空白報表或未繫結報表，這意味著此報表未連線到資料庫中的任何其他物件。

在“設計”選項卡的“工具”組中，選擇“屬性表”。這將開啟“屬性”窗格。

在“資料”選項卡上，為報表分配記錄源，以將其連線到資料庫物件，如下面的螢幕截圖所示。

從下拉列表中選擇 **qryLateProjects**，下一步是透過單擊“設計”選項卡上的“新增現有欄位”列表按鈕來向報表新增一些欄位。

選擇欄位，如上圖所示。

將欄位拖動到報表中，如上圖所示。轉到“排列”選項卡，在“表格”組中，您可以選擇幾個選項。

有一個堆疊式佈局和一個表格式佈局，這是一種與電子表格非常相似的佈局。讓我們選擇表格佈局。

您可以看到它將所有標籤都移動到了頁首區域。這些標籤將只在每一頁的頂部顯示一次，並且資料查詢將為詳細資訊節中的每條記錄重複。現在，您可以進行一些調整，以使您的 ProjectName 欄位更寬。

如上圖所示，詳細資訊節和頁尾之間有很大的空間。

讓我們向上拖動頁尾以減少空間，如下面的螢幕截圖所示。我們現在將轉到“設計”選項卡，然後單擊“檢視”按鈕並選擇“報表檢視”。

您現在可以看到一些專案名稱不完整；您可以使用設計檢視進行調整，也可以使用佈局檢視進行調整。

這就是我們僅從設計檢視建立簡單報表的方式。