MS Access 資料匯入

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本章將討論在 Access 中匯入資料以及可以使用 Access 匯入哪些型別的資料。通常情況下，資料以各種格式、檔案和位置儲存，這使得獲取和使用資料變得困難。如果您在電子表格、SharePoint 列表或其他格式中擁有資料，只需幾個步驟即可將其匯入 Access 資料庫，從而使其在 Access 中更容易獲得。

• “另存為”命令通常用於將文件儲存為另一種格式，以便您可以在另一個程式中開啟它。

• 在 Access 中，您不能以相同的方式使用“另存為”命令，您可以將 Access 物件儲存為其他 Access 物件，但不能將 Access 資料庫儲存為電子表格檔案。

• 要將 Access 儲存為電子表格檔案，您需要使用“外部資料”選項卡上的匯入功能。

Access 可以匯入的不同型別的資料

要了解您可以在 Access 資料中匯入哪種型別的資料，讓我們開啟您的資料庫並轉到“外部資料”選項卡。

在“匯入和連結”組中，您可以看到 Access 資料匯入的各種可用選項。以下是最常用的資料匯入格式。

• Microsoft Office Excel
• Microsoft Office Access
• ODBC 資料庫（例如，SQL Server）
• 文字檔案（分隔符或固定寬度）
• XML 檔案

示例

讓我們來看一個從 Excel 檔案匯入資料的簡單示例。以下是 Access 檔案中的資料。

要將資料匯入 Access，我們首先需要開啟 Access 資料庫，然後轉到“外部資料”選項卡，如下面的螢幕截圖所示。

在“匯入和連結”組中，您將看到一個 Excel 選項。讓我們單擊該選項。

瀏覽您要從中匯入資料的 Excel 檔案，然後我們將有不同的資料儲存選項。讓我們選擇第一個選項並單擊“確定”。

在這裡，您將看到資料的預覽。現在，單擊“下一步”。

在預覽中，您現在可以看到第一行包含列標題。現在讓我們選中複選框並單擊“下一步”。

您現在將看到一個對話方塊，您可以在其中為每一列/欄位設定資料型別。如果您不想匯入任何欄位，只需選中“不匯入欄位”複選框即可。完成 FirstName 欄位後，只需單擊 MiddleInitial 欄位即可。

現在讓我們瀏覽所有欄位，然後單擊“下一步”。

這裡有不同的主鍵選項。讓我們選擇第一個選項並單擊“下一步”。

在最後一個對話方塊中，您可以輸入您選擇的表名並單擊“完成”。

如果您想儲存所有這些步驟，請選中複選框並關閉對話方塊。

現在讓我們轉到導航窗格。您將看到這裡添加了一個新表，當您開啟新新增的表時，您將看到 Access 中的所有資料。

示例

現在讓我們來看另一個從 Access 資料庫匯入資料的示例。讓我們再次轉到“外部資料”選項卡。

在“匯入和連結”組中，單擊 Access 選項。

瀏覽您要從中匯入資料的 Access 資料庫，然後選擇第一個選項，即“匯入表、查詢、窗體等”。現在，單擊“確定”。

在上面的對話方塊中，您可以看到表、查詢、窗體等的不同的選項卡，您可以從中選擇要匯入哪種型別的資料。

讓我們轉到“報表”選項卡，然後選擇要匯入的任何報表；您也可以透過單擊“全選”按鈕來選擇所有資料。讓我們選擇“專案”並單擊“確定”。

現在，關閉對話方塊。在導航窗格中，您將看到添加了一個新報表。讓我們開啟此報表，您將看到報表中的所有資料。