管理者的職能

管理者的職能是指管理者在組織中扮演的各種角色。管理者對公司所有發生的事情負責，並對管理層負責。管理者扮演的七個主要角色是：

• 計劃
• 組織
• 人員配備
• 指揮/領導
• 協調
• 報告
• 預算
• 控制

管理者的角色

現在，讓我們看看這些角色及其重要性到底是什麼。從第一個角色開始。

• 計劃 - 對於任何大小專案，都需要進行的基本步驟是計劃階段。管理者需要計劃時間表並提供任務如何完成的藍圖，包括所有必要的細節，並且管理者還應該有一個備用計劃，如果這個計劃不起作用，那麼接下來該怎麼辦。例如 - 有一個新專案，如何開始，需要的人力資源，需要的資源等，一切都應該計劃好。

• 組織 - 接下來是組織部分，管理者需要同步並確保一切按計劃進行。一切應該按照計劃進行，如果不是，則管理者需要調查問題並使其按計劃進行。例如 - 需要一名軟體測試人員，因此組織面試合格人員的場所、日期和時間。

• 人員配備 - 簡單來說，人員配備是指將人員分組到不同的團隊並分配不同的任務。如果團隊成員之間存在一些爭議，則團隊成員需要向團隊負責人報告，團隊負責人將將其轉發給管理者，然後解決問題。例如 - 為新專案組建一個新團隊。

• 指揮/領導 - 指導員工應對各種情況以避免衝突和任務延誤是管理者的責任。管理者必須領導員工，以便他們能夠清楚地瞭解需要做什麼以及如何去做。例如 - 一個團隊需要一個團隊負責人來負責每個已完成、正在進行或已中止的任務。

• 協調 - 這意味著透過建立有效的關係將所有員工聚集在一起，並讓他們感到自在，可以自由地分享他們的觀點和問題。例如 - 協調專案的日程安排。

• 報告 - 管理者必須隨時掌握所有正在進行的任務的最新資訊，並且向更高許可權報告更新狀態是管理者的唯一責任；而所有員工都必須向管理者報告。例如 - 讓各自的負責人瞭解他們各自專案的進展情況。

• 預算 - 任務必須在給定的時間範圍內完成，並且必須具有成本效益。管理者需要確保投資於專案的所有金額不超過給定的預算，如果出現不平衡，預算管理者必須向管理層報告。例如 - 如果預算允許安排三名員工，則不能為該任務分配五名員工。

• 控制 - 管理者扮演的最後一個但當然不是最不重要的角色是控制一切。無論是預算還是資源分配，一切都應該井然有序。例如 - 團隊的所有成員不能在同一天請假，因為這會影響工作交付。

管理者面臨的各種挑戰

我們已經瞭解了管理者為了維持組織中的工作流程平衡而必須扮演的不同角色。除了所有這些責任之外，管理者在努力平衡一切時還必須應對一些嚴峻的挑戰。以下是管理者必須應對的一些挑戰：

• 管理員工隊伍的多樣性 - 管理者不應在員工之間製造或鼓勵歧視。來自不同背景、文化和民族的員工應被平等對待，獎勵應僅根據工作表現給予。

• 提高質量和生產力 - 提高生產力而不影響質量是管理者的唯一責任。這可以透過兩種方式實現：

  • 全面質量管理 - 即透過改進組織流程來持續關注客戶滿意度。

  • 過程工程 - 專注於產品的製造，以確保質量不受損。

• 應對勞動力短缺 - 如果出現勞動力短缺，管理者應迅速做出反應，透過安排所需的人力來解決這個問題，以確保產品交付不會延遲。

• 消除勞動力短缺 - 如果出現勞動力短缺，管理者需要採取快速行動，並確保制定備用計劃，以防止將來出現勞動力短缺。

• 改善客戶服務 - 管理者面臨著在競爭日益激烈的環境中不斷改進客戶服務的挑戰。

• 提高道德行為 - 管理者應確保員工行為得體並維護公司的禮儀。這些是管理者在嘗試完成專案時面臨的一些主要挑戰。為了保持工作與生活的平衡併為了組織的改善，管理者應盡最大努力解決這些挑戰。