員工入職 - 快速指南

---

---

員工入職 - 介紹

入職是一個全面的流程，用於將新聘用的員工融入組織，並使他們熟悉組織文化和工作環境。它是人力資源部（HRD）不可或缺的一部分。缺乏適當的入職機制會對組織的整體生產力產生負面影響。

員工入職對於留住熟練和敬業的員工至關重要。員工入職專案有助於對新員工進行入職培訓。它塑造了新員工與組織之間的關係。透過實施良好的員工入職專案，將建立強大的組織文化，並以合格的人力資源庫確保未來。

員工入職是一個複合過程；它不僅僅是新員工的入職培訓。員工入職培訓是入職流程的第一步。從更廣義的角度來看，入職流程旨在發展員工和僱主之間快樂和建設性的關係。它代表了組織的價值觀、品牌，並解釋了職業文化和工作環境。

員工入職使員工的期望與組織的目標保持一致，並提供了一個階段，讓新員工成功地熟悉組織、老員工和工作環境。這將導致在短時間內提高生產力。

什麼是員工入職？

員工入職可以定義為一個幫助新招聘人力資源適應組織文化、工作環境和目標的過程。這有助於學習態度，獲得知識和技能，以及在組織內有效工作所需的行為。

談到工作滿意度，經濟獎勵可能比大多數人認為的要低。對工作的滿意似乎更多地取決於無形的東西：感覺自己是團隊的一員，並且始終受到重視和讚賞，在員工被問及工作滿意度時，這比金錢更重要。員工入職流程是培養這種感覺和價值觀的第一步。

員工入職還可以定義如下：

• 入職是一個將新員工引入組織並提供資訊、培訓、指導和輔導以貫穿整個過渡期的戰略過程。該過程始於接受錄用通知書，並貫穿就業的頭六到十二個月。“

• 入職，也稱為組織社會化，是指新員工獲得成為有效組織成員和內部人員所需知識、技能和行為的機制。

簡而言之，員工入職包括有助於確保新人力資源有一個良好開端的流程。除非我們禮貌地讓他進來，否則陌生人怎麼能知道我們的家呢？

正式入職

正式入職包括選擇性任務和策略，幫助新員工根據其新職位進行改變。在正式入職下，新員工經常與現有員工隔離，以進行介紹、課堂培訓和社交的輔助練習。

非正式入職

非正式入職是指新員工瞭解其新工作的特別任命和半組織化的活動。非正式入職可能包括工作影子學習和與管理人員和新同事進行即興的一對一指導或會議，以及在公司開始工作的細節，例如領取身份證和裝置。

注意 − Monster.com 報告稱，30% 的外部新員工在就業的頭兩年內離職。來自其他組織（包括人力資源管理協會 (SHRM)）的保留統計資料顯示，在就業的頭 18 個月內，員工離職率可能高達 50%。

員工入職 - 目標

入職是一個定向過程，在這個過程中，新資源獲得成為明顯有效的組織成員和內部人員的重要資訊、技能和實踐。入職會為新員工帶來積極的結果，例如更高的工作滿意度、更好的工作績效以及在職時間更長。

透過一個結構良好的入職流程，員工可以掌握所需的知識，提高留存率，從而更好地服務於組織的整體利益。

積極的入職流程有助於實現以下目標：

• 促進新員工在新角色中的貢獻能力。
• 提高新員工在新角色中的舒適度。
• 強化他/她加入組織的決定。
• 提高生產力。
• 鼓勵承諾和員工敬業度。

入職甚至在招聘新員工之前就開始了。當一個人被錄用並開始工作時，入職就繼續進行。精心設計的入職會在新員工開始在組織中工作一段時間後繼續進行。換句話說，入職始於組織確保為新員工準備工作環境之前。

員工入職的目的

除非新員工對組織產生熟悉感，否則他們無法達到預期的生產力。因此，入職對組織的順利運作至關重要。

入職專案的目的在於培養新員工必要的技能、知識和行為，使其成為其所在組織的有效貢獻者。

以下是入職的重要目的：

• 吸引和留住優秀人才。

• 增強員工敬業度，從而促進業務增長。

• 讓員工感到受歡迎和重視。

• 與任務、使命、文化、價值觀和流程保持一致。

• 縮短學習曲線。

• 鼓勵社交併營造歸屬感。

• 設定績效期望。

• 幫助員工快速學習公司文化。

• 讓員工瞭解公司的價值觀和優先事項。

• 減少新員工的焦慮感。

有效的入職專案會教育和告知新員工關於組織實踐的資訊。實施入職專案從一開始就鞏固了員工和僱主之間的關係，打開了溝通渠道，並使員工長期保持敬業度。

讓員工感到受歡迎

撇開員工的經濟願望不談，還有許多無形因素會讓人們對自己的工作感到滿意。感覺自己是團隊的一員，體驗到融洽的工作環境，並得到及時和公正的認可，對於確保員工的工作滿意度大有裨益。

企業領導力委員會進行的研究表明，新員工快速適應新的工作場所至關重要。對於這些新員工來說，開始與同事建立融洽關係也很重要，這樣他們才能開始融入現有的團隊。

入職可能會很孤單，但它不必是單打獨鬥的冒險，人力資源專業人員也不是唯一有能力讓新人感到舒適的人。現有員工可以儘自己的一份力量，幫助新員工在新工作環境中感到受歡迎。

以下是一些讓團隊參與入職流程的創造性方法：

• 建立歡迎傳統
• 進行團隊領導的參觀
• 使用搭檔制度

讓團隊參與入職流程至關重要，因為它使新老員工更加緊密地聯絡在一起，辦公室友誼會帶來更好的工作和更快樂的員工。根據一項研究和報告，在工作中有朋友的員工更有可能熱愛他們的公司（47%）。

員工入職 - 重要性

員工入職的重要性

入職專案可以顯著提高每個在新組織中擔任新角色的員工的準備情況、適應性和績效。有效的入職專案提供以下益處：

• 提高現有員工計程車氣
• 縮短達到生產力的時間
• 提高員工敬業度
• 減少新員工離職率
• 避免將來在重新招聘和重新培訓上的支出
• 將新員工融入企業文化，從而增強企業文化

入職有助於建立和維持高績效團隊，並使組織在市場中具有競爭優勢。

為什麼要進行員工入職？

為新員工避免入職專案可以節省組織在該方面的支出。然而，為新員工提供良好的入職專案可以為員工的行為和生產力奠定堅實的基礎。

然而，一個問題是為什麼需要適當的入職。缺乏入職專案會阻止管理層儘早瞭解員工的技能和行為。瞭解那些未經入職流程直接被僱用的新員工需要更長的時間。

新員工需要透過完整有效的入職專案進入組織。如果沒有它，新員工可能需要時間才能熟悉新的工作環境。在這段時間裡，一些員工可能已經對與組織相關的某些方面產生了厭惡感，這可能是由於缺乏適當的知識和理解。這不僅會影響生產力，還會影響員工計程車氣。

員工敬業度和員工入職密不可分。研究表明，大約 33% 的員工在加入組織的頭 30 天內決定留在公司或跳槽。這項研究表明，每個組織都應該透過有效的入職來努力建立員工敬業度。

員工入職 - 益處

新員工越熟悉組織及其文化，生產力和利潤就越高。因此，瞭解員工入職的各種好處是必要的。

邀請和歡迎新員工加入公司是員工入職計劃的第一步。對大多數新員工來說，第一天既興奮又有些焦慮，渴望在新組織中有所作為。但是，除非他們瞭解成功的秘訣，否則他們無法有所作為。在這方面，瞭解有效的入職計劃對組織的好處或優勢至關重要。

為了讓新員工從第一天起就富有成效，人力資源團隊必須確保為新員工提供教育、資訊和有效執行其工作的工具。而讓新員工高效工作的最佳方法是全面的員工入職計劃。

全面的員工入職計劃對新員工進行教育和參與，使他們能夠為組織創造效益。以下是員工入職計劃的各種好處的說明。

現在讓我們討論一下良好的員工入職計劃的主要好處：

留住和吸引頂尖人才

透過良好有效的員工入職計劃，可以為創造令人驚歎的工作場所和工作文化的無形要素奠定堅實的基礎，這有助於保持高水平的頂尖人才留存率。

早期員工敬業度

員工敬業度是將員工留任組織相當長一段時間的一個必要前提。敬業度從第一天就開始，在這方面，內建的入職計劃發揮著重要作用。

入職計劃越有效、越結構化，未來促進有效員工敬業度的機會就越大。

促進業務增長

入職計劃積極地提高了員工敬業度。它不僅營造了友好的工作環境，建立了良好關係，而且也為業務增長提供了必要的推動力。

建立信任和統一目標

良好的員工入職計劃將向新員工介紹組織文化、發展和最佳實踐。在入職計劃期間，新員工應該會見高階管理人員，並直接瞭解關鍵的組織計劃和目標。透過這種方式，入職計劃可以建立員工與管理層之間的信任，並將個人目標與組織目標統一起來。

與員工建立良好聯絡

當員工與上司和同事有良好關係時，就被認為是敬業的。為了培養團隊意識，並使他們能夠發揮全部潛能，大多陣列織都實施了全面的入職計劃。管理層謹慎地歡迎和培訓新員工。

鼓勵開放溝通

員工入職計劃將為新員工提供一個結構和環境，讓他們能夠毫無壓力地解答有關新工作場所的問題。在入職期間提供這個平臺將幫助新員工擁有一個自由工作和更好地瞭解工作環境的空間。這將極大地促進為新員工創造蓬勃發展的環境。

員工入職——員工流失率

除非組織中員工流失率平衡良好，否則組織的整體生產力不會出現顯著增長。管理者會批判性地選擇最佳招聘模式、績效評估系統和有效的行政實踐及敬業方法，以保持留存率的平衡。

本章將詳細討論新資源入職的重要性。

留存率和流失率

• 接受過結構化入職計劃培訓的新員工在三年後仍留在組織的可能性高出 58%。

• 擁有標準入職流程的組織，新員工留存率提高 50%。

• 高達 20% 的員工流失發生在前 45 天。

• 如果員工擁有良好的入職體驗，則有 69% 的員工更有可能在公司工作三年。

流失率成本

• 員工流失的組織成本估計為被替換員工工資的 100% 到 300% 之間。

• 23% 的新員工在入職第一週年紀念日之前離職。

• 近 33% 的新員工在入職六個月內就開始尋找新工作。

• 替換一名員工的平均成本為該員工工資的 16% 到 20% 之間。

績效和生產力流失率

• 一流公司更有可能在第一天之前啟動入職流程，比例為 35%。

• 公司入職計劃較長的員工比入職計劃最短的員工獲得完全熟練所需時間快 34%。

• 60% 的公司未能為新員工設定里程碑或目標。

• 一流企業更有可能跟蹤新員工在入職過程中的進展，比例為 2.5 倍。

• 當員工接受正式的入職培訓時，經理的滿意度會提高 20%。

• 只有 37% 的公司將入職計劃延長到第一個月之後。

• 22% 的公司沒有正式的入職計劃。

• 新員工通常需要八個月才能達到全部生產力。

• 擁有標準入職流程的組織，新員工生產力提高 50%。

儘管入職計劃對組織來說成本很高，但在組織的更大利益方面，有效的入職計劃仍然是必要的。除非新員工按照組織的要求進行調整，否則任何組織目標都無法實現。

員工入職——流程

員工入職是一個戰略過程，它將新資源介紹給組織，並在整個過渡階段提供培訓、資訊、指導和輔導。有效的入職流程將新員工轉變為組織的資產。

入職流程從接受錄用通知開始，持續到在組織工作的最初六到十二個月。

流程階段

以下是員工入職流程的不同階段：

• 準備階段——到達之前、第一天到第一個月，讓新員工適應公司文化、團隊、工作環境，並介紹公司政策、流程和線上模組。

• 入職培訓——人力資源新員工線上入職培訓、課堂培訓、福利培訓和部門特定入職培訓。

• 融入階段——由主管制定員工發展計劃，員工參加人力資源員工發展培訓。

• 敬業度提升——提高對組織文化的認識，建立關係，達到績效預期，為組織的成功做出貢獻。

• 後續跟進——監控和衡量入職流程的有效性。

注意——二十年前，根據勞工統計局的資料，一個人職業生涯中平均持有的工作數量為六個。今天，平均持有的工作數量為 11 個。根據勞工統計局的資料，替換一名員工的成本超過其年薪的 25%（有些人說 50%），因此，如果處理不當，成本非常高。

員工入職——計劃

在技術和激烈競爭磨練的現代組織中，每家公司的HRD都竭盡全力招聘和留住有才華的員工。本著這種意圖，他們都會為加入組織的新員工制定成功的入職計劃。因此，入職計劃為實現組織目標奠定了良好的開端。

入職倡導者將其描述為一種全面的方法，用於吸納新員工，而不僅僅是簡單的入職培訓。經理們常常沉迷於招聘有才華的員工，而忽略了新員工到崗準備工作之後會發生什麼。這實際上是關於計算招聘新員工給企業帶來的成本。公司需要新員工提高生產力，尤其是在小型公司中，每位員工都很重要。

認為入職從員工第一天開始？錯了。成功的入職計劃實際上始於招聘過程。入職流程與您為吸引適合公司總體目標的人才而建立的僱主品牌相關聯，並在某種程度上從僱主品牌開始。專家建議您在候選人正式入職之前開始入職流程，在您網站的“職業”部分包含大量關於您的工作場所和文化的資訊。

新員工肯定需要處理大量的文書工作，那麼為什麼不提前開始呢？許多公司選擇在正式錄用函中附上必要的法律表格。您還可以提前傳送員工手冊，這樣新員工在第一天就不會被大量資訊淹沒。

在公司內部網上，您可以向新員工提供多媒體內容，例如影片和播客，這些內容闡述了公司的總體戰略目標，談論公司的價值觀，並提供員工的評價。作為獎勵，這些影片可以播放公司領導者的內容，這將有助於介紹關鍵人物，減少員工第一天通常會遇到的無盡的“認人”遊戲。

以下是您在您的新員工進門之前應該準備好的事項列表：

• 向公司所有員工傳送新員工歡迎郵件

• 設定工作站

• 如果需要，為新員工準備安全證

• 建立新員工的電子郵件帳戶

• 準備一堆名片

• 在其辦公桌或辦公室門上放置銘牌

• 設定其電話系統，並提供使用語音信箱的說明

• 提供其將要使用的任何必要軟體的指南

新員工的直接主管也應該在第一天到場。最糟糕的情況是新員工在直接主管缺席三到四天時到崗。這就像結婚卻沒有伴侶去蜜月旅行一樣。

員工入職——準備工作

不難理解為什麼新員工最初會感到有點困惑，害怕向直接經理詢問諸如掃描器在哪裡以及如何使用掃描器等一般性問題。因此，讓新員工熟悉工作場所的每一件小事至關重要。這不僅可以節省組織未來寶貴的時間，還可以提高他們的精力水平。

藉助有效的員工入職計劃，應該力求以易於處理的設計呈現基本資訊，以便新員工可以轉向組織中更具挑戰性的工作方面。

員工入職準備清單

人力資源團隊在將新員工介紹到公司時，其清單中應包括以下幾點：

• 工作場所分配
• 安排計算機裝置需求
• 安排電話
• 指引洗手間指引洗手間
• 指引餐廳
• 提供安保系統訪問許可權（如有需要）
• 提供辦公大樓和工作場所的訪問許可權
• 公司導航
• 公司交通方式
• 停車區域和停車位分配

工作職責和預期時間表

新員工工作職責和預期時間表如下：

• 正式錄用通知接受後致電歡迎員工

• 確認入職日期、到達時間、地點、交通/停車方案、著裝要求、午餐安排以及第一天日程預覽。

• 提供電子郵件地址和/或電話號碼，以便新員工在需要時可以聯絡您。

• 告知員工第一天是否需要攜帶任何物品。

• 規劃員工第一週左右的總體日程安排

• 第一週舉辦歡迎活動，例如與團隊成員或人力資源部門共進午餐或早餐。

• 第一天的詳細日程安排

• 探索員工入口網站和其他重要網站的時間

• 與關鍵人士（例如同事、夥伴/導師）進行介紹和會面，新員工可以定期與他們互動。

• 指派一位夥伴擔任新員工的導師，理想情況下，這位夥伴應該是熱衷於工作並願意回答新員工前幾周問題的同事。

• 收集第一天需要提供的資訊，例如職位描述、部門地圖/目錄、組織結構圖、與部門目標和優先事項相關的資訊等。

• 規劃第一個任務，以便他們能夠儘早取得成功。

工作環境

• 如有必要，領取辦公樓通行證、銘牌和名片。

• 安排在員工工作站準備好一些辦公用品，即使以後會訂購新的用品。

• 確保員工的工作空間可用、乾淨、整潔，並且任何需要的鑰匙都能正常使用。

• 如果員工已申請工作場所便利設施，請儘可能與您的HR合作伙伴提前安排。

• 考慮準備一份小小的歡迎禮物，例如咖啡杯。

資訊科技

• 安排電話安裝和設定。安排授權和訪問公共驅動器。

• 在所有情況下，必須首先在Workday中建立員工記錄，包括授權錄用通知、合同和工作許可的適當檔案。

• 確認新員工的電子郵件地址和電話號碼，並確保他們已設定好任何所需的登入/密碼。

• 確定員工需要訪問哪些系統，並開始為提供必要的許可權和/或培訓做準備。

學習與發展

• 確定強制培訓的截止日期。

• 探索並確定您希望分配給新員工的可選培訓。

指定導師

新員工會感到困惑和猶豫，不知道該如何適應和融入他們剛剛進入的新環境中的人們。在這種困惑和猶豫中，他們會瘋狂地尋找一個可靠的盟友或導師，以友好的方式引導他們度過在新工作環境中即將面臨的所有明顯困難。

考慮到上述微妙的情況，一些公司在員工入職過程中採用了積極主動的方法，利用**正式的指導計劃**，這是有充分理由的。有效的指導已被證明可以提高員工敬業度並有助於留住員工。

導師的作用

為新員工指定導師是管理層一項精心挑選的任務。指定導師的性質取決於組織的內部政策。

在一些組織中，會為新員工分配一位被稱為**夥伴**的員工，負責新員工的入職培訓和入職指導。夥伴扮演的角色類似於導師，但夥伴通常是新員工的同事，並且經驗更為豐富。

導師的目的是幫助新員工快速瞭解組織的文化和社會規範，並根據工作的性質採取行動。導師可以幫助在職員工更好地適應當前的工作並提高工作效率。

入職期間指導新員工

以下是為新員工入職期間分配員工導師的六個實用技巧：

• **為指導計劃設定目標**——重要的是要確定和闡明您希望透過指導計劃實現的目標。擁有明確的目標將使您能夠獲得領導層、導師和新員工的支援。

• **指派合格的員工擔任導師**——有效地指導同事需要融合特殊的專業知識和經驗。導師不僅必須具備其工作職能的經驗和對公司的廣泛瞭解，還必須具備教學或培訓新員工的能力。

• **讓導師參與入職培訓**——不要等到員工入職的極其重要的第一週結束後才讓導師參與其中。即使您的導師團隊尚未分配給個別新員工，這些員工也可以透過領匯入職介紹或練習來協助人力資源部門。

• **在分配導師時要有耐心**——如果被指派扮演導師-學員匹配者的角色，不要急於下結論。最好等到新員工的第一週結束後再指定導師。到那時，您將更好地瞭解選擇適合的人選，這個人將非常適合導師和學員之間的化學反應。

• **為新員工同時分配夥伴和導師**——理想情況下，每個新員工都將有兩名有幫助的顧問。“夥伴”向新員工展示辦公室的方方面面，協助介紹並回答與工作職能無關的一般問題，而“導師”應該是新員工同一部門的員工。導師幫助新員工在組織中發展職業生涯，指導他們實際的工作表現。

• **建立良好的導師-學員關係**——一旦為每個新員工分配了導師，就值得以一種有趣的方式正式啟動您的計劃。從認識你的破冰活動和團隊午餐開始。當您以正確的方式開始每一代新的指導計劃時，您就能更好地讓導師幫助準備他們的員工在新職位上取得成功。這對於組織來說非常有益，因為它培養了一批訓練有素、經驗豐富且知識淵博的員工。

在最佳情況下，導師-學員關係證明是互利的。學員（新員工）獲得在公司內部成長的指導，而導師則有機會提升其領導能力。

員工入職 - 檢查清單

為了切實執行精心設計的入職計劃，必須有員工入職檢查清單。這將作為提醒，使員工入職培訓更有效率。現在，讓我們進一步瞭解員工入職檢查清單。

一份全面且精心設計的檢查清單是成功實施新員工入職計劃的必要前提。請記住，本模組中的列表提供了一個起點。您必須調整每個檢查清單以滿足您自己組織的需求以及工作的性質。

**員工入職檢查清單**分為兩種型別：

• 入職前檢查清單（第一天之前）
• 入職後檢查清單（第一天期間和之後）

現在，讓我們瞭解檢查清單中的專案及其相關性。

入職前檢查清單

入職前檢查清單在新員工到達之前需要完成。它確保在新人到達之前，工作場所的一切都井然有序並已準備好。

入職前清單可能包括以下內容：

• 在錄用通知接受後向員工傳送歡迎郵件或信函或致電；向他/她提供薪資和福利的詳細資訊。

• 準備好必要的裝置和工作服（如有需要）。

• 提供參觀工作場所大樓的機會。

• 設定工作站和電話、語音郵件和網際網路訪問。

• 向安保部門通報新員工的到來。

• 告知現有員工新員工的到達日期和背景等資訊。

• 告知現有員工新員工的到達日期和背景等資訊。

檢查清單將確保入職過程的任何部分都不會被忽視。

入職後檢查清單

入職清單包含所有必要的專案，使員工感到賓至如歸，並學習如何與新人、新的工作環境以及顯然還有新的組織文化融為一體。

第一天

第一天會給員工留下持久的影響。因此，每個組織都會努力讓新員工感到賓至如歸。歡迎新員工並讓他們感到舒適。員工感到受到歡迎並準備好開始工作；開始瞭解職位和績效預期。

• 組織應僅以易於理解的方式提供基本資訊，以便新員工能夠轉向其工作的更具挑戰性的方面。

• 為新員工提供訪問資訊、安全資訊和鑰匙的便利設施。

• 夥伴或導師解答員工可能有的任何即時問題。

• 可以帶新員工參觀工作場所的周邊設施。

• 允許他們有時間安頓下來並回顧當天提供的所有資訊。

• 他們需要對當天進行總結，解答他們可能有的任何未決問題，並提供接下來幾天的日程安排和活動。

第一週

在第一週，員工會獲得他們的初始任務。在此期間，員工會更好地瞭解組織和他們的工作角色。員工開始學習組織文化和標準的基礎知識。他們學習並熟悉與他們的工作相關的標準操作程式。

儘管員工在第一週進行的活動因公司和工作而異，但對新環境和新人的瞭解會逐漸形成。

第一個月

在第一個月，員工會了解工作時間表、工作職責和預期。社交關係形成，員工逐漸融入組織文化。

新員工開始瞭解其相對於職位和預期的績效。他繼續發展，瞭解組織並建立專業關係。

前三個月

在頭三個月裡，員工充分了解自己在組織中的角色和責任。他開始獨立工作併產出有意義的工作。新員工現在在新的環境中感到賓至如歸，無論是在職能上還是在社交上。

前六個月

在此期間，員工會發展並獲得所需的動力來從事他們的工作並交付成果。他們還會準備主動承擔責任。他們的信心水平提高，現在已經融入新的角色，同時繼續學習。新員工現在願意與其他員工和老闆討論事情的進展以及哪些其他方面對他們有幫助。

第一年

新員工現在已完全融入其新角色。他們運用技能和知識，做出合理的決策，為團隊目標做出貢獻，瞭解他們的工作任務如何影響組織中的其他人，並建立有效的工作關係。

在此期間，他們會在一定程度的自主性下工作。他們已經對組織的使命和文化有了深入的瞭解。他們充滿信心，準備好承擔額外的任務。最重要的是，員工在組織工作時感到完全自在。

員工入職 - 型別

由於入職計劃的目的是向新員工介紹他們的工作、同事以及組織及其工作文化，因此無論大小，每個組織都會根據自身的需求和能力制定自己的入職計劃。這並非一種形式或商業傳統，而是人力資源管理的重要組成部分。

有很多方法可以有效地將新員工融入公司和職位，但某些正式的計劃更有益，因為它們是一致且標準化的。以下是不同組織採用的各種入職計劃的討論。

入職型別

不同組織實施了許多不同型別的入職計劃，以實現同一個目標：將新員工介紹給相關組織，為他們在實現組織目標方面發揮建設性作用做好準備。

最常見的計劃型別包括簡短的入門會議，新員工在會上完成必要的文書工作，並收到相關的資料，解釋公司的使命、政策和期望。其他計劃包括**正式培訓課程、指導計劃、領導參與**以及其他旨在讓成功的、高級別的員工參與入職過程的類似舉措。

通常，小型公司沒有足夠的資源來實施有效且正式的入職計劃。因此，新員工通常會簡單地瞭解一下公司，然後就需要透過眾所周知的試錯過程來學習。

由於員工入職型別不同，入職方面也各有不同。讓我們詳細瞭解員工入職的各個方面。

常規員工入職

通常被稱為組織社會化，員工入職是指新員工獲取必要的知識、技能和行為以成為現有團隊有效成員的過程。

人力資源市場估計，除了高階職位外，50% 的招聘失敗發生在職位的 18 個月內，因此大大小小的公司都在確保他們的員工不會成為每年尋找職業轉變的 25% 人口的一部分。

使用者/消費者入職

用於提高新使用者在購買後成功採用您的產品/服務的入職流程被稱為使用者入職。企業將其作為營銷戰略的重要組成部分的主要原因是留存率。

如今，使用者留存率很重要，因為幾乎每種產品/服務至少都有數百種具有競爭性產品和價格的替代品。大多數企業在購買後的頭兩個月就會失去使用者，原因要麼是售後體驗令消費者失望，要麼是消費者根本不瞭解如何充分利用他們的購買。

客戶入職

對於 B2C 和 B2B 公司來說，客戶入職是最關鍵的功能之一，它直接影響客戶體驗、服務和關係，從而提高接受度。每個客戶對您提供的產品或服務都有不同的期望、目標、目的和理解；因此，在入職過程中進行自我介紹是必須的。

員工入職 - 不同級別

在上一章中，我們瞭解了不同型別的員工入職。本章將討論針對不同級別/職位/等級的員工入職。

以下是針對不同職位的不同入職型別：

• 初級員工入職
• 管理人員入職
• 主管入職

任何組織中，員工入職不能對每個員工都相同。隨著經驗的增長，責任、尊重和待遇也會發生變化並增加。因此，員工入職將根據各自的職位而有所不同。

初級員工入職

過去，將新招聘的陌生人轉變為稱職且知識淵博的員工的責任，在第一天入職培訓專案中，是由人事部門經驗豐富的職員承擔的。這樣一來，員工就只能靠自己去爭取成功了。

如今，入職是經理清單上最新的補充。公司意識到，在這個獨特的早期蜜月期，透過讓新員工在新環境中感到受歡迎和舒適，確保員工做出了正確的決定，並最大限度地減少成為其新工作團隊中富有成效的成員所需的時間，可以獲得高回報。

初級員工入職如下：

• 向辦公室的每個人傳送一封電子郵件，以便他們準備好歡迎新員工。

• 設定計算機並配置新員工的電子郵件帳戶。為他們將要使用的任何必要軟體提供指南。

• 設定他們的電話系統，並提供使用語音郵件和新員工有效履行其職責所需的所有其他通訊系統的說明。

• 準備一堆名片。

• 指定一個工作空間，並在他們的辦公桌或辦公室門上提供銘牌，作為您已準備好空間的有形標誌。

• 幫助新手學習姓名和工作。製作您部門的非正式組織結構圖，說明誰負責什麼。也包括您的上司和她的上司，以及您的新人可能會遇到的其他任何人。

最後，向新員工解釋您對績效的期望。仔細審查公司的績效評估表是最重要和最容易被忽視的入職任務之一。良好的入職工作可以縮短學習曲線所需的時間，並讓新員工快速達到充分生產力。

管理人員入職

管理人員在組織中擔任重要且戰略性的職位。他們在改變組織的命運方面發揮著決定性作用。在招聘管理人員時，您有兩個選擇：

• 外部招聘
• 內部提升

如果您仍處於早期階段，或者您的客戶服務團隊中大部分是經驗不足的員工，您可能最終會從公司外部招聘。

從公司外部招聘有一些缺點。其中，有資料顯示，它更昂貴，而且外部招聘人員往往會更快離職。

外部招聘人員也不會像內部提升的人員那樣擁有相同的產品知識。內部提升的情況並非如此。但是，這取決於新經理在其之前的職位上待了多久；他們可能難以對其之前的隊友施加權威。

管理人員入職如下：

• **傳送管理手冊。**任何能使新經理瞭解公司文化和政策的內容都有助於他們在第一天減少尷尬感。

• **提供其他補充材料以讓他們安心。**可以向新任命的經理提供展示組織運營方式的視覺化材料。

• **完成文書工作。**如果可以，請傳送任何需要審查和簽署的文書工作；這可以節省第一天的時間。

• **安排“第一天之前”的會議或電話。**一旦他們有機會審查您傳送的一些材料，請在第一天之前安排時間進行聊天。您可以向他們簡要介紹他們可以期待的內容，他們可以提出員工手冊（或文書工作等）提出的任何問題。

總的思路是透過讓新經理熟悉公司內部的面孔和想法，使新環境不那麼令人不知所措。

主管入職

新主管面臨著陡峭的學習曲線，快速提升的壓力非常大。在當今快速變化的商業環境中，新主管必須儘快瞭解與公司和董事會文化相關的問題，才能開始創造價值。

主管入職如下：

• 主管入職計劃通常由公司秘書負責，有時還會得到首席人力資源官的意見。

• 如果新董事會成員之前接受過關於董事角色的一些一般培訓，則入職培訓可以側重於公司、其產品、服務和關鍵參與者、更廣泛的商業環境以及董事會的文化及其運作方式。

• 新主管應該理想地在公司總部與高階管理人員共度一段時間。

• 應鼓勵新的董事會成員進行現場訪問，以瞭解公司儘可能多的現場運營情況。

• 董事會還可以考慮建立一個非正式的導師計劃，將新主管與更有經驗的主管配對，後者可以就董事會活動提供視角。

理想情況下，沒有董事會經驗的新主管將參加一般的董事培訓計劃。這將使他們有機會更熟悉董事會和個別董事的角色、重要的治理法規和上市要求，以及當今影響董事會的治理問題。

員工入職 - 參與計劃

員工入職和員工敬業度息息相關。任何你實施的專案都需要具有吸引力。員工入職的目的是從一開始就讓員工參與其中。入職不僅僅是簡單的清單；它讓新員工融入公司文化，並促進高效率團隊的形成。如果入職工作做得正確，員工會更有敬業度和生產力。

入職是一個極度缺乏關注的管理問題，也許是因為回報不立竿見影，而且留存收益通常並不令人信服。然而，入職與組織的人才直接相關，如果你沒有優秀的員工，事情就會一團糟。

及早讓新員工參與進來對於新員工培訓專案的成功至關重要。員工敬業度不再僅僅是個人貢獻的動力，現在它與僱主的業務目標和客戶需求相一致。

• 讓新員工參與與同事的團隊活動。

• 經常安排與高階成員的團隊午餐。這些是非正式的方法來衡量新員工的敬業度。

• 組織涉及其他團隊成員的團隊建設活動。

儘早將新員工與公司目標和客戶需求對齊，對他們的績效至關重要。

如何建立一個有吸引力的專案？

入職就是讓新員工參與進來。這一點非常重要，因為工作場所存在令人擔憂的員工缺乏參與感的問題。

人力資源團隊可以實施以下方法，將敬業度融入你們的入職工作：

• 一份簡短的員工調查問卷——這將有助於提供一個良好的基線評估，以便在正式入職工作結束後進行比較。

• 制定個人職業發展規劃——敬業度來自於員工感到自己受到尊重，並且在公司的成功中擁有股份。建立職業/發展規劃很有幫助，因為它不僅為新員工提供成功基準，而且僅僅是詢問你如何支援他們就能建立忠誠度。

• 領導者的責任——當員工抱怨工作時，問題通常不在於工作本身；而在於經理。當今勞動力市場中優秀、高質量的導師和領導者的匱乏與員工忠誠度的匱乏成正比。這是一個因果關係。

• 解釋未來的計劃——滿意的員工拿到薪水，而敬業的員工則為你的使命做出貢獻。為了讓員工敬業，他們需要了解他們的績效目標以及公司超越賺錢的使命。

事實上，大多數員工並非天生缺乏忠誠；他們只是在尋找既令人滿意又令人投入的工作。需要注意的是，工作滿意度和敬業度並非一回事。滿意的員工會讓公司維持下去，而敬業的員工則會幫助組織發展壯大。

吸引員工的不同方式

作為一名經理，保持員工的敬業度也許是你面臨的最大挑戰。這也是一個巨大的機會，可以從你的團隊獲得長期的承諾和自主努力。這種努力最終將導致更高的生產力。

人力資源團隊可以採取以下策略，創造更有效、更吸引人的入職體驗：

提前開始

沒有什麼比花幾個小時填寫檔案更讓人提不起勁的了。透過允許新員工提前完成文書工作來加快入職流程，這樣他們第一天或兩天就可以開始瞭解公司文化並認識他們的新同事。

循序漸進

不要被這種想法迷惑：將整個入職流程壓縮到一週內完成，這樣員工可以更快地成為高效率的團隊成員。入職不僅僅是認識你的經理和了解影印機在哪裡。它關乎員工如何學習在工作中取得成功所需的一切，這需要時間。

提供練習機會

儘早讓他們參與一個小型但有意義的專案部分，這將有助於提升他們的技能和信心。不要只是告訴他們成功完成工作所需具備的技能，要為他們提供在工作中實際練習這些技能的機會。

個性化體驗

有必要了解並討論員工的職業目標，並研究他們的目標與組織目標是否匹配。讓員工感到自己受到重視和尊重，無論作為員工還是個人，這對於培養快樂和高效的員工以及良好的公司文化都大有裨益。

透過入職提升員工敬業度的益處

一個吸引人的新員工培訓專案可以為你的公司和新員工帶來諸多益處。

員工入職專案的益處如下：

• 更高效的員工——如果員工在新員工培訓期間得到適當的參與，他們更有可能密切關注自己的工作，確保所有程式和流程得到正確執行，並盡最大努力完成工作。

• 忠誠的員工——透過提供適當的培訓和強化來投資員工，這在努力與新員工建立長期關係時極其重要。如果你的新員工感覺自己受到了適當的培訓和支援，他們就更有可能在情感上投入到你的公司中。這不僅提高了員工的忠誠度，還可以幫助降低員工流動率。

• 更好的資訊保留——當新員工真正參與到培訓中時，他們不容易分心，因此能夠記住更多資訊。這很有價值，因為這意味著不太需要重新培訓，而且對新職位投入更多的新員工也較少可能增加你的員工流動率。

引人入勝的入職體驗將使你的員工為長期成功和工作中的敬業度做好準備。投資改進你的入職流程對你的員工有利，也對公司有利。

新員工後續跟進

為了有效實施專案，後續跟進是必須遵循的重要步驟。員工入職也不例外。對新員工進行後續跟進對於有效的入職至關重要。管理人員需要參與到新員工中，並確定他們的培訓流程是否需要任何更改。與新員工定期會面，幫助他們解決沿途遇到的任何問題。

在你新團隊成員入職一個月後問他們“一切進展順利嗎”不僅不專業，而且粗魯。需要對新員工進行建設性的後續跟進。

新員工在一個新職位上工作一個月後仍然相當脆弱。事實上，許多人會認為自己處於“清醒的無能”狀態，換句話說，他們知道自己還有多少東西不知道。

這就是為什麼入職後 30 天的檢查至關重要的原因。這不僅是你討論你的初始預期是否得到滿足的機會。這也是你新團隊成員分享他們的預期是否也得到滿足的絕佳機會。

• 留出時間——在任何企業中，30 天都可能轉瞬即逝。由於你忙於執行分配的任務，時間過得很快。但對於新員工來說，如果他們沒有收到定期的反饋，這可能會感覺像一個世紀那麼長。

• 準備——如果安排了會議，你可以確保你的新團隊成員會為談話做準備。因此，為了避免“一切順利嗎？”這種情況，也花幾分鐘時間準備你 30 天檢查的一部分。

• 環境——不用說，移動的電梯並不是進行 30 天檢查最合適的地方。去往或離開會議的計程車也不是。在週五下午坐在你新團隊成員辦公桌的角落喝著啤酒聊天也不合適。

• 雙向對話——記住，30 天的檢查不僅僅是你提供反饋的機會。當然，你會有機會發言，但你應該讓他們開始談話。

• 仔細傾聽——就像你最初面試他們時一樣，在 30 天的檢查期間，你應該傾聽的時間是說話的兩倍。當然，當你提供反饋時，雖然你可能有一些一般的觀察，但在可能的情況下，儘量將談話與你具體的成功期望聯絡起來。

• 鼓勵他們——在大多數情況下，30 天的時間太早了，無法做出任何重大決定。無論是自由流暢的對話，還是有一些尷尬的沉默或意想不到的困難反饋，在適當的地方，讓新員工知道你站在他們一邊，並將盡你所能幫助他們實現目標。

• 後續跟進——後續跟進是最重要的步驟之一，即使它發生在實際的 30 天檢查之後。如果你同意進行一些更改、調查某些事情、與其他團隊成員交談或回覆新團隊成員的特定問題，請確保你這樣做。如果可能的話，承諾在相對較短的時間內做到這一點。

沒有人尊重“光說不做”的經理。如果這是你在 30 天期限內留下的印象，那麼在未來任何與績效相關的談話中，就很難重新獲得尊重。

有效員工後續跟進的技巧

有效且持續的後續跟進表明你相信培訓中所教授的內容。通過後續跟進，你傳達了認真和重要的資訊。這是整體培訓計劃中的一個重要步驟。如果管理層沒有進行後續跟進，員工會想知道為什麼他們應該費心實施新技能或程式。

一旦你的員工完成了培訓或學習了新東西，就必須對他們進行後續跟進。後續跟進不僅讓你有機會聽到你的員工對他們新獲得的技能或知識的真實想法，而且還表明你對員工成功的興趣。

以下是一些幫助你進行後續跟進的技巧：

• 詢問你的員工他們希望如何進行後續跟進。

• 允許你的員工創造性地運用他們自己的方法來強化他們所學到的培訓和新技能。對他們的想法給予支援和接納。

• 定期分配關於培訓中不同主題的作業。

• 為參加培訓的每位員工分配一個“指導者”。請員工每週向他們的新“指導者”教授一個主題。

• 鼓勵你的經理和主管立即將他們從培訓中學到的技能付諸實踐。他們可以以身作則。

• 你希望培訓內容能夠銘記於心。

• 認真傾聽。觀察你的員工在將他們的新技能付諸實踐時的表現。

• 如果你的員工在培訓中制定了行動計劃，請與他們單獨會面以檢查進度。

• 準備一份簡短的問卷，並透過電子郵件傳送給你的員工以獲得他們的反饋。

就像最有價值的努力一樣，有效的學習需要時間和實踐。你做某事越多，它就越容易。這就是為什麼確保你的員工獲得適當的培訓後續跟進如此重要的原因。

在對員工培訓進行後續跟進時，請與員工單獨安排會議。要求他們誠實地與你分享他們在實施從培訓中學到的新技能時遇到的好壞經驗。這會讓你的員工感覺他們在自己的發展中擁有發言權，並且你重視他們的意見。

員工入職——設定期望

清晰的入職流程已被證明可以增強新員工的信心和滿意度，提高生產力和績效，並減少他們的壓力和困惑。

入職是“入門”和完成所有專案啟動任務的系統或流程，讓新員工快速上手，以便大家能夠有效地合作，獲得所需的所有資訊，並與新員工建立良好的關係。

現在已經確定，設定和明確員工期望值是入職流程的重要組成部分。需要從一開始就設定需求和期望。新員工在開始工作後不應感到意外。設定期望值並用它們來評估進度。

設定明確的期望和界限，並坦率地告訴新員工需要做什麼，會讓他們感覺更舒適、更有能力。這強化了他們與專業人士合作的事實，而不是他們的朋友。這也向他們表明，您認真對待他們的專案和關係。

員工入職期間設定期望值

聘用新員工加入您的團隊非常令人興奮，特別是如果您已經嘗試填補這個職位一段時間了。雖然您可能有堆積如山的工作等著他們到來，但請務必不要立即讓他們不堪重負。這將最大限度地減少他們勝任工作的可能性。

良好的第一印象會為他們整個僱傭期間定下基調。提供全面的培訓、隨時提供幫助並讓他們輕鬆適應新角色非常重要。如果您期望過高，很可能會嚇跑新員工，導致職位再次空缺。

如果新員工感到困惑，難以適應團隊並達不到預期，那麼應歸咎於入職計劃。

請遵循以下技巧，讓您的新員工快速上手：

• 提供即時培訓 — 重要的是要立即開始培訓您的新員工，但不要期望他們立即掌握。學習新的系統、流程和程式需要時間；因此，請耐心等待，並準備好回答大量問題。

• 定期提供反饋 — 您不能指望新員工知道自己是否犯了錯誤。學習如何做好一份新工作是一個反覆試驗的過程。每天都要對員工做得好的事情提供反饋，並就改進方法提供一些溫和的建議。

• 設定明確的期望 — 在新員工有機會熟悉工作之前，對他們寄予厚望是不公平的。制定一個 30-60-90 天計劃，詳細說明在每個里程碑中對他們的期望。定期與他們會面，討論他們的進度並回答他們提出的任何問題。

• 立即讓他們參與其中 — 務必讓新員工從第一天起就感覺自己是團隊的一員。邀請他們參加團隊會議，讓他們參與一個小型專案，並傾聽他們的想法。隨著他們在新角色中越來越舒適，逐漸增加他們的責任級別。

如果您和您的新員工之間沒有建立現實的期望，那麼可能會導致你們雙方都不清楚對對方的期望。

這可能會導致您的新員工感到恐懼、困惑、焦慮和沮喪，從而導致缺乏投入和努力。因此，為了消除這個潛在的問題，您必須確保您的新員工有現實的期望。

員工入職 — 分配工作

入職是一個全面的計劃，對小型和大型組織都非常有用。但是，執行入職計劃的方法通常因組織而異，這取決於組織的規模、工作性質等。

入職不是一天或一次性的計劃。這是一個持續相當長一段時間的過程，直到新員工完全適應新的工作文化、人員和工作流程。入職的前兆是入職前培訓和入職指導。

入職前活動為新員工的到來做好準備。新員工入職指導歡迎新員工並將其介紹給公司。然後，入職讓新員工參與富有成效的工作活動，並幫助他們融入其工作團隊。

您分配工作的方式對入職流程非常重要。有時可以將員工納入他們被分配的專案中。但是，新員工的經驗較少，需要更多指導。使用最有效的方法將使您和您的新員工的工作分配任務更容易。

員工入職期間的工作分配大致分為三類：

• 獨裁式方法
• 蘋果採摘式方法
• 協作式方法

獨裁式方法

在這種方法下，老闆或經理就像一個獨裁者。他在決定做什麼、在哪裡做、何時做、為什麼做、如何做以及誰來做方面發揮著關鍵作用。員工未能遵循指示，將受到紀律處分或被要求解釋原因。這可能會導致員工過早退休。

• 獨裁型領導者的特點是 — 所有決策權都在他們手中，要求不切實際，使用過度的紀律和懲罰，不允許他人質疑決策或權威

• 這種方法更被動的方式是 — 所有決策權都在他們手中，不切實際的要求隱藏在幽默之中，微妙的紀律和懲罰形式，允許質疑決策（表面上），但忽略它們，假裝是你的朋友，只是為了達到他們的目的

蘋果採摘式方法

蘋果採摘式方法讓團隊成員有足夠的自由選擇他們的任務。在這裡，團隊成員從需要完成的任務列表中選擇一個專案。

當團隊規模較小且只有少量任務需要分配時，這種方法效果很好。為了使這種方法有效，任務需要在價值和工作量上平等。

協作式方法

在協作式方法中，整個團隊都會收到一份任務列表，所有團隊成員都被要求為每個任務設定截止日期和優先順序。將舉行團隊會議來決定誰將被分配哪些任務。

這種方法是分配工作的最有效方法，因為團隊成員決定如何分配工作。團隊成員有機會選擇對他們更有意義的任務。但是，這種方法不適用於緊急任務。

員工入職 — 提供反饋

您如何知道您為新員工入職所做的所有努力都得到了回報？入職不是也不可能是單向的資訊流。您可以而且應該讓新員工有機會分享他們對公司整體和入職流程的反饋。

您可以使用在反饋過程中收集的資訊來了解新員工體驗中哪些方面運作良好，然後根據需要改進您的計劃。

本章將討論人力資源團隊如何透過調查收集反饋，以改進現有的入職流程。

一對一會談

一對一會談非常適合收集有關員工想法和感受的定性反饋。您也許能夠將這些資訊濃縮成簡短的精彩片段或軼事，與主要利益相關者分享。

讓員工的直屬經理進行會談通常是有意義的。但是，組織可以安排上級人員來主持會議，以取得有效的結果。

如果您計劃舉行一對一的反饋收集會議，以下是一些您可以使用的問題：

• 到目前為止一切順利嗎？您體驗中的一些亮點是什麼？您面臨哪些挑戰？

• 您是否有足夠的時間、時間太少還是時間太多來完成您的工作？

• 到目前為止您的體驗與公司和工作在申請和麵試過程中向您介紹的情況相比如何？

• 您對您的入職體驗有什麼反饋？

• 關於我們的公司或您的角色，還有什麼不清楚的地方嗎？

• 您是否擁有完成工作所需的一切？

• 什麼可以幫助您更好地完成工作？

• 在您的反饋會議期間，是否有任何內容沒有被先前的問題涵蓋？

定量反饋/調查

如果您想更全面地瞭解新員工的整體感受，可以使用定量調查。在入職流程的關鍵點（例如，員工第一週或第一個月結束時）傳送此類調查通常很有用。

以下是公司使用的反饋表格樣本。

步驟 1 — 我及時收到了我的錄用通知書及相關資訊 —

步驟 2 — 我到達之前收到的資訊幫助我安頓下來 —

步驟 3 — 我知道在哪裡報到，該找誰，並且在到達時感到受到歡迎 —

步驟 4 — 完成公司入職培訓的模組 1 和 2 後，我瞭解了大學的目標、價值觀和職業健康與安全要求 —

步驟 5 — 我最初的工作單位入職培訓很有幫助且內容豐富 —

步驟 6 — 解釋了當地工作場所健康與安全要求，並完成了職業健康安全檢查表 —

步驟 7 — 我的新角色得到了有效的解釋，並且我能夠立即開始工作，而無需不必要的延誤 —

步驟 8 — 我的主管告知了我需要完成的任何強制性培訓 —

步驟 9 — 我瞭解我的試用期和績效管理、發展和考核義務 —

步驟 10 — 我對自己的角色感覺很瞭解也很舒適 —

儘早向新員工傳送此類資訊至關重要。您需要確保在他們做出長期留下的決定時抓住這個關鍵視窗期。

新員工反饋的好處

入職流程對您的新員工以及未來的員工都極其重要。在執行部分入職流程後，對新團隊成員進行調查，以獲得有關他們經驗、培訓流程優缺點的反饋，可以更好地提升您的公司。

新員工反饋的好處如下：

• 收集員工的反饋將揭示員工對入職計劃以及他們所代表的公司有何看法。

• 瞭解貴組織的新員工入職計劃是否有效。新員工是否瞭解他們的工作職能，並且他們是否正在學習如何有效地履行其職位？

• 深入瞭解為什麼新員工會被您的公司吸引。這有助於您瞭解公司被認為的好處是什麼，並讓您在未來的招聘過程中突出顯示特定功能。

• 新員工調查讓員工有機會提出改進招聘和培訓流程的方面，並解決他們遇到的任何問題。

• 瞭解候選人對招聘和錄用體驗的看法。他們在面試過程中是否感到舒適？

• 定期對新員工進行調查，可以逐步積累資料，以便進行長期分析。這有助於瞭解招聘、入職或培訓流程的改進是否提升了新員工的反饋，或者是否需要實施新的行動計劃。

• 按工作滿意度、主管支援、培訓和入職指導、公司政策和流程分組的反饋報告，有助於快速識別新員工體驗中的趨勢。

總之，新員工入職幾天後的反饋，有助於管理層分析現有入職培訓專案在獲得所需經驗豐富和熟練人才方面的效用和能力。如果發現現有入職培訓專案未能達到對新員工的預期，管理層會對其進行改進，使其煥然一新，以滿足新員工入職的需求。