商業法 - 公司會議

在法律眼中，公司被視為一個獨立於其成員的法人實體。公司的一切事務實際上都由董事會執行。公司董事會在公司章程細則賦予的權力範圍內執行這些事務。董事還在獲得公司其他成員同意的情況下行使某些自身權力。

公司其他成員的同意是在公司召開的股東大會上獲得的。董事會犯下的任何錯誤都將在公司會議上由股東（也被視為公司所有者）糾正。

股東大會是為了讓股東對董事會做出的決定和採取的措施發表意見。
正如1956年公司法所述，會議是公司管理的一個重要組成部分。
會議使股東能夠了解公司的正在進行的活動，並允許股東對某些問題進行討論。
公司會舉行各種型別的會議。
召開、召集和進行會議必須滿足各種標準。

法定會議

法定會議在公司的一生中只舉行一次。通常，它是在公司成立後不久舉行的。每一家股份有限公司或擔保有限公司，無論其股份是否有限，都必須在公司成立後立即積極召開法定會議。

法定會議應在公司開始營業後一個月至六個月內舉行。
一個月內召開的會議不能被視為公司的法定會議。
法定會議的通知應說明將在特定日期舉行法定會議。
私營公司和政府公司沒有義務舉行任何法定會議。
只有股份有限公司有義務在規定的時間內舉行法定會議。

法定會議程式

董事會必須將法定報告轉發給公司的每一位成員。這份報告必須在會議前至少21天寄出。出席會議的成員可以討論有關公司組建或與法定報告相關的主題。

在公司的法定會議上不能做出任何決議。
法定會議的主要目的是使成員熟悉有關公司籌辦和組建的事項。
股東收到有關認購股份、收到的款項、簽訂的合同、發生的初步費用等詳細資訊。
股東還可以有機會討論商業理念和方法以及公司的未來前景。
如果法定會議沒有達成結論，則會召開延期會議。
根據1956年公司法第433條，如果公司未能提交法定報告或未能按上述期限舉行法定會議，則可能被責令清算。
但是，法院可以下令公司提交法定報告並舉行法定會議，並對造成違規行為的責任人處以罰款，而不是直接對公司進行清算。

法定會議的延期

根據公司法第165(8)條，法定會議可以隨時延期。根據公司法規定釋出通知的任何決議，無論該決議是在最後一次會議之前還是之後提出，都可以透過。

延期會議與最初的法定會議具有相同的權力。
延期權取決於會議的決定。
主席未經會議成員同意不得延期會議。
如果成員希望延期，主席應延期會議，不得援引公司章程細則賦予主席的任何歧視性權力。
通常，即使大多數成員希望延期，主席也不必延期會議。
法定會議對僅在延期會議上處理原始會議上未完成的事務這一規則構成例外。
成員有權在延期會議上發起新的討論主題。
延期會議相對於法定會議的優勢在於，可以在延期會議上透過決議，而在法定會議上則無法做到。
如果需要根據法定會議上討論的主題透過任何決議，則必須在延期會議上透過，以符合法律規定。

違規

如果在提交法定報告或舉行法定會議方面出現任何違規行為，則相關責任人將根據公司法第165(9)條承擔罰款責任。罰款金額最高可達5000印度盧比。

如果法定會議未在規定的時間內舉行，法院還可以根據公司法第433(b)條下令強制清算公司。

法定報告

董事會必須將法定報告轉發給公司的每一位成員。這份報告必須在會議前至少21天寄出。

報告中應提及的具體事項如下：

已分配股份的總數，包括已全額支付和部分支付的股份，以及部分支付股份的考慮因素和延期原因
股份分配後收到的淨現金金額
對報告日期7天內收支情況的簡要概述，即摘要，公司在手餘額以及對公司初步費用的估算
董事、經理、秘書和審計師的姓名、地址和職位，以及自公司成立之日起進行任何替換時的變更日誌
任何需提交會議批准的修改或合同的詳細資訊
未履行任何承銷合同的限額以及未履行上述合同的正當理由
每位經理和董事應繳未繳款項的欠款
有關向任何董事或任何經理支付發行或出售股份或債券佣金或經紀費的詳細情況

年度股東大會

顧名思義，年度股東大會是每年舉行的一次股東大會。根據公司法第166條，所有公司都必須在規定的時間間隔內舉行年度股東大會。年度股東大會的通知必須包含會議的所有具體事項。但是，公司舉行第一次年度股東大會的時間放寬至公司成立之日起18個月。

根據公司法第166(1)條，在舉行第一次年度股東大會之前，公司沒有義務舉行任何股東大會。
這種放寬是為了讓公司能夠在較長的時間內製定最終報告。
公司法第166(1)條提供的另一個放寬是，經註冊官同意，可以推遲年度股東大會的日期。
此日期最多可以推遲三個月。
但是，此放寬不適用於第一次年度股東大會。
如果在註冊官同意下延期了會議日期，則公司可能一年內不舉行年度股東大會。
但是，會議延期的理由必須是真實的，並應得到充分的證明。

兩次年度股東大會之間的間隔

根據公司法第166(1)條，兩次年度股東大會之間的時間間隔不得超過15個月。根據公司法第210條，公司必須提交一份包含所有損益賬戶的報告。如果公司不以盈利為目的進行交易，則必須編制收入和支出賬戶報告。

該賬戶應說明公司自成立之日起所賺取和遭受的所有損益。
該賬戶應至少更新至上次年度股東大會之日起9個月。
還要求附上資產負債表以及賬戶。

年度股東大會須遵守以下三項規則：

會議必須每年舉行。
兩次年度股東大會之間允許的最長間隔為15個月。
會議必須在編制資產負債表後六個月內舉行。

如果不遵守上述規則，法律將視為違反公司法，並被視為違規行為，除非註冊官批准延期舉行會議。

日期、時間和地點

年度股東大會可以在營業時間內的任何時間舉行。年度股東大會的日期不得為公眾假期。會議可以在公司註冊辦事處或公司註冊辦事處所在轄區內的任何預選地點舉行。

股份有限公司或作為股份有限公司子公司的私營公司可以根據公司章程細則確定會議時間。
還可以在股東大會上透過決議，以選擇後續股東大會的時間。
但是，對於私營公司，會議的時間和地點是透過在任何會議上透過決議來確定的。
私營公司會議的舉辦地點可能不在公司註冊辦事處所在轄區內。
《1881年票據法》第25條將公眾假日定義為星期日或中央政府宣佈的任何其他公眾假日。在會議通知發出後，可以宣佈某一天為公眾假日。為了避免上述情況下可能造成的困難，《公司法》第2(38)條規定：“中央政府宣佈的任何公眾假日，除非在宣佈會議之前已釋出了宣佈該假日的通知，否則不應視為與該會議相關的假日。”

年度股東大會未舉行

根據《公司法》第166條，未按規定舉行年度股東大會被視為法律上的嚴重違法行為。每位違規的公司成員和公司本身都將被視為違規者。

違規者可能被處以最高50,000印度盧比的罰款。
根據《公司法》第168條，如果發現違規行為持續存在，則違規者將每天被處以2,500印度盧比的罰款，直至違規行為停止。

臨時股東大會

除法定會議、年度股東大會或任何延期會議外，公司的任何股東大會都被視為臨時股東大會。此類會議可以由董事在他們認為合適的時間隨時召開。但是，會議必須按照公司章程中規定的指南舉行。

這些會議通常是為了處理特殊性質的事務而召開的。公司的各種行政事務，只有透過股東大會透過決議才能處理，都將在這些會議上進行。

公司成員不可能等待下一次年度股東大會來解決此類問題。因此，公司章程規定可以召開臨時股東大會來解決此類問題。

臨時股東大會可以由以下人員召開：

董事會或股東的請求。
如果董事會未能召集會議，則由請求召集人自行召集。
由公司法委員會。

由董事會

如果某些重要業務需要公司成員的批准，董事會可以召開公司的臨時股東大會。根據公司章程，公司董事會可以在他們認為合適的時候召開臨時股東大會。

董事召開臨時股東大會的權力必須像董事行使的所有權力一樣，在董事會會議上行使。

根據章程的規定，如果所有董事成員簽署了決議，並且該決議與已透過的決議一樣有效，則可以根據該決議召開股東大會。章程還規定，董事人數可能不足以召開股東大會。

因此，如果董事人數不足，任何董事或公司的任何兩名成員都可以像董事會一樣召集股東大會。

根據股東的請求

公司成員也可以要求召開臨時股東大會。成員可以提出召開臨時股東大會的請求：

持有公司已繳股本的至少10%，並有權對會議討論事項進行表決。
如果公司沒有股本，則持有成員投票權的10%。
如果擬議決議將影響其利益，優先股股東也可以要求召開股東大會。
如果成員在提出請求後停止撤回，則撤回不會使請求失效。
股份的轉讓不會影響成員提出請求或在會議上投票的權利。

由請求召集人自行召開

如果董事在收到召開會議的請求後21天內未能召開會議，並且在提交請求後45天內未能召開會議，則可能會出現以下後果：

對於有股本的公司，由代表已繳股本的較大價值或不少於公司總股本十分之一的請求召集人召開。
對於沒有股本的公司，由持有至少十分之一總投票權的請求召集人召開。
此類會議必須在提交請求之日起三個月內召開。
此類會議應與董事會會議類似。
請求召集人無需披露在會議上擬議決議的原因。

由公司法委員會

如果由於任何任意原因實際上不可能召開除年度股東大會以外的會議，公司法委員會根據第186條可以自行或根據公司任何董事向公司法委員會提出的申請，命令召開會議。

需要根據《公司法》第186條提起訴訟，才能由公司法委員會召集會議。

董事會會議

董事會召開的會議是公司順利運作和經營的重要方面。《1956年公司法》納入了若干法定規定，以確保董事會批准的行動符合公司的利益。

董事會會議的頻率

根據《公司法》第285條，董事會會議應每三個月舉行一次。董事會可以在1月1日至3月31日之間的任何一天舉行會議。因此，下次會議應在4月1日至6月30日之間舉行。《公司法》第285條中沒有關於倒推計算的規定。

董事會會議通知

根據《公司法》第286條，應向所有董事發出適當的會議通知。只有在發出通知後才能召開會議。通知應送達董事會每位董事。

通知應在會議前至少七天送達。對於居住在印度境外的外國董事，沒有義務發出通知。但是，建議向所有董事（無論是在印度境內還是境外）送達通知。

舉行會議的日期

通常，董事會會議在工作日的工作時間內舉行。但是，董事會會議也可以在公眾假日舉行。

舉行董事會會議的時間

《1956年公司法》對董事會會議的時間沒有規定任何限制。它們可以根據董事會的方便在工作時間內或工作時間外舉行。

舉行董事會會議的地點

董事會會議可以根據董事會的方便在任何地方舉行。董事會無需像股東大會和法定會議那樣，選擇在公司註冊地所在的同一城市舉行會議。董事會會議也可以在國外舉行。

董事會會議的法定人數

根據《公司法》的規定，至少三分之一的董事或兩名董事（以較高者為準）必須出席才能舉行董事會會議。如果在計算三分之一時出現小數，則將小數計為1。這些規則也適用於私營公司。根據《公司法》第287(2)條，公司可以透過其章程提高法定人數。

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