撰寫文件
寫作就像開始一項作業。你需要做好計劃、準備充分、集中注意力、全身心投入，最重要的是，對你正在做的事情充滿熱情。如果你能做到以上幾點，那麼寫出一篇廣受好評的文章的機率就會大大增加。
撰寫文件的關鍵點
首先，讓我們承認一個事實：很少有人，幾乎沒有人能夠在第一次嘗試時就按照自己想要的方式將文件寫出來。想法和記憶往往在最意想不到的時候出現，而這些新的想法會隨著每一次後續的輸入而不斷改變你的文件。
一旦你把你的想法寫在了紙上，下一步就是以一種簡單、邏輯清晰、連貫的方式來呈現它。這需要計劃和準備，為此你可以遵循一些明確的步驟：
- 合適的語言
- 簡潔的英語（無專業術語）
- 簡單的句子
- 相關內容
- 使用專案符號
- 簡潔性
- 不斷改進
研究
在寫作之前，對任何主題進行研究都是一個非常關鍵的步驟。你的資訊來源需要可靠且被廣泛接受。在你確定和展開你的主題之前，你應該找到關於你主題的背景資訊。這可以透過查閱書籍、文章、期刊、新聞來源和雜誌來完成。現在人們也使用影片和錄音。以下步驟將幫助你：
記下重要且相關的細節。
根據主題和文件的目的評估每個要點。
記錄你的資源和參考文獻的詳細資訊（即作者、標題和出版物）。
以邏輯順序將內容安排在適當的標題和副標題下。
目的
瞭解你的讀者將極大地幫助你決定內容以及你應該如何處理它。如果你不瞭解你的讀者，那麼就像線上文章作者或博主一樣，記住你的目標群體。
在你開始寫作之前，始終嘗試理解你寫作的原因。它可能是以下任何一種：
- 提供資訊
- 運用說服力
- 表達你的觀點
- 提出建議
- 傳送報告
- 建議
- 期望的行動
- 達成成就
例如，如果你的目的是銷售產品或讓別人訂閱你提供的服務，或者推廣某個事業，問問自己以下問題：
我的潛在讀者是誰？
我的預期目標讀者的背景是什麼？
他們住在哪裡，他們多大年紀？
他們的興趣和優先事項是什麼？
這些問題將確定你寫作的目的。
撰寫文件
一旦你確定了你的讀者，嘗試預測你的讀者可能認為必要的資料，並在你寫作時將其包含在你的文件中。這可以透過問自己“WH問題”來完成。
回答WH問題——回答“誰？什麼？為什麼？在哪裡？什麼時候？給誰？如何？”將讓你在寫作內容方面有一個良好的開端。
確定開頭和結尾——在你收集了關於該主題的所有可能的觀點之後，你可以仔細閱讀它們並拒絕一些在你的文章中沒有意義的觀點。之後，找出哪個想法會產生最大的閱讀影響，並將它放在文章的開頭。結尾應該包含以清晰簡潔的方式總結所有觀點的想法。
徵求第二人的意見——在提交之前，始終讓別人檢查你的書面文字。這為審查提供了客觀的第二人視角，並防止你的情緒和偏見妨礙你。
討論建議並改進——一旦你的朋友提出了一些修改建議，實施你認為相關的建議。