備忘錄寫作

撰寫備忘錄的主要目的是透過記錄作為日後參考的資料來支援決策。它還有助於傳達資訊、提交非正式報告以及提出解決問題的方案。

在進行公司公告（例如員工任命、晉升和公司政策變更）時，可以使用商務備忘錄。

備忘錄格式

備忘錄通常包含以下內容：

• 機構名稱——在抬頭處。

• 備忘錄標題——在頁面頂部。

• 附件——作為參考附加到備忘錄的文件。

• 摘要——放在備忘錄開頭，應將主題濃縮為五到十行。不應包含術語或高度技術性的語言。

• 收件人——讀者的全名（包括榮譽稱號，但要避免像“先生”、“女士”之類的通用稱號。“收件人”一行否定了像“尊敬的”之類的稱呼用法）。

• 如果收件人超過五人，請在備忘錄結尾的“分發名單”下提及他們，並在“收件人”一行中提及。例如 - 收件人：請參考第14頁的分發名單。

• 發件人——此處提及傳送者的姓名和職稱。它否定了像“此致敬禮”之類的客套話。

• 日期——提及日期有助於追蹤備忘錄。

• 主題——用幾個詞（5-6個）提及主題，但應清楚地說明目的。

• 正文——本節包含引言、討論（包含2-3箇中間段落，提及細節）和結論。

• 引言——陳述備忘錄的目的和範圍。如果是好訊息、壞訊息、拒絕、駁回或批准，則在討論部分提供詳細資訊之前，在此處提及簡短的訊息。

• 討論——此處提及問題的細節、解決方法、分析、評估和建議。

• 結論——總結要點，併為讀者提供必要的行動和指示。

• 分發名單——分發名單上的姓名通常按字母順序排列。但是，如果其中一個人明顯高於其他人，則將該人的姓名放在首位。

• 撰寫人姓名首字母——備忘錄由撰寫人的姓名首字母（而不是簽名）完成，緊跟在最後一句之後。

備忘錄示例

備忘錄標題：<與Hasta La Vista公司就室內裝飾進行會議>

附件：<公司宣傳冊和報價單>

摘要——與Hasta La Vista公司的代表會面，商討公司辦公場所的室內裝飾事宜。

收件人：<Mohtahsim M.，Kiran K. Panigrahi，Gopal K Verma，Manisha Shejwal，Anaadi>

發件人：<Vineet Nanda>

日期: 23/04/2015

主題：今天下午6:00在會議室1與Hasta La Vista公司會面

根據我們2015年1月12日的先前討論，我們計劃翻新我們的辦公室內部。該會議最後做出的決定是聯絡一家室內裝飾公司。

Hasta La Vista是一家位於海德拉巴的室內裝飾公司，是業內發展最快的公司之一。

我們計劃聘請他們的服務來裝飾我們的辦公室場所。我們今天下午6:00將在會議室1與他們的代表會面。

期待您的積極參與。謝謝。

V.N.