商務寫作技巧 - 簡介

商務寫作旨在滿足在職業生活中進行清晰簡潔的溝通的需求——在與同事、上司和其他組織的代表打交道時。在大型組織中，清晰透明的溝通對其運作至關重要，因此商務寫作發揮著至關重要的作用。因此，傳送的資訊需要清晰、準確、基於事實且明確。

清晰簡潔的專業寫作在許多領域至關重要，例如法律、工程、技術手冊和產品標籤，因為誤解可能導致嚴重後果。

為什麼有效寫作很重要？

如今，許多專業人士，尤其是在職業生涯初期，都在尋求有關正式商務寫作所需技能的指導，因為他們在基本的語法、拼寫和標點符號方面遇到了困難。這是一個嚴重的侷限性，會降低他們的信心，並在被要求記錄和呈現資訊時讓他們猶豫不決。

透過有效的寫作技巧，他們可以提高書面溝通能力，並設法表達他們一直以來想要表達的觀點和想法，但從未成功表達過。這也會增強他們的信心，並提高他們在公司未來的發展前景。

你的資訊如何展現你本人

讀者總是根據他們如何解讀你的電子郵件來對你和你公司產生印象。商務寫作的目的是提供簡潔的溝通，同時牢記讀者、你公司的形象和你個人的形象。我們使用的詞語和我們寫的句子對於在讀者心中建立我們的認知至關重要。

商務寫作中的常見錯誤

在商務寫作中，其宗旨是——“少即是多”。許多人要麼在寫作中使用過多的內容，要麼提供的資訊過少且不完整。在兩者之間取得平衡是一個不小的挑戰。讓我們討論一下作家們最常犯的錯誤——

• 許多人使用諸如“loggerheads, cumbersome”之類的複雜詞彙來描述可以用“quarrel, clumsy”等簡單詞彙輕鬆解釋的事情。這些詞不僅令人困惑，而且含糊不清，因為它們沒有清晰地解釋任何內容。

• 過於正式的風格——諸如“We would desire it to the best of my intentions that you make your presence felt”之類的句子已經隨著殖民統治者的離去而消失。“We will be pleased if you come.” 用一半的詞語就能達到同樣的效果，而且沒有任何混淆。

• 現在，讓我們談談罪魁禍首——打字和拼寫錯誤，例如用“sprite, meat, usher”代替“spirit, meet, user”，不僅改變了句子的整體意思，而且還讓人尷尬。想象一下，有人寫道——“I will saw you soon”？

• 有些專業人士走向另一個極端，寫非常短的句子，有時是既不能解釋完整含義也無法給出明確指示的短語。此類寫作的示例包括——“See u today@5, Meeting tomorrow at 10.”

說服性寫作的 AIDA 公式

如果你仔細觀察過廣告，你會注意到一個有趣的模式——會發生一些非常吸引眼球或有趣的事情，立即抓住你的注意力。背景描述增加了產品的特性和優勢，開始引起你的興趣。在你不知不覺中，引人入勝的演示和有說服力的風格會在你心中產生一種想要至少嘗試一下該產品的慾望，然後引導你採取獲得該產品的行動。

如果你有過類似的經歷，或者認識有過類似經歷的人，你就會意識到 AIDA 的力量。在這種情況下，它是由營銷行業發明的來吸引客戶，這就不足為奇了。

如今，AIDA 技術用於商務寫作，目的是為了透過你的演示和說服力吸引並打動讀者。AIDA 的四個步驟是——

• 吸引注意力——用一句引人注目的句子吸引讀者。

• 激發興趣——透過提及讀者喜歡的益處來激發興趣。

• 產生慾望——使用中間段落促使讀者採取行動。

• 引導行動——讀者需要採取的行動來獲得他想要的東西。

目標導向的寫作

許多人在提到撰寫可以在辦公室裡傳閱的手稿或文件時都會不寒而慄。原因很明顯。在為商務用途撰寫任何內容時，需要考慮的引數實在太多了。正確的詞語選擇、句子結構、語法準確性、拼寫和用法的正確性，當然還有讀者對你形成的印象，這些都是你在為同事寫作時需要記住的重要要點。

那麼，如何處理這項任務呢？有句老話叫做“好的開始是成功的一半”。我們也需要在寫作中貫徹這一理念。我們需要找出寫作的目的，這將使我們能夠清楚地思考以下問題——

• 你的讀者是誰？

  這將幫助你理解根據讀者群適合使用的詞彙和句子結構。

• 你的文件的目的是什麼？

  你需要理解你寫作的原因。

• 讀者為什麼要閱讀你的文件？

  換句話說，你必須考慮文件中傳達給讀者的資訊。

• 你期望什麼結果？

  每個動作都有一個大小相等的反作用力，因此，對於你寫的每個詞，都必須產生一個相等的反應（即使不一定是相反的）。這意味著，如果你想得到你期望的反應或結果，你的措辭應該能夠清晰地表達你想要表達的內容。

開始行動

專家認為，商務信函的真正目的是激發讀者立即或延遲採取行動。還記得 AIDA 技術嗎？它以行動結束，而這正是每一篇寫作都應該追求的目標。

經理傳送的電子郵件會被其團隊成員閱讀，並且根據指令的清晰度以及每個讀者的個人理解，要麼完成所需的行動，要麼留下一些方面。因此，讓我們現在關注一下在設計任何文字時需要牢記的最重要事項。在撰寫商務文件時，你必須——

• 知道你想要寫什麼。
• 寫出你想要實現的目標。

瞭解這兩點將在很大程度上為你指明處理任何內容的正確方向，而找到正確方法的最有效方法之一是——頭腦風暴。

頭腦風暴

頭腦風暴是一種在不考慮任何邏輯順序、序列、標點符號和拼寫的情況下寫下任何想法的技術。在頭腦風暴期間，無需擔心思想的順序和詞語的正確用法。相反，應該專注於收集有關該特定主題的所有可用想法和資料。

花點時間思考一個主題。收集你的想法，並開始隨機地將它們寫下來。讓一個想法自由地引導你走向另一個相關想法，以此類推。這種資訊的收集將逐漸為你提供一種處理內容的方法。一段時間後，就會形成一些替代方法。你越繼續審視寫在紙上的思維流，就會產生越多的想法。

現在嘗試以邏輯的流程來排列這些想法。暫時不要檢查語法。只需嘗試獲得一個統一的流程。現在你所有的想法都將得到簡化。然後，進行必要的編輯，例如用更合適的詞語替換某些詞語，檢查語法、詞語用法、拼寫和標點符號。