有效的電子郵件寫作
電子郵件被廣泛用作一種廉價且高效的商務溝通工具。電子郵件很少打印出來，通常以電子文件形式使用，因為電子郵件易於存檔和檢索。它之所以流行，是因為它易於訪問，從CEO到清潔工，組織中的每個人都可以使用。
電子郵件是高效地以清晰易讀、專業的方式傳達資訊的一種方式。許多人以時間不足為由，轉發質量低下的電子郵件，這些郵件從不完整到難以理解不等。
許多人將電子郵件與簡訊混淆，或者至少他們撰寫電子郵件的方式暗示了這一點。鑑於這種情況，讓我們討論一下文字對話和電子郵件寫作之間的區別。
簡訊對話——在簡訊對話中，兩人可以以快速來回溝通的方式交換資訊、共享細節、提供更正和請求澄清。
電子郵件——相比之下，電子郵件由專業人士閱讀，根據他們的工作，每天可能會收到20到200封電子郵件。他們既不想進行來回對話，也沒有時間多次詢問細節。他們只想理解郵件內容，閱讀說明，處理資訊，完成任務，並清空收件箱的“未讀”部分。
記住這一點，讓我們討論一些撰寫有效電子郵件的技巧——
計劃你的郵件。
使用主題行來吸引讀者的注意力。
保持郵件簡短明瞭。
不要全部小寫。
傳送郵件前校對並承擔責任。
如果你生氣了，請先冷靜幾分鐘再發送電子郵件。
不要全部大寫。大寫被認為是在“大喊”。
在某些情況下，電子郵件可能並不適用。建議在以下情況下打電話——
你需要討論個人、敏感或機密資訊。
你要傳遞壞訊息。
你的資訊很複雜，意思可能會在措辭中丟失。
你需要立即回覆。
電子郵件的法律風險
電子郵件是許多工作場所的首選溝通方式，這意味著它們承載著許多可能是機密的資訊。電子郵件中資訊的安全性保密性是發件人和收件人的共同責任。公司有嚴格的指導方針來保護其檔案及其內容。讓我們討論一些最常用的指導方針，以防止濫用電子郵件。
如果你做了以下事情，你和你公司將對許多法律訴訟承擔責任——
傳送或轉發包含攻擊性內容的電子郵件。
傳送包含病毒的附件。
未經許可將發件人的電子郵件轉發給他人。
試圖偽造他人的電子郵件或從他人的帳戶傳送電子郵件。
傳送電子郵件時試圖隱瞞你的身份。
未經許可複製屬於他人的郵件。
正式電子郵件的格式
雖然我們大多數人都向朋友傳送非正式電子郵件，其中可能包含語法錯誤，但在給同事寫郵件時情況並非如此，尤其是在我們想要留下好印象時，我們必須更加小心和委婉。以下是一些關於電子郵件正確格式的常規技巧——
背景
所有電子郵件都應使用預設的白色背景。彩色背景或滾動設計被認為是不專業的和分散注意力的。
字型
首選字型是Times New Roman或Arial，字號為12。
字型顏色
字型應僅為深藍色或黑色。
聯絡方式
官方聯絡資訊，如姓名、職位、電子郵件ID、聯絡電話、公司標誌和通訊地址，應在簽名區域註明。最好避免個人陳述。
名字和姓氏
它們應使用與電子郵件正文相同的字型，字號僅大兩號。不推薦使用草書字型。
簽名
以下資訊應使用與電子郵件正文相同的字型和字號。
- 職位
- 部門
- 公司名稱及地址
- 地標和郵政編碼。
- 聯絡電話
- 電子郵件地址
- 公司電話號碼
- 公司傳真號碼
- 公司網址
- 公司網址
示例——
Vineet Nanda Lead, Learning & Development Soft Skills Tutorialspoint Pvt. LTD. Jubilee Hills, Hyderabad Beside UCO Bank, 500033 Ph: 91 40 23542835 Fax: 91 40 23542836 vineet.nanda@tutorialspoint.com https://tutorialspoint.tw/
免責宣告（帶示例）
在你的電子郵件簽名末尾使用標準字型、8號字型的免責宣告——
您必須閱讀此宣告
此電子郵件和任何附件中包含的資訊是機密的，可能受版權或其他智慧財產權保護。未經發件人明確同意，您無權使用或披露此資訊。
電子郵件示例
| 收件人< md@tutorialspoint.com> |
| 抄送< hr@tutorialspoint.com> |
| 主題：關於室內裝飾的回覆 | 確定會議日期和時間 |
尊敬的先生
我收到了你關於聯絡室內裝飾公司的郵件。據此，我聯絡了Hasta La' Vista，這是一家在提供行為培訓、模式評估、心理測量分析等方面最負盛名的公司之一。
他們回覆了我的郵件，並對我們合作的前景感到高興。他們要求我安排一次會議，以便他們的代表可以來訪並親自解釋其餘細節。我已經將他們的條款和條件作為名為條款的PDF附件傳送到此郵件。請仔細閱讀並回復。
期待您的回覆。謝謝。祝您今天愉快。
此致敬禮
