讀者要求

商業檔案都有受眾和明確的用途。因此，在編寫商業檔案之前務必先考慮讀者的要求。這就是幾乎所有信函都以向檔案接收者致意的原因。

在開始寫作之前，先了解寫作原因以及希望透過閱讀此信函實現什麼行為/目標。

讀者想要什麼

寫作時務必考慮到你要傳送信函的讀者。為了讓任何書面檔案內容全面，在整個寫作過程中應問自己以下幾個問題 −

• 你的讀者是誰？
• 他想要知道什麼？
• 他需要知道什麼？
• 他對此主題已經瞭解多少？
• 預計傳送該檔案的完成時間是什麼時候？

在檔案開始時告訴讀者閱讀你的檔案的好處、期望他們採取的行為/完成的目標以及從閱讀你的檔案還能獲得哪些其他資訊。