商務寫作技能速查指南

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商務寫作技能 - 引言

商務寫作旨在滿足在職業生活中進行清晰簡潔溝通的需求——在與同事、上司以及其他組織的代表打交道時。在大型組織中，清晰透明的溝通對於其運作至關重要，因此商務寫作發揮著至關重要的作用。因此，傳送的資訊需要清晰、準確、基於事實且明確。

清晰簡潔的專業寫作在許多領域至關重要，例如法律、工程、技術手冊和產品標籤，因為誤解可能會造成嚴重後果。

為什麼要進行有效寫作？

如今，許多專業人士，尤其是在職業生涯初期，都在尋求有關正式商務寫作所需技能的指導，因為他們在基本的語法、拼寫和標點符號方面遇到了困難。這是一個嚴重的侷限性，會降低他們的信心，並在被要求記錄和呈現資訊時讓他們猶豫不決。

透過有效的寫作技巧，他們可以改進書面溝通，並設法呈現他們一直以來想要表達但從未成功表達的觀點和想法。這將增強他們在公司中的信心和未來的發展前景。

你的資訊如何展現你

讀者會根據他們如何解讀你的電子郵件對你和你公司的印象產生不同的看法。商務寫作的目的是提供簡潔的溝通，同時牢記讀者、你公司的形象以及你個人的形象。我們使用的詞語和我們撰寫的句子對於在讀者心中建立我們的認知至關重要。

商務寫作中的常見錯誤

在商務寫作中，其宗旨是——“少即是多”。許多人要麼在寫作中使用過多的內容，要麼提供過少且不完整的資訊。在兩者之間找到平衡點是一個不小的挑戰。讓我們討論一下作者最常犯的錯誤。

• 許多人使用像“loggerheads, cumbersome”這樣的大而難的詞來描述可以用更簡單的詞語像“quarrel, clumsy”輕鬆解釋的事情。這些詞不僅令人困惑，而且含糊不清，因為它們沒有清晰地解釋任何內容。

• 過於正式的風格——像“我們希望盡我所能地希望您能露面”這樣的句子已經隨著殖民統治者而消亡。“如果您能來，我們將不勝榮幸。”用一半的字數就能達到同樣的效果，而且沒有任何混淆。

• 現在，讓我們來談談罪魁禍首——打字和拼寫錯誤，例如將“spirit, meet, user”寫成“sprite, meat, usher”，這不僅改變了句子的整體含義，而且還會造成尷尬。想象一下，有人寫道——“我很快就會saw你”？

• 有些專業人士走向另一個極端，寫非常短的句子，有時是既不解釋完整含義也不給出明確指示的短語。此類寫作的示例包括——“今天5點見，明天10點開會”。

說服性寫作的AIDA公式

如果你仔細觀察廣告，你會注意到一個有趣的模式——一些非常吸引眼球或有趣的事情立即吸引了你的注意力。背景描述增加了產品的特性和優勢，開始引起你的興趣。在你意識到之前，吸引人的展示和有說服力的風格會在你心中產生嘗試一下產品的渴望，然後引導你採取獲得產品的行動。

如果你有過類似的經歷，或者認識有過類似經歷的人，你就會意識到AIDA的力量。在這種情況下，它並非來自營銷行業吸引客戶而發明的，這一點也不會讓人感到意外。

如今，AIDA技巧在商務寫作中用於同樣的目的——用你的陳述和說服力吸引讀者並打動他們。AIDA的四個步驟是：

• 吸引注意力——用一句引人注目的句子吸引讀者。

• 激發興趣——透過提及讀者喜歡的產品的益處來激發興趣。

• 產生渴望——使用中間段落促使讀者採取行動。

• 促使行動——讀者需要採取的行動來獲得他想要的東西。

目標導向的寫作

許多人在提及撰寫可以在辦公室中傳閱的手稿或文件時都會感到不寒而慄。原因顯而易見。在為商業用途撰寫任何內容時，需要考慮的引數實在太多。正確的詞語選擇、句子結構、語法準確性、拼寫和用法的正確性，當然還有讀者對你形成的印象，這些都是你在為同事寫作時需要牢記的重要事項。

那麼，如何處理這項任務呢？有一句老話叫做“好的開始是成功的一半”。我們也需要在寫作中貫徹這一理念。我們需要找出我們寫作的目的，這將使我們對以下問題有清晰的認識：

• 你的讀者是誰？

  這將幫助你瞭解根據讀者群合適的詞彙和句子結構。

• 你的文件的目的是什麼？

  你需要了解你寫作的原因。

• 讀者為什麼要閱讀你的文件？

  換句話說，你必須考慮文件中傳達給讀者的資訊。

• 你期望什麼結果？

  每個動作都有一個大小相等的反作用力，因此，對於你寫的每一個詞，都必須產生一個相應的反應（即使不一定是相反的）。這意味著，如果你想獲得你期望的反應或結果，你的詞語應該能夠清晰地表達你想要表達的內容。

開始行動

專家認為，商務信函的真正目的是引發讀者立即或延遲的行動。還記得AIDA技巧嗎？它以行動結束，而這是每一篇寫作都應該追求的目標。

經理傳送的電子郵件由他的團隊成員閱讀，並且根據指令的清晰度以及每個讀者的個人理解，要麼完成所需的行動，要麼留下一些方面。因此，現在讓我們專注於在設計任何文字時需要牢記的最重要的事情。在撰寫商務文件時，你必須：

• 知道你想寫什麼。
• 寫出你想達到的目標。

瞭解這兩件事將極大地幫助你找到處理任何內容的正確方向，而找到正確方法的最有效方法之一就是——頭腦風暴。

頭腦風暴

頭腦風暴是一種寫下你腦海中任何想法的技術，無需過多擔心邏輯順序、序列、標點符號和拼寫。在頭腦風暴過程中，無需擔心想法的順序和詞語的正確使用。相反，應該專注於收集關於特定主題的儘可能多的想法和資料。

花點時間思考一個主題。收集你的想法，並開始隨機地寫下來。讓一個想法自由地引導你走向另一個相關的想法，依此類推。這種資訊的收集會慢慢讓你找到內容的切入點。經過一段時間後，就會形成一些替代方案。你越關注你寫在紙上的思想流，就會產生越多的想法。

現在嘗試以邏輯順序排列這些想法。暫時不要檢查語法。只需嘗試獲得一致的流程。現在你所有的想法都將變得井然有序。然後，進行必要的編輯，例如用更合適的詞語替換某些詞語，檢查語法、詞語的使用、拼寫和標點符號。

有效寫作 - 開始行動

隨著我們周圍世界的不斷發展，如今每個人都必須寫作，無論他們的年齡、工作和職位如何。無論是學校作業、提交報告還是簽署發票——每個人都在寫作。

雖然許多“必須”寫作的人實際上喜歡寫作，但也有一些人認為寫作只不過是一項苦差事。這些人存在的問題在於他們沒有給自己時間思考如何寫作。因此，他們的寫作風格耗時、不準確且令人不滿意。

就像解決代數問題有步驟一樣，獲得更好的書面輸出也有一些步驟可以遵循。在本章中，我們將討論你應該如何實際啟動撰寫有效商務文件的過程。

如何開始

在所有步驟中，最棘手（也是最令人沮喪的）的是找到開頭。以下是一些快速開始工作的技巧：

• 研究以查詢事實。
• 頭腦風暴以記下所有隨機的想法。
• 與同事討論草稿。
• 保持友好、輕鬆的寫作語氣。
• 設身處地為讀者著想。
• 檢查並睡上一覺。

規劃和結構

公司定期製作文件，例如給股東的年度報告、給客戶的月刊和給員工的社論。根據你正在設計的內容量，你可能需要以三種結構來組織資料：

• 基於時間結構

  當您撰寫議程和會議記錄，或需要按時間順序分配任務和記錄結果的報告時，可以使用這種結構。

• 字母順序結構

  當文件包含大量需要按特定字母順序（A – Z）排列的獨立主題時，可以使用此結構。例如，詞彙表或關於水果和卡路里的書籍，其中水果名稱按字母順序排列。

• 主題結構

  最常用的結構是根據主題劃分結構。例如，一個網站可以將其常見問題解答頁面設計成三種主題供選擇——“送貨狀態”、“投訴”和“付款和退款”，每個主題都包含幾個相關問題。

有效整理內容的步驟

有一些有效的步驟可以幫助您以適當的結構組織內容，並以邏輯的流程填寫詳細資訊，使整個文件看起來同步且完整。這些步驟包括：

• 文件應具有邏輯的開頭、中間和結尾。

• 將訊息主體組織成簡潔的小段落（最多 4-5 段）。

• 修改內容以適合您的讀者。

• 寫作過程中不要偏離焦點和信件的預期結果。

• 寫作時不要自我糾正，只在頭腦風暴後進行編輯。

• 在開始編輯之前休息一段時間。

最重要的是，在撰寫商務文件時，應始終遵循邏輯順序，以確保文件傳達正確的訊息。

讀者需求

商務文件有其目標受眾和特定目的。因此，在撰寫商務文件之前，務必牢記讀者的需求。這就是幾乎所有信件都以稱呼收件人開頭的原因。

在開始寫作之前，瞭解您寫作的原因以及希望透過閱讀此信件採取或完成什麼行動。

讀者想要什麼

關鍵是要牢記您要傳送給誰，才能進行寫作。為了使任何書面檔案都具有全面性，在整個寫作過程中，您應該問問自己以下幾個問題：

• 您的讀者是誰？
• 他想知道什麼？
• 他需要知道什麼？
• 他對該主題已瞭解多少？
• 傳送文件的預期時間是多久？

在文章開頭就告訴讀者閱讀您的文件將獲得哪些好處，提及對他們期望的行動/成就，以及他們從閱讀您的文件中還能獲得哪些其他資訊。

撰寫文件

寫作就像開始一項作業。您需要有良好的計劃、準備、專注、投入，最重要的是，對您正在做的事情充滿熱情。如果您實施了所有提到的要點，那麼撰寫一篇廣受好評的文字的機率將對您有利。

撰寫文件的關鍵要點

首先，讓我們接受這樣一個事實：很少有人，幾乎沒有人，能夠在第一次嘗試時就將他們想要表達的內容以他們想要的方式寫到紙上。想法和記憶往往在最意想不到的時候出現，這些新的想法會隨著後續每一次輸入而不斷改變您的文件。

一旦您將想法寫到紙上，下一步就是以簡單、邏輯、連貫和清晰的方式呈現出來。這需要計劃和準備，您可以遵循一些明確的步驟：

• 合適的語言
• 通俗易懂的英語（無行話）
• 簡單的句子
• 相關內容
• 使用專案符號
• 簡潔性
• 持續改進

研究

在寫作之前，對任何主題進行研究都是一個非常關鍵的步驟。您的資訊來源需要可靠且被廣泛接受。在確定和開發主題之前，您應該找到主題的背景資訊。這可以透過參考書籍、文章、期刊、新聞來源和雜誌來完成。如今，人們也使用影片和錄音。以下步驟將幫助您：

• 記下重要且相關的資訊。

• 根據主題和文件的目的評估每個要點。

• 記錄您的資源和參考文獻的詳細資訊（即作者、標題和出版物）

• 按邏輯順序將內容排列在合適的標題和副標題下。

目的

瞭解您的受眾將極大地幫助您確定內容以及應該如何處理它。如果您不瞭解您的受眾，請牢記您的目標群體（即您文章的目標受眾），就像線上文章作者或博主那樣進行寫作。

在開始寫作之前，始終嘗試瞭解您寫作的原因。它可能是以下任何一個：

• 提供資訊
• 運用說服力
• 陳述您的觀點
• 提出建議
• 傳送報告
• 建議
• 期望的行動
• 達成一項成就

例如，如果您打算銷售產品或讓某人訂閱您提供的服務，或正在推廣一項事業，請問問自己以下問題：

• 我的潛在讀者是誰？

• 我預期目標讀者的背景是什麼？

• 他們住在哪裡，年齡多大？

• 他們的興趣和優先事項是什麼？

這些問題將確定您寫作的目的。

撰寫文件

確定了目標受眾後，嘗試預判讀者可能認為必要的的資訊，並在寫作過程中將其包含在文件中。這可以透過問問自己“WH問題”來實現。

• 回答WH問題——回答“誰？什麼？為什麼？在哪裡？什麼時候？給誰？如何？”將使您對寫作內容有一個初步的瞭解。

• 確定開始和結束——在收集了關於主題的所有可能的創意之後，您可以瀏覽它們並拒絕一些在您的文章中沒有意義的創意。之後，找出哪個創意在閱讀時會產生最大的影響，並將其放在文章的開頭。結尾應該包含總結所有創意的清晰簡潔的想法。

• 徵求第二人的意見——在提交之前，始終請其他人檢查您的書面文字。這為審查提供了客觀的第二人視角，並避免您的情緒和偏見妨礙審查。如果內容保密且不得共享，則不要這樣做。

• 討論建議並納入改進——一旦您的朋友提出了一些修改建議，請實施您認為相關的建議。

起草的三個步驟

撰寫初稿

在寫下想法之前，先大聲思考您的想法，以便清晰地表達這些想法。獲得初始草稿後，根據標準文件結構填寫相關缺失的細節。根據您的內容提綱，使用專案符號和縮排表示標題、副標題和小標題。

重新起草

完成初稿後，等待幾天再進行編輯。透過客觀地評估每個單詞、句子和段落，以設計簡潔準確的內容來改進草稿。

• 包含任何遺漏的必要細節。

• 使句子更緊湊和更清晰。

• 檢查時態是否一致。

• 校對拼寫、語法和標點符號。

• 在適當的情況下使用主動語態和第一人稱。

• 重新排列句子或段落的順序並檢查流暢度。

撰寫最終稿

撰寫多個草稿，每個草稿都比上一個草稿有所改進。不斷修改最終稿，直到您對最終輸出滿意為止。將其展示給同事並徵求他們的反饋。討論建議並實施必要的更正或更改。

撰寫最終副本

• 鍵入文件的最終副本。

• 逐字逐句、逐圖逐表地校對。

• 在文件末尾簽署和/或鍵入您的姓名或姓名首字母。

• 將文件傳送給讀者。

調整內容

在調整內容以滿足客戶和讀者需求時，應儘量避免使用專業術語、首字母縮略詞和縮寫。這些不僅會讓讀者感到困惑，讓他們猜測意思，導致對所提及內容的模糊解讀。下面將討論更多此類要點。

為了根據讀者的需求調整文件的內容、語氣和語言，您應該遵循以下簡單步驟：

• 更多地使用“您”，而不是使用“我”或“我們”。

• 從讀者的角度寫作。

• 關注他們的利益。

• 您的語言不應特定於任何性別、種族、年齡和殘疾。

• 使用專業但友好的語氣，給人以正式而友善的印象。

• 使用禮貌、簡單和準確的積極詞語

儘可能使用第二人稱代詞，而不是“我、我們”，這會給人一種積極的語氣，並讓讀者認為您正在與他感同身受。這讓他處於掌控地位，因為他將其理解為一次獨家對話，而不是針對大眾的一段文字。

寫作須知15點

現在您已經瞭解瞭如何構建您的想法並將您的想法按順序排列，讓我們學習如何使您的寫作看起來更專業和更簡潔。

很多人都有非常有趣的想法，他們甚至能夠將這些想法寫到紙上。然而，即使他們的寫作很好，並且想法得到了恰當的表達，但他們的讀者數量卻無法擴充套件到一定的水平。這是因為他們的寫作缺乏恰當的詞彙選擇，或者可能使用了像“防患於未然”這樣的諺語，讀者可能不理解。

讓我們討論在校對和修改寫作時應牢記的 15 件事：

清晰度

• 您的寫作必須在第一次閱讀時就能被理解。避免使用專業術語、不熟悉的單詞或正式語言。

正式與現代

• 付款已妥善記錄與我們已收到您的支票。

• 附此與請見附件

避免歧義

• 應避免使用具有雙重含義的詞語或使讀者困惑的句子：

• 吃完魚後，Kiran 和 Karan 談話。（誰吃了魚？）

避免口語化

• 簡而言之與總之

• 當今時代與今天，目前

避免使用過多單詞

• 活動之前與之前

• 此時此刻與現在

避免不必要的重複

• 絕對必要

• 組合在一起

僅包含相關資訊

• 省略不必要的背景資訊。

• 保持句子簡短而簡單——17 個單詞或更少。

完整性

• 檢查是否包含了讀者需要的所有資訊：

• 誰？什麼？在哪裡？什麼時候？為什麼？如何？

正確性

• 檢查語法和人名、地名拼寫是否準確）。

• 他做到了與他做到了。

• 它的顏色褪去了與它的顏色褪去了。

不要依賴拼寫檢查

• 鍵入“no/on”、“then/than”、“quite/quiet”、“lose/loose”不會顯示錯誤。

具體性

• 提供具體的細節。

• 您的投資計劃將獲得高額利息。

• 您的投資計劃將獲得 8% 的利息。

有說服力

• 使用可信的語言。避免誇大和最高階。

• 總是與通常

• 從不與很少

禮貌

• 在寫作中保持良好的禮儀。在傳達壞訊息時應使用被動語態，以避免負面語氣。

• 我們無法同意合同中規定的條款和條件。

• 需要對條款和條件進行一些討論。

以讀者為中心進行寫作。

• 性別歧視 – 主席，商人

• 居高臨下 – “當然”，“顯然”

使用專案符號

• 以簡單明瞭的方式傳達您的資訊

• 突出顯示最重要的資訊。

有效的電子郵件寫作

電子郵件作為一種廉價且高效的商務溝通工具被廣泛使用。電子郵件很少打印出來，通常以電子形式儲存，因為電子郵件易於歸檔和檢索。它之所以受歡迎，是因為易於訪問，從公司CEO到清潔工，組織中的每個人都可以使用。

電子郵件是有效地以清晰、易讀和專業的方式傳達資訊的方式。許多人以時間不足為由轉發質量低下的電子郵件，這些郵件從不完整到難以理解。

許多人將電子郵件與簡訊混淆，或者至少他們撰寫電子郵件的方式暗示了這一點。鑑於此，讓我們討論一下文字對話和電子郵件寫作之間的區別。

• 簡訊對話 – 在簡訊對話中，兩人可以以快速來回溝通的方式交換資訊、分享細節、提供更正和請求澄清。

• 電子郵件 – 與此相比，電子郵件由專業人士閱讀，他們每天可能收到20到200封電子郵件，具體取決於其工作性質。他們既不想進行來回對話，也沒有時間多次請求詳細資訊。他們只想瞭解電子郵件的內容，閱讀說明，處理資訊，完成任務，並清空收件箱中的“未讀”部分。

牢記這一點，讓我們討論一些撰寫有效電子郵件的技巧 –

• 計劃您的資訊。

• 使用主題行吸引讀者的注意力。

• 保持資訊簡短明瞭。

• 不要將整個資訊都用小寫字母輸入。

• 傳送之前校對您的資訊，並承擔責任。

• 如果您生氣，請先冷靜幾分鐘，然後再發送電子郵件。

• 不要用大寫字母輸入資訊。大寫字母被認為是在“大喊”。

在某些情況下，電子郵件可能不適用。建議在以下情況下打電話 –

• 您需要討論個人、敏感或機密資訊。

• 您要傳達壞訊息。

• 您的資訊很複雜，措辭可能會導致含義丟失。

• 您需要立即回覆。

電子郵件的法律風險

電子郵件是許多工作場所的首選溝通方式，這意味著它們承載著大量可能屬於機密的資訊。電子郵件中資訊的安全性與機密性是傳送方和接收方的共同責任。公司有嚴格的指南來保護其檔案及其內容。讓我們討論一些最常見的指南，以防止電子郵件被濫用。

如果您以下列情況，您和您的公司將對多起訴訟承擔責任 –

• 您傳送或轉發包含冒犯性內容的電子郵件。

• 您傳送帶有病毒的附件。

• 您未經許可將傳送者的電子郵件轉發給其他人。

• 您試圖偽造他人的電子郵件或從他人的帳戶傳送電子郵件。

• 您在傳送電子郵件時試圖隱藏自己的身份。

• 您未經許可複製屬於他人的資訊。

格式化電子郵件的格式

雖然我們大多數人都會向朋友傳送包含語法錯誤的非正式電子郵件，但在寫給同事時並非如此，尤其是在我們想給人留下好印象時，我們需要更加小心和委婉。以下是一些關於電子郵件正確格式的一般提示 –

背景

所有電子郵件都應使用預設的白色背景。彩色背景或滾動設計被認為是不專業的和分散注意力的。

字型

首選字型為Times New Roman或Arial，字號為12。

字型顏色

字型只能為深藍色或黑色。

聯絡方式

簽名區域應包含正式的聯絡資訊，如姓名、職位、電子郵件ID、聯絡電話、公司徽標和通訊地址。最好避免個人陳述。

名和姓

它們應使用與電子郵件正文相同的字型，字號放大兩級。不建議使用草書字型。

簽名

以下資訊應使用與電子郵件正文相同的字型和字號提供。

• 職位
• 部門
• 公司名稱和地址
• 地標和郵政編碼。
• 聯絡電話
• 電子郵件地址
• 公司電話號碼
• 公司傳真號碼
• 公司網址
• 公司網址

示例 –

   Vineet Nanda
   Lead, Learning & Development
   Soft Skills
   Tutorialspoint Pvt. LTD.
   Jubilee Hills, Hyderabad
   Beside UCO Bank, 500033
   Ph: 91 40 23542835
   Fax: 91 40 23542836
   vineet.nanda@tutorialspoint.com
   https://tutorialspoint.tw/

免責宣告（附示例）

在電子郵件簽名的末尾使用標準字型、8號字號的免責宣告 –

您必須閱讀此通知

此電子郵件和任何附件中包含的資訊是機密的，可能受版權或其他智慧財產權保護。未經發送方明確同意，您無權使用或披露此資訊。

電子郵件示例

尊敬的先生

我收到了您關於聯絡室內裝飾公司的郵件。根據您的指示，我聯絡了Hasta La' Vista，這是一家在提供行為培訓、模式評估、心理測量分析等方面最負盛名的機構之一。

他們回覆了我的郵件，並對我們合作的前景感到高興。他們要求我安排一次會議，以便他們的代表能夠訪問我們，並親自解釋其餘細節。我已經將他們的條款和條件作為名為條款的PDF附件傳送到此電子郵件中。請仔細閱讀並回復。

期待您的回覆。謝謝。祝您愉快。

 

此致

商務信函寫作

商務信函用於表達好訊息、壞訊息、感謝、確認、邀請、請求、問題、拒絕或投訴。它通常透過電子郵件傳送，並帶有公司抬頭。

商務信函分為三個部分 –

• 引言 – 以問候語和/或對先前郵件的引用開頭。

• 主體 – 包含詳細資訊和補充資訊。

• 結論 – 建議或提及要採取的行動以及結尾。

商務信函的格式

商務信函通常包含以下要素 –

• 抬頭
• 組織名稱
• 地址
• 電話號碼
• 日期
• 收件人姓名（優先考慮職位）
• 地址
• 尊敬的 [收件人姓名]先生/女士
• 您的參考編號（如果適用）和主題
• 引言
• 正文
• 結論
• 此致
• 作者簽名
• 姓名
• 職位

示例 - 商務信函

Tutorialspoint私人有限公司。

地址 - 22號路388-A

Jubilee Hills，海德拉巴，A.P。

500033，電話：91 40 23542835

日期- 23/04/2015

致

經理

Hasta La Vista咖啡私人有限公司

地址 - 12號路318-W

Jubilee Hills，海德拉巴，A.P。

500033，電話：91 40 23542836

尊敬的Sri先生

參考編號：< IBDFC172187323：確認電話>

主題：< 預約會議討論室內裝飾>

Tutorialspoint致以問候

我們是一家位於海德拉巴的教育機構，是全球線上培訓領域發展最快的公司之一。我們的一家合作公司向我們推薦了貴公司，並對貴公司令人稱讚的工作表示讚賞。

我們希望利用貴公司的服務來裝飾我們的辦公場所。我們希望與您的代表會面，因此請告知我們會議的日期和時間，以便我們討論細節。

期待您的回覆。祝您愉快。

此致

（插入簽名）

Vineet Nanda

學習與發展主管

軟技能，Tutorialspoint私人有限公司。

備忘錄寫作

撰寫備忘錄的主要目的是透過記錄參考以供將來使用來支援決策。它還有助於傳達資訊、展示非正式報告以及提出解決問題的方案。

在進行公司公告（如員工任命、晉升和公司政策變更）時，使用商務備忘錄是合適的。

備忘錄的格式

備忘錄通常包含以下要素 –

• 組織名稱 – 在抬頭中。

• 備忘錄標題 – 在頁面頂部。

• 附件 – 附加到備忘錄以供參考的檔案。

• 摘要 – 放在備忘錄的開頭，應將主題濃縮為5到10行。它不應包含術語或高度專業化的語言。

• 收件人 – 收件人的全名（包括榮譽頭銜，但保留“先生”、“女士”等通用頭銜。'收件人'行否定'敬啟者'等問候語的使用）。

• 如果收件人超過5人，請在備忘錄末尾的“分發列表”下提及他們，並在“收件人”行中引用它。例如 - 收件人：請參閱第14頁的分發列表。

• 發件人 – 此處提及傳送者的姓名和職位。它否定'此致'等結束語。

• 日期 – 說明日期有助於跟蹤備忘錄。

• 主題 – 用幾個詞（5-6個）說明主題，但它應清楚地說明目的。

• 正文 – 本節包含引言、討論（包含2-3箇中間段落，提及詳細資訊）和結論。

• 引言 – 陳述備忘錄的目的和範圍。對於好訊息、壞訊息、拒絕、駁回或批准，在討論部分提供詳細資訊之前，此處會提及一條簡短的資訊。

• 討論 – 此處提及問題的詳細資訊、解決問題的辦法、分析、評估和建議。

• 結論 – 總結要點併為讀者提供必要的行動和指示。

• 分發列表 – 分發列表中的姓名通常按字母順序排列。但是，如果其中一個人明顯高於其他人，請將該人的姓名放在首位。

• 作者姓名縮寫 − 備忘錄由作者姓名縮寫而非簽名完成，位於最後一句之後。

 

備忘錄示例

備忘錄標題: <與Hasta La Vista公司會面商談室內裝飾>

附件: <公司宣傳冊和報價清單>

摘要 − 會見Hasta La Vista公司代表，商討辦公室場所的室內裝飾事宜。

收件人: <Mohtahsim M.，Kiran K. Panigrahi，Gopal K Verma，Manisha Shejwal，Anaadi>

發件人: <Vineet Nanda>

日期: 23/04/2015

主題: 今日下午6:00在會議室1與Hasta La Vista公司會面

根據我們2015年1月12日的先前討論，我們計劃翻新辦公室內部。該會議結束時做出的決定是聯絡一家室內裝飾公司。

Hasta La Vista是一家總部位於海德拉巴的室內裝飾公司，是業內發展最快的公司之一。

我們計劃聘用他們來裝飾我們的辦公室場所。我們將在今天下午6:00在會議室1與他們的代表會面。

期待您的積極參與。謝謝。

V.N.

會議記錄

會議記錄也稱為**議定書**或**紀要**，是會議的現場書面記錄。它包括與會人員名單、提出的問題、相關回應以及為解決問題而做出的最終決定。其目的是記錄哪些行動已分配給誰，以及取得的成就和截止日期。

會議記錄格式

會議記錄通常包含以下要素：

• 公司名稱 − 位於頁面左上方。

• 日期 − 位於頁面右上方。

• 主題 − 空兩行；居中對齊。

• 與會人員 − 姓名和職位（表格的兩列）。

• 缺席人員 − 姓名、角色、缺席原因。（三列）

• 議程 − 將要討論的主題。

• 提出的問題 − 以及發言人的姓名。

• 建議 − 以及發言人的姓名。

• 決定 − 會議的結果。

• 任務清單 − 分配的任務和相應的責任人。

• 下次會議 − 下次會議的日期和主題。

 

示例 - 會議記錄

日期 - 23/04/2015

Tutorialspoint私人有限公司。

地址 - 22號路388-A

Jubilee Hills，海德拉巴，A.P。

500033，電話：91 40 23542835

主題- 下午6:00與Hasta La Vista公司代表會面

與會人員

缺席人員

議程 − 與Hasta La Vista公司代表會面

提出的問題 − 報價過高、工期過長、按小時計費。

建議

決定 − 告知代表與他們的管理層協商並彙報情況。

任務清單

下次會議 − 2015年4月30日下午4:30在會議室1

議程寫作

議程也稱為**議事日程**或**日程安排**，是從開始到休會，按順序列出活動的清單。議程透過提供專案清單以及需要討論的明確主題、目標和時間範圍，幫助做好會議準備。

議程格式

議程通常包含以下要素：

• 會議議程標題 − 位於頂部；最好居中對齊

• 會議資訊 − 目的說明

• 目標 − 議程說明

• 日期 − 用於維護通訊記錄

• 地點 − 會議地點

• 時間 − 會議實際開始時間

• 會議型別 − 頭腦風暴或討論或評估

• 到達時間 − 會議開始時間

• 休會時間 − 會議結束時間

• 與會人員 − 出席人數及其姓名

• 會議準備 −

• 請閱讀 − 需遵循的指示

• 請攜帶 − 當天應攜帶的物品

• 行動專案 −

上次行動	責任部門	截止日期
新行動	責任部門	截止日期

• 其他說明 − 其他需要記錄的指示或資訊。

示例 - 議程撰寫

與Hasta La Vista公司代表會面後的更新

會議資訊 − 會見Hasta La Vista公司代表後的更新。

目標 − 為辦公室場所的室內裝飾。

日期- 2015年4月23日

地點- 會議室1

時間- 下午4:30

會議型別- 討論

到達時間- 下午6:00

休會時間- 下午8:30

與會人員- Mohtahsim M.，Kiran K. Panigrahi，Gopal K Verma，Manisha Shejwal

會議準備:

請閱讀 - Hasta La Vista公司宣傳冊，報價檔案

請攜帶 - 競爭對手公司的報價，每小時費率分析

行動專案:

到期行動:

新行動

其他說明 - 室內裝飾需要購買的產品。

商業案例寫作

商業案例或提案的目的是確定組織的需求並提出滿足這些需求的策略。它也用於評估結果以獲得最佳成功。商業案例是一份書面檔案，旨在說服決策者批准案例中建議的行動。

商業案例格式

商業案例通常包含以下要素：

• 商業案例標題 − 提案主題

• 執行摘要 − 提案說明

• 當前流程 − 目前正在執行的程式

• 更改原因 − 更改將帶來的利潤

• 風險 − 公司需要注意的因素

• 選項 − 可以實施的任何替代程式

• 選項比較 − 所有選項的風險與收益分析

• 建議 − 更改後要實施的最終選項

• 行動 − 實施更改所需的步驟

• 審批請求 − 哪些行動需要誰的審批

示例 - 商業案例撰寫

Hasta La Vista公司室內裝飾反饋

執行摘要:

我們已將辦公室內部裝修任務委託給Hasta La Vista，這是一家總部位於海德拉巴的知名室內裝飾公司。

當前流程

我們目前按小時支付Hasta La Vista公司22,000印度盧比的報酬，用於其350小時的室內裝飾業務。這包括五小時的辦公室場所裝飾和重新設計。運營時間為每週七天，每天運營五小時，時間為上午11:00至下午4:00。

更改原因:

輸出不符合客戶要求。使用了過多的裝飾材料，浪費很多。

風險 − 新的裝飾設計師可能會恢復以前的狀態，撤銷所有翻新工作。

選項 − 要求新的裝飾公司繼續使用相同的模板進行設計，而不是強制使用新的設計。

選項比較 − 新公司的積極性下降可能會導致生產力下降，但固定的每月補償和更多每日工作時間將平衡生產力。

建議 − 終止與Hasta La Vista公司的合同。聯絡Rye's Décor公司。

行動 − 聯絡Rye's Décor公司的代表和技術人員，讓他們檢查場所並提交包含評估的最終報告。

審批請求:

• 聯絡Rye's Décor公司- 需要人力資源和行政部門的批准

• 會見Rye's Décor公司的代表- 需要總經理的批准

• 敲定翻新報價- 需要人力資源和財務部門的批准。

媒體釋出寫作

媒體釋出也稱為**新聞稿**、**新聞釋出**或**新聞宣告**，是針對新聞媒體成員的書面或錄製通訊，目的是向公眾宣佈一些有新聞價值的事情。

媒體釋出格式

媒體釋出通常包含以下要素：

• 公司徽標和地址 − 在信頭中提及

• 日期 − 新聞釋出日期

• 時間 − 活動時間

• 釋出日期 − 提及的活動日期

• 標題 − 對活動進行簡短的一行描述

• 地點 − 活動地點

• 引言 − 對活動及其原因的描述。

• 什麼 − 活動的全部內容是什麼？

• 為什麼 − 為什麼組織這次活動？

• 何時 − 活動計劃在何時舉行？

• 誰 − 哪些人將參加活動？

• 關於 − 對公司的簡要描述

• 聯絡方式 − 哪裡可以聯絡以獲取更多詳細資訊

示例 - 媒體釋出

活動日期- 2015年4月23日

活動時間- 下午4:00

媒體釋出日期- 2015年4月30日

Tutorialspoint Pvt. LTD.盛大開業

地點

Tutorialspoint私人有限公司。

地址 - 22號路388-A

Jubilee Hills，海德拉巴，A.P。

500033，電話：91 40 23542835

引言- Tutorialspoint Pvt. LTD.將在翻新後開業，我們邀請大家見證我們工作場所的新面貌。

• 什麼 − Tutorialspoint Pvt. LTD.的室內裝飾。

• 為什麼 − 歡迎大家來參觀我們煥然一新的場所。

• 何時 − 2015年4月30日下午4:00起在公司場所舉行。

• 誰 − 員工及其家人、媒體、嘉賓、Prince舞蹈團

關於 - tutorialspoint.com是一個專門的網站，致力於在計算機工程學術、資訊科技、計算機語言和管理領域提供高質量的線上教育。該網站由一位AMU校友Mohtashim先生於2006年啟動了一個關於HTML的教程而建立。目前，該網站由Tutorials Point (I) Pvt. Ltd.開發和維護，該公司於2014年6月12日成立。

聯絡方式

地址: 印度特倫甘邦海德拉巴Jubilee Hills 22號路388-A，郵編500033

簡歷撰寫

簡歷是申請人申請新工作時用來展示其背景和技能的檔案。它是候選人工作經驗和教育背景的總結。

簡歷格式

雖然簡歷的模板因職業而異，但我們將在此討論最廣泛接受的格式，該格式包括：

• 姓名 − 申請人的全名，不使用諸如先生、女士等普通稱呼。

• 地址 − 常住地址

• 目標 − 您職業生涯的目標

• 教育背景 − 您的學歷

• 技能 − 您所在職業的專業領域

• 程式語言 − 如有

• 軟體工具 − 您在工作中使用的軟體工具（MS Word、Excel）

• 作業系統平臺 − 您使用的作業系統（Windows、Mac）

• 資料庫管理系統 − 如有

• 個人技能 − 軟技能

• 經驗分解 − 對您經驗的詳細解釋

• 成就與興趣 − 愛好。職業生涯中的成就

• 宣告 − 宣告申請人提供的所有資訊均屬實

注意 - 標註為 (e, f, i) 的欄位會根據申請人的專業領域而變化。 (g, h) 項現在被視為通用模板的一部分，因為幾乎所有公司現在都期望候選人具備某些特定軟體工具（例如 MS Word、MS Excel 等）的基本計算機技能。

簡歷示例

個人簡歷寫作

簡歷 (CV) 是對個人經驗和其他資格的書面概述，潛在僱主在尋找求職者時會參考這些資訊，通常由有任期經驗的申請人用於尋求工作變動時使用。

簡歷和履歷 - 有什麼區別？

簡歷很容易被誤認為是履歷，但是，兩者之間存在顯著區別。履歷通常由沒有相關職業經驗或完全沒有經驗的申請人使用。另一方面，簡歷則由具有相關經驗的候選人使用。

簡歷格式

與履歷一樣，我們將討論一個廣泛接受的模板。簡歷通常包含以下元素 -

• 姓名 − 申請人的全名，不使用諸如先生、女士等普通稱呼。

• 地址 - 常住地址。

• 總結 - 簡要描述你在職業生涯中取得的成就。

• 學歷 - 你的學歷。

• 其他知識 - 你在職業之外獲得的技能。

• 已獲得技能 - 軟技能。

• 程式語言 − 如有

• 軟體工具 − 您在工作中使用的軟體工具（MS Word、Excel）

• 作業系統平臺 − 您使用的作業系統（Windows、Mac）

• 資料庫管理系統 − 如有

• 個人技能 − 軟技能

• 經驗分解 − 對您經驗的詳細解釋

• 成就與興趣 − 愛好。職業生涯中的成就

• 宣告 - 說明所有關於申請人的資訊都是真實的。

注意 - 標註為 (e, g, j) 的欄位會根據申請人的專業領域而變化。 (h, i) 項現在被視為通用模板的一部分，因為幾乎所有公司現在都期望候選人具備某些特定軟體工具（例如 MS Word、MS Excel 等）的基本計算機技能。

簡歷示例

報告寫作

商業報告主要用於傳達有關特定主題的詳細資訊，這與以摘要形式傳達資訊的信函不同。

報告通常以時間順序的方式從一個報告期到另一個報告期撰寫，以便可以比較連續報告中釋出的資訊。報告可能會發布或傳送給公司外部的個人。

商業報告格式

正式的商業報告通常包含以下元素 -

• 標題部分 - 包括目錄和使用的術語定義。可以提及可選的詳細資訊，例如作者姓名和準備日期。

• 摘要 - 對主要要點、結論和建議的所有相關資訊的概述。最好在最後編寫此部分，以包含所有最後一分鐘的修改。

• 引言 - 說明編寫報告的原因以及它解決的問題；通常是報告的第一頁。

• 正文 - 報告的主要部分；它包含行業術語。資訊按重要性遞減的順序排列成各個部分。

• 結論 - 這一部分與摘要一起是報告中最常閱讀的部分，因此語言應該簡潔明瞭。

• 建議 - 按優先順序遞增的順序採取的行動。

• 附錄 - 支援你的結論的技術細節和行業事實。

報告寫作示例

總結:

引言:

Tutorials Point 起源於這樣一個想法：存在一類讀者更能接受線上內容。

我們商業模式的簡史:

每月有 1500 萬讀者閱讀 3500 萬頁內容。我們的內容和資源免費提供，我們希望保持這種狀態。

過去十年的成就

旅程始於 2006 年的一個關於 HTML 的單一教程，並因其產生的反響而感到欣喜，我們努力將新的教程新增到我們的資源庫中。

正文:

網站上的內容由高技能的專業人士建立。許多自由職業者幫助我們發展了內容。

結論:

我們的使命是提供簡單易學的學習，提供關於廣泛的技術和非技術主題的清晰、簡潔、切中要點的內容。

建議:

改進內容設計。

努力進行網路建設。

附錄:

“資訊政策：立場宣告、原則、法規和其他相關宣告的彙編”。網路資訊聯盟。檢索於 2013 年 6 月 24 日。

資料視覺化

資料視覺化 透過使用資訊圖形（如表格和圖表）來清晰有效地向用戶傳達資訊。它幫助使用者以更簡單的方式分析大量資料。它使複雜的資料更容易獲取、理解和使用。

當用戶需要檢視特定引數的模式時，可以使用表格；而當需要顯示一個或多個引數的資料模式或關係時，則可以使用圖表。

視覺化表示資料時應遵循的技巧 -

• 為所有圖表編號
• 為所有圖表新增標籤
• 確保軸上的測量單位清晰標註
• 將任何解釋性資訊放在視覺化內容下方的腳註中
• 檢查佈局以確保最大清晰度

資料視覺化的優缺點

以下是視覺化表示資料的優缺點 -

優點

• 更廣泛的受眾可以快速訪問它。

• 它在一個小空間內傳達大量資訊。

• 它使你的報告更具視覺吸引力。

缺點

• 它可能歪曲資訊 - 如果採用了不正確的視覺化表示。

• 它可能分散注意力 - 如果視覺化資料失真或過度使用。

常見的版式錯誤

從定義上來說，商業檔案應該簡潔明瞭。它應該以嚴格的專業佈局呈現。我們在此列出了一些在準備商業檔案時應避免的一些常見佈局錯誤。

避免不必要的元素

除非圖片和引言絕對必要，否則不要用它們填充所有空白空間。

注意內容過多

使用簡短清晰的句子。除非與文字相關，否則避免使用顏色和影像。

不要過度使用對稱

對稱排列的表格過一段時間後會顯得乏味。使用不同形狀的圖片來打破對稱。左對齊文字比居中對齊文字更易讀。

注意統一性

在整個文件中保持統一的字型、字號、字型顏色和格式。

分層寫作

首先從最重要的資訊開始，然後按照重要性遞減的順序繼續。

避免過度使用多媒體

如果使用不當，動畫、影片和聲音都會分散讀者的注意力，而不是吸引他們閱讀文字。保持簡單。

常見縮寫