有效寫作——開始行動
隨著世界的發展，如今無論年齡、職業和職位如何，每個人都必須寫作。無論是學校作業、提交報告還是簽署發票——每個人都在寫作。
雖然許多“必須”寫作的人實際上喜歡寫作，但也許多人認為寫作只不過是一項苦差事。這些人存在的問題是，他們沒有給自己時間思考如何寫作。結果，他們的寫作風格費時、不準確且令人不滿意。
正如解代數題有步驟一樣，也有一些步驟可以遵循以獲得更好的書面輸出。在本章中，我們將討論如何實際啟動撰寫有效商務文件的過程。
如何開始
在所有步驟中，最棘手（也是最令人沮喪的）的是弄清楚開頭。以下是一些快速開始工作的技巧：
- 研究以查詢事實。
- 集思廣益，記下所有隨機的想法。
- 與同事討論草稿。
- 保持友善、輕鬆的寫作語氣。
- 設身處地為讀者著想。
- 檢查一下，然後睡一覺。
規劃和結構
公司定期製作文件，例如供股東閱讀的年度報告、供客戶閱讀的月刊通訊以及供員工閱讀的社論。根據您正在設計的文件內容量，您可能需要按照三種結構來組織資料：
- 基於時間的結構
當您撰寫議程和會議記錄，或按時間順序分配任務和記錄結果的報告時，可以使用此結構。
- 字母順序結構
當文件包含大量需要按特定字母順序（A-Z）排列的單獨主題時，可以使用此結構。例如，詞彙表或關於水果和卡路里的書，其中水果名稱按字母順序排列。
- 主題結構
最常用的結構是根據主題劃分的結構。例如，網站可以設計其常見問題解答頁面，使其包含三個主題供選擇——“送貨狀態”、“投訴”和“付款和退款”，每個主題都有幾個關於該主題的問題。
有效的內容安排步驟
有一些有效的步驟可以幫助您以正確的結構安排內容，並以邏輯的流程填寫詳細資訊，以便整個文件看起來同步且完整。這些是：
文件應具有邏輯的開頭、中間和結尾。
將郵件正文組織成簡潔的小段落（最多 4-5 段）。
修改內容以適應您的讀者。
寫作時不要偏離主題和預期的結果。
寫作時不要糾正自己，只有在集思廣益之後才進行編輯。
在開始編輯之前休息一下。
最重要的是，在撰寫商務文件時，應始終遵循邏輯順序，以確保文件傳達正確的訊息。
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