專案管理基礎

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什麼是專案？

專案是為創造獨特的產品或服務而進行的臨時性努力。

• 專案是獨一無二的。

• 專案本質上是臨時的，有明確的開始和結束日期。

• 當專案目標實現或確定專案不再可行時，專案即完成。

• 成功的專案是指滿足或超出干係人期望的專案。

如何獨特？

• 產品特性逐步細化。

• 產品或服務在某些方面不同於其他產品或服務。

如何臨時？

• 它有明確的開始和結束。努力。

• 它不是像運營那樣持續不斷的努力。

• 當目標達成時，它就停止了。

• 專案完成後，團隊解散。

示例

修建道路是一個專案的例子。修建道路的過程需要有限的時間，併產生獨特的產品。

運營另一方面，是重複性的。每月生成賬單和每天廣播新聞都是運營的例子。

子專案是專案的組成部分，通常外包。

什麼是專案管理？

專案管理是將知識、技能、工具和技術應用於專案活動以滿足專案需求的過程。

專案管理是透過使用以下流程來實現的：

• 啟動

• 計劃

• 執行

• 監控和控制

• 收尾

專案經理或組織可以將專案劃分為以上階段，以提供更好的管理控制，並與執行組織的持續運營建立適當的聯絡。這些階段統稱為專案生命週期。

專案經理在交付專案時，需要平衡以下約束條件：

• 範圍

• 進度

• 質量

• 資源

• 客戶滿意度

• 風險

這些都是相互關聯的，一個方面的變化通常會導致至少另一個方面的變化。

例如：

• 如果時間延長，專案的成本將增加。

• 如果在相同成本下時間延長，則產品的質量將會降低。

• 如果範圍擴大，成本和時間也將延長。

對任何一個約束條件的更改都會引發一系列活動，這些活動需要在整個專案中整合更改。

什麼是專案組合管理？

專案組合由一組相關的專案組成，專案組合管理是管理多個正在進行的專案的過程。例如，設計、製造和提供汽車品牌的支撐基礎設施。

專案組合管理涉及集中管理和協調相關專案組，以實現專案組合的目標。

在某些情況下，專案管理是專案組合管理的子集。在這種情況下，專案經理可能向專案組合經理彙報。專案集由多個專案組合組成。

什麼是專案集管理？

專案集是專案、專案組合、子專案集和運營的集合，這些集合被組合在一起，以促進對這些工作的有效管理，以滿足戰略業務目標。組織根據具體目標管理其專案集。

高階管理人員或高階管理團隊通常承擔組織的專案集管理責任。

專案集管理包括管理專案集中專案組合。這包括根據專案組合的戰略目標權衡每個專案或潛在專案的價值。

專案集管理還涉及監控正在進行的專案，以確保其符合目標，在組織的其他投資之間平衡專案集，並確保有效利用資源。

為什麼我們需要專案管理？

我們需要專案管理來有效地管理專案並推動專案成功。專案管理從權衡專案需求和可行性後決定啟動專案開始。專案啟動後，至關重要的是在每個步驟中觀察專案的進展，以確保它在規定的時間內，在分配的預算內交付所有所需內容。其他影響專案管理需求的驅動因素包括：

• 人類知識的指數級增長

• 全球對商品和服務的需求

• 全球競爭

• 團隊需要以質量和標準來滿足需求。

• 提高對專案的控制

• 提高績效

• 改善預算和質量

專案管理技能

許多專案管理工具和技術都是專案管理特有的。但是，有效的專案管理要求專案管理團隊獲得以下三個維度的專案管理能力：

• 專案管理知識能力 - 這指的是專案管理團隊對專案管理的瞭解。

• 專案管理績效能力 - 這指的是專案管理團隊在應用其專案管理知識時能夠做或完成的事情。

• 個人能力 - 這指的是專案管理團隊在執行專案或活動時的行為方式。

人際交往技能管理

人際關係管理包括：

• 有效溝通 - 資訊交換

• 影響組織 - “完成工作”的能力

• 領導力 - 制定願景和戰略，並激勵人們實現該願景和戰略

• 激勵 - 激勵人們取得高水平的績效並克服變革的障礙

• 談判和衝突管理 - 與他人協商以與他們達成協議或達成協議

• 決策 - 能夠獨立做出決策。

• 政治和文化意識 - 對於處理各種個人和職業問題非常重要。

• 團隊建設 - 能夠建立一個高效的團隊。

什麼是PMBOK指南？

PMBOK指南是專案管理的聖經。PMBOK代表專案管理知識體系。PMBOK指南中定義了十個知識領域，如下所示：

• 專案整合管理

• 專案範圍管理

• 專案成本管理

• 專案時間管理

• 專案風險管理

• 專案質量管理

• 專案人力資源管理

• 專案溝通管理

• 專案採購管理

• 專案干係人管理

每個知識領域都包含某些流程。PMBOK 5中共有47個流程。每個流程都有以下三個重要部分。

• 輸入

• 工具與技術

• 輸出

PMBOK涵蓋了所有10個知識領域和47個流程，包括其輸入、輸出和工具與技術。

此外，專案管理學科還有五個流程組。

它們是：

• 啟動

• 計劃

• 執行

• 監控和控制

• 收尾

每個流程都屬於這五個專案階段之一。瞭解這47個流程中的每個流程所屬的流程組非常重要。