前臺管理 - 夜審

審計就是對組織進行財務檢查。對於酒店業務而言，財務管理始於前臺。對客人賬單進行準確的交易過賬始於前臺，然後進一步傳遞到後臺會計部門。在審計過程中，會每天對客人賬戶進行復核。

專家建議酒店管理團隊每天檢視夜審報告，以便深入瞭解酒店入住率和財務狀況。

讓我們看看什麼是夜審以及夜審的詳細資訊。

什麼是夜審？

夜審是一個審計過程，夜審員審查酒店一天內發生的所有財務活動。

一天的審計過程通常在當天結束後的晚上進行，因此稱為“夜審”。可以使用傳統的紙張、收據、憑證、優惠券和檔案的方法進行審計。但是，使用現代PMS系統進行審計更加容易、快速和高效。

夜審期間的基本活動

夜審員在夜審活動期間執行以下步驟：

• 過賬住宿和稅費
• 累積客人服務費和付款
• 結算各個部門的財務活動
• 結算應收賬款
• 運行當天的試算平衡
• 編制夜審報告

夜審的必要性

夜審的目的是評估酒店的財務活動。夜審不僅透過檢查貸方和借方來審查客人賬戶，還跟蹤客人的信用額度，並核對來自各個部門的預計銷售額和實際銷售額。夜審審查每天流入和流出酒店賬戶的現金流。

夜審在酒店業務運營中具有重要意義。管理部門參考夜審報告來規劃未來目標和控制支出。管理人員可以立即對獲得的資訊做出反應。

夜審員的職責

除了上面列出的基本審計活動外，夜審員還承擔以下職責：

• 接替上一班的工作。
• 晚上11:00以後辦理客人的入住或退房手續。
• 登記客人。
• 為新入住的客人分配住宿。
• 在新建立的客人賬戶中結算交易。
• 核實客人賬單。
• 核實房間狀態報告。
• 將所有文書工作與PMS中的賬戶進行核對。
• 對場所的安全負責。
• 保管客人住宿鑰匙。
• 備份PMS生成的報告。
• 準備次日預計抵達客人的名單。
• 結束一天的財務活動。
• 開始下一天的財務活動。
• 接收和記錄銀行存款。

夜審報告的型別

如今，PMS在很大程度上幫助夜審員進行審計並生成準確的報告。以下是夜審期間生成的一些典型報告：

• 夜審住宿報告 - 它顯示了房間被佔用、空置、入住、退房、未入住和取消的天數。此報告可以顯示上述任何專案的更多詳細資訊。

• 夜審櫃檯報告 - 它提供現金和信用卡收據和提款的詳細資訊。

• 夜審收入報告 - 它提供住宿收入、取消和未入住收入以及其他POS收入的資訊。透過旅行社、公司組織、網際網路預訂等各種機構和組織產生的收入也列在此報告中。

• 夜審稅務報告 - 包含預訂收入和其他POS收入（如增值稅、奢侈稅和服務稅）的所有稅務資訊。

• 收銀員報告 - 這是現金流入和流出、信用卡和PMS總額的收銀員活動的詳細清單。收銀員報告是酒店財務控制系統中非常重要的部分。前臺經理審查夜審報告，並查詢實際收到的金額與PMS總額之間的任何差異。

• 經理報告 - 這是前一天入住情況的統計列表。它包括有關可用住宿、已入住住宿、已售和空置住宿、標準價、酒店客人數量、未入住人數等的詳細資訊。

• 總經理報告 - 酒店的每個部門都需要向前臺傳送每日銷售報告。利用這些資訊，會為總經理的評估生成部門總報告。總經理確定盈利部門並評估銷售和營銷的成功情況。

• 高餘額報告 - 這是關於超過酒店管理部門設定的信用額度的客人的詳細報告。

• 分類賬餘額彙總報告 - 它顯示預付押金分類賬、客人分類賬和城市分類賬的期初和期末餘額。

• 房價審計報告 - 它列出應用於每個客人的所有費率以及與預定價目程式碼相比的標準價差異。

平衡夜審報告

以下是用於平衡夜審的一些公式：

銀行存款平衡公式

銀行存款平衡公式為：

Total Bank Deposits
   - Total Cash Sales
   - Credit card received A/R
   – Cash received A/R
= 0

客人分類賬平衡公式

客人分類賬平衡公式為：

Total Revenue
   - Paid-outs and non-collect sales
= Daily revenue
   - Total cash income
   - Today’s outstanding A/R income
= 0

城市分類賬平衡公式

城市分類賬平衡公式為：

Yesterday's outstanding A/R
   + Today's outstanding A/R income
= Total outstanding A/R
   - Credit card received and applied to A/R
   – Cash received and applied to A/R
= balance of A/R