前臺管理 - 會計

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任何企業或組織的會計部門都會跟蹤、記錄和管理企業與其客戶之間的財務交易。會計部門直接處理企業的財務狀況並追蹤其業績。這有助於管理層做出適當的決策。

對於酒店業務而言，會計就是管理支出和收入。它向客人提供清晰的資訊，從而避免給客人帶來任何不愉快的意外。讓我們進一步瞭解前臺的會計部門。

什麼是前臺會計？

這是一個系統化的過程，其中前臺會計人員識別、記錄、衡量、分類、核實、彙總、解釋、組織和溝通酒店業務的財務資訊。

最簡單的形式，前臺賬戶類似於英文字母“T”形。

在前臺會計領域，“T”形的左邊輸入借方（費用），增加賬戶餘額；“T”形的右邊輸入貸方（付款），減少賬戶餘額。

基本前臺會計公式

Net Outstanding Balance = Previous Balance + Debit – Credit

其中**借方**增加未償餘額，**貸方**減少未償餘額。

大多數現代酒店企業都採用自動化會計系統。

前臺會計系統目標

會計系統的目標包括：

• 準確處理客人和酒店之間的交易。
• 追蹤客人入住期間的全部交易。
• 監控客人的信用額度。
• 避免任何欺詐的可能性。
• 組織和報告交易資訊。

賬戶型別

酒店業務中與客戶相關的典型賬戶如下：

• 客人賬戶
• 非客人賬戶或城市賬戶
• 管理賬戶

客人賬戶和城市賬戶的區別

以下是客人賬戶和城市賬戶的一些主要區別：

管理賬戶

一些酒店允許經理與客人進行簡短的互動，以處理客人的疑問或不滿，或任何可能達成商業交易的機會。例如，如果客人對酒店政策有任何疑問，經理會邀請客人喝咖啡或飲料，並嘗試解決問題。與這次互動相關的費用將記錄在管理賬戶中。

報表及其型別

報表是單個賬戶中發生的所有交易的報表。

前臺員工在報表上記錄客人和酒店之間的所有交易。報表以零初始餘額開啟。報表中的餘額會根據交易而增加或減少。在退房時，結清付款後，報表餘額必須恢復為零。

報表型別

主要的報表型別如下：

• **客人報表** – 用於記錄單個客人的費用。

• **主報表** – 用於記錄團體/組織的費用。

• **非客人報表** – 用於記錄非住客的費用。

• **員工報表** – 用於記錄酒店員工在咖啡店消費的費用。

過賬及其型別

在報表上記錄條目的過程稱為交易的**“過賬”**。主要有兩種過賬型別：

• **貸方** – 減少客人的未償餘額。這些條目包括全額或部分付款，或根據代金券進行的調整。

• **借方** – 增加客人賬戶的未償餘額。借方條目包括餐廳、客房服務、健康中心/水療中心、洗衣房、電話和交通費用。

憑證及其型別

憑證是交易的詳細書面證據。它將交易從其來源轉移到前臺。憑證用於通知前臺客人購買或在酒店使用任何服務的情況。

酒店中常用的典型憑證如下：

• 現金收據憑證
• 佣金憑證
• 收費憑證
• 零星現金憑證
• 補貼憑證
• 雜項收費單 (MCO)
• 付款憑證 (VPO)
• 轉賬憑證

以下是一些典型的憑證。

零星現金憑證

付款憑證

賬簿及其型別

賬簿是一組賬戶。前臺處理兩種賬簿：

• **客人賬簿** – 目前入住酒店的所有客人賬戶的集合。

• **非客人賬簿** – 所有未結清的已離開客人賬戶的集合。

酒店還使用其他兩種型別的賬簿。這兩種型別的賬簿都由後臺會計部門使用，如下所示：

• **應收賬款賬簿** – 後臺會計人員在客人離開後未結清賬單的情況下，會向客人郵寄賬單和報表，並確保已提供的服務的付款。

• **應付賬款賬簿** – 工作人員處理代表客人預付給酒店用於未來消費商品和服務的款項。

賬戶結算

關於賬戶結算，有一些問題：

賬戶結算的方向

**由客人** – 客人透過現金/信用卡/支票結清自己的賬戶。

**由組織** – 組織透過將款項轉入酒店賬戶來結清客人賬戶。

賬戶結算方法

以下是常用的賬戶結算方法：

**本地貨幣賬戶結算** – 客人可以使用本地貨幣支付，無需支付兌換手續費。

**外幣賬戶結算** – 如果客人選擇以外幣支付，銀行的支付服務將收取總應付金額的約 3% 到 6% 的手續費。

**使用旅行支票進行賬戶結算** – 旅行支票，即主要世界貨幣面額的預印支票，是現金支付的一個不錯的選擇。

**簽帳金融卡** – 如今，使用磁卡支付賬戶是最常見的方式。使用簽帳金融卡支付與現金支付一樣好，因為款項會立即從客人的銀行賬戶轉入酒店的銀行賬戶。

如果是信用卡結算，會計人員會將客人簽署的收費憑證郵寄給信用卡公司；最好在指定時間內完成。然後，信用卡公司會透過轉賬來結清客人賬戶。

**組織的信用結算** – 許多國家、國際、私人或公共組織會派遣員工或學生參加研討會、研討會或會議。這些組織與酒店簽訂協議，以信用方式支付員工的賬單。根據房間夜數（房間數 × 代表預計入住的夜晚數），組織預訂住宿。這通常被稱為使用直接結算進行賬戶結算。

在**直接結算賬戶結算**中，前臺員工會核實客人報表並將客人賬戶轉移到非客人賬戶或城市賬戶。酒店的後臺會計會核實客人報表，並負責從直接結算機構（如大使館、大學或組織）收取直接結算金額。

會計部門還會通知客人，如果直接結算機構未能或拒絕支付費用，則客人需要自付費用以結清賬戶。

**組合賬戶結算** – 客人可以透過支付部分現金和剩餘信用額來結清賬戶。前臺員工需要為這種付款準備相關檔案並將其交給後臺會計部門。