Excel 資料透視表 - 資料排序

您可以對資料透視表中的資料進行排序，以便輕鬆找到要分析的專案。您可以按從低到高、從高到低或您選擇的任何其他自定義順序對資料進行排序。

考慮以下資料透視表，其中包含按地區、銷售人員和月份彙總的銷售資料。

按欄位排序

您可以按“行”或“列”中包含的欄位（地區、銷售人員和月份）對上表中的資料進行排序。

要使用“銷售人員”欄位對資料透視表進行排序，請按以下步驟操作：

單擊“行標籤”中的向下箭頭。
從下拉列表中的“選擇欄位”框中選擇“銷售人員”。

將顯示以下排序選項：

按 A 到 Z 排序。
按 Z 到 A 排序。
更多排序選項。

此外，預設情況下，“銷售人員”欄位按升序排序。單擊“按 Z 到 A 排序”。“銷售人員”欄位將按降序排序。

同樣，您可以透過單擊“列標籤”中的向下箭頭對“列”中的“月份”欄位進行排序。

按小計排序

假設您希望根據每個地區的總訂單金額（從高到低）對資料透視表進行排序。也就是說，您希望按小計對資料透視表進行排序。

您可以看到小計沒有向下箭頭。您仍然可以按以下步驟對資料透視表按小計排序：

右鍵單擊“總計”列中任意銷售人員的小計。
從下拉列表中選擇“排序”。
將出現另一個下拉列表，其中包含排序選項 - 按從小到大排序、按從大到小排序和更多排序選項。選擇按從大到小排序。

“總計”列中的小計將按每個地區的從高到低的值排序。

同樣，如果您希望按地區對資料透視表按小計排序，請執行以下操作：

右鍵單擊“總計”列中任意地區的子總計。
在下拉列表中單擊“排序”。
在第二個下拉列表中單擊“按從大到小排序”。資料透視表將按地區的小計排序。

您可以看到，南部訂單金額最高，北部訂單金額最低。

您還可以按以下步驟對資料透視表按月份的總金額進行排序：

右鍵單擊“總計”行中的任意小計。
從下拉列表中選擇“排序”。
從第二個下拉列表中選擇“按從大到小排序”。

資料透視表將按月份的總金額進行排序。

您可以看到，2 月份訂單金額最高，3 月份訂單金額最低。

手動排序資料

在資料透視表中，資料會根據您選擇的排序選項自動排序。這稱為自動排序。

將游標放在“行標籤”或“列標籤”中的向下箭頭上。

將顯示“自動排序”，顯示資料透視表中每個欄位的當前排序順序。現在，假設您希望按以下順序對“地區”欄位進行排序 - 東部、西部、北部和南部。您可以手動執行此操作，方法如下：

單擊“行標籤”中的向下箭頭。
從下拉列表中的“選擇欄位”框中選擇“地區”。
單擊“更多排序選項”。將出現“排序（地區）”對話方塊。
選擇“手動”（您可以拖動專案以重新排列它們）。
單擊“確定”。

在“彙總”下，當前排序順序顯示為拖動“地區”欄位的專案以按任何順序顯示它們。

單擊“東部”並將其拖動到頂部。拖動“東部”時，一條水平綠色條會出現在整個行上並移動。

對“地區”欄位的其他專案重複拖動操作，直到獲得所需的排列。

您可以看到以下內容：

巢狀欄位“銷售人員”的專案也會隨著相應的“地區”欄位專案一起移動。此外，其他列中的值也會相應移動。
如果將游標放在“行標籤”或“列標籤”中的向下箭頭上，“自動排序”將顯示“銷售人員”和“月份”欄位的當前排序順序。由於您已手動對“地區”欄位進行排序，因此它不會顯示在“自動排序”中。

注意 - 您無法使用此手動拖動“資料透視表字段”列表“∑ 值”區域中欄位的專案。因此，您無法拖動此資料透視表中的“訂單金額之和”值。

設定排序選項

在上一節中，您學習瞭如何將欄位的排序選項設定為手動。您可以設定更多排序選項，如下所示：

單擊“行標籤”中的向下箭頭。
在“選擇欄位”框中選擇“地區”。
單擊“更多排序選項”。將出現“排序（地區）”對話方塊。
單擊“更多選項”按鈕。

將出現“更多排序選項（地區）”對話方塊。您可以在此對話方塊中設定更多排序選項。

在“自動排序”下，您可以選中或取消選中“每次更新報表時自動排序”框，以允許或停止在更新資料透視表資料時進行自動排序。

取消選中“每次更新報表時自動排序”框。

現在，“第一關鍵排序順序”選項可用。您可以使用此選項選擇要使用的自定義順序。

單擊“第一關鍵排序順序”下的框。

您可以看到，下拉列表中提供了星期幾和月份的自定義列表。您可以使用其中任何一個，或者可以使用您自己的自定義列表，例如高、中、低或大小列表 S、M、L、XL，這些列表不按字母順序排列。

您可以從功能區上的“檔案”選項卡建立自定義列表。檔案→選項。在“Excel 選項”對話方塊中，單擊“高階”並瀏覽到“常規”。您將在“建立用於排序和填充序列的列表”旁邊的“編輯自定義列表”按鈕中找到它。

請注意，在更新（重新整理）資料透視表中的資料時，不會保留自定義列表排序順序。

在“排序依據”下，您可以單擊“總計”或“選定列中的值”以按這些值排序。當您將排序設定為“手動”時，此選項不可用。

排序資料透視表時需考慮的事項

在資料透視表中排序資料時，請記住以下幾點：

包含前導空格的資料會影響排序結果。在排序資料之前，請刪除所有前導空格。
您無法對區分大小寫的文字條目進行排序。
您無法按特定格式（例如單元格或字型顏色）排序資料。
您無法按條件格式指示器（例如圖示集）排序資料。

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