Excel 資料透視表 - 報表

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資料透視表的主要用途是報表。建立資料透視表後，透過排列和重新排列其行和列中的欄位來探索資料，您就可以準備好將資料呈現給廣泛的受眾。透過篩選器、不同的彙總方式以及關注特定資料，您可以根據單個數據透視表生成多個所需的報表。

由於資料透視表報表是互動式的，因此您可以在演示時快速進行必要的更改以突出顯示特定結果，例如資料趨勢、資料彙總等。您還可以向接收者提供諸如報表篩選器、切片器、時間軸、資料透視圖表等視覺線索，以便他們可以視覺化他們想要檢視的詳細資訊。

在本節中，您將學習透過啟用快速資料探索的視覺線索使資料透視表報表更具吸引力的不同方法。

層次結構

您已在本教程的“資料透視表中的巢狀”章節中學習瞭如何巢狀欄位以形成層次結構。您還在“使用資料透視表工具”章節中學習瞭如何在資料透視表中分組/取消分組資料。我們將透過一些示例向您展示如何使用層次結構建立互動式資料透視表報表。

如果您的資料中欄位具有內建結構，例如年份-季度-月份，則巢狀欄位以形成層次結構將使您能夠快速展開/摺疊欄位以檢視所需級別的彙總值。

例如，假設您有如下所示的 2015-16 財年的東西南北四個地區的銷售資料。

建立如下所示的資料透視表。

您可以看到，這是使用巢狀欄位作為層次結構來報告資料的一種全面方法。如果您只想顯示季度級別的結果，可以快速摺疊季度欄位。

假設您的資料中有一個日期欄位，如下所示。

在這種情況下，您可以按日期欄位對資料進行分組，如下所示：

建立一個數據透視表。

您可以看到，此資料透視表並不方便突出顯示重要資料。

• 按日期欄位對資料透視表進行分組。（您已在本教程的“使用資料透視表工具探索資料”章節中學習了分組）。

• 將“銷售人員”欄位放在篩選器區域。

• 將列標籤篩選到東部地區。

報表篩選器

假設您需要每個銷售人員的單獨報表。您可以按照以下步驟操作：

• 確保“銷售人員”欄位位於篩選器區域。
• 單擊資料透視表。
• 單擊功能區上的“分析”選項卡。
• 單擊資料透視表組中“選項”旁邊的箭頭。
• 從下拉列表中選擇“顯示報表篩選器頁”。

將出現“**顯示報表篩選器頁**”對話方塊。選擇“銷售人員”欄位，然後單擊“確定”。

將為“銷售人員”欄位的每個值建立一個單獨的工作表，其中資料透視表已過濾到該值。

工作表將以欄位的值命名，該值在工作表選項卡上可見。

切片器

資料透視表中的另一個高階功能是切片器，可用於直觀地篩選欄位。

• 單擊資料透視表。

• 單擊“分析”選項卡。

• 單擊“篩選器”組中的“插入切片器”。

• 在“插入切片器”對話方塊中單擊“**訂單日期、季度和年份**”。將建立三個切片器：訂單日期、季度和年份。

• 調整切片器的大小，為切片器上的按鈕新增更多列。

• 也為“銷售人員”和“地區”欄位建立切片器。

• 選擇切片器樣式，以便日期欄位分組為一種顏色，而其他兩個欄位使用不同的顏色。

• 取消選中網格線。

您可以看到，您不僅擁有互動式報表，而且擁有易於理解的吸引人的報表。

資料透視表中的時間軸

當您的資料透視表中包含日期欄位時，插入時間軸也是生成美觀報表的選項。

• 建立一個數據透視表，其中“銷售人員”位於“行”區域，“地區”位於“列”區域。
• 為“訂單日期”欄位插入時間軸。
• 篩選時間軸以顯示 5 個月的資料，從 2015 年 11 月到 2016 年 3 月。

設計命令

功能區上的“**資料透視表工具 - 設計**”命令為您提供格式化資料透視表的選項，包括以下內容：

• 佈局
• 資料透視表樣式選項
• 資料透視表樣式

佈局

您可以根據以下內容的偏好設定資料透視表佈局：

• 小計
• 總計
• 報表佈局
• 空行

資料透視表佈局 - 小計

您可以選擇是否顯示**小計**。預設情況下，小計顯示在組的頂部。

您可以看到突出顯示的組 - 東部，小計位於組的頂部。您可以按如下方式更改小計的位置：

• 單擊資料透視表。
• 單擊功能區上的“設計”選項卡。
• 單擊“佈局選項”組中的“小計”。
• 單擊“在組底部顯示所有小計”。

現在，小計將顯示在每個組的底部。

如果您不需要報告小計，可以選擇 - 不顯示小計。

總計

您可以選擇顯示或不顯示總計。您有四種可能的組合：

• 行和列關閉
• 行和列開啟
• 僅行開啟
• 僅列開啟

預設情況下，它是第二種組合 - 行和列開啟。

報表佈局

您可以從幾種報表佈局中選擇最適合您資料的佈局。

• 緊湊格式。
• 大綱格式。
• 表格格式。

在多次出現的情況下，您還可以選擇是否重複所有專案標籤。

預設報表佈局是您熟悉的緊湊格式。

緊湊格式

緊湊格式優化了資料透視表的可讀性。其他兩種格式還顯示欄位標題。

單擊“在大綱格式中顯示”。

單擊“在表格格式中顯示”。

考慮以下資料透視表佈局，其中“月份”欄位巢狀在“地區”欄位下：

您可以看到，月份標籤是重複的，這是預設設定。

單擊“不重複專案標籤”。月份標籤將只顯示一次，資料透視表看起來更清晰。

空行

為了使您的資料透視表報表更清晰，您可以在每個專案後插入一條空行。您可以隨時刪除這些空行。

單擊“在每個專案後插入空行”。

資料透視表樣式選項

您有以下資料透視表樣式選項：

• 行標題
• 列標題
• 帶狀行
• 帶狀列

預設情況下，行標題和列標題的複選框已選中。這些選項分別用於顯示第一行和第一列的特殊格式。選中“帶狀行”複選框。

選中“帶狀列”複選框。

資料透視表樣式

您可以選擇多種資料透視表樣式。選擇適合您報表的樣式。例如，如果您選擇資料透視表樣式深色 5，則將獲得以下資料透視表樣式。

資料透視表中的條件格式

您可以根據值設定資料透視表單元格的條件格式。

資料透視圖表

資料透視圖表為您的資料透視表報表增加了視覺重點。您可以插入一個與資料透視表資料繫結的資料透視圖表，方法如下：

• 單擊資料透視表。
• 單擊功能區上的“分析”選項卡。
• 單擊資料透視圖表。

將出現“插入圖表”對話方塊。

單擊左側窗格中的“柱形圖”，然後選擇“堆疊柱形圖”。單擊“確定”。

將顯示堆疊柱形圖。

• 單擊資料透視圖表上的“月份”。
• 篩選到 2 月，然後單擊“確定”。

您可以看到，資料透視表也根據資料透視圖表進行了篩選。