Excel 資料透視表 - 快速指南

Excel 資料透視表 - 概述

資料透視表是一個非常強大的工具，您可以使用它來切分和分析資料。您可以使用一個緊湊的表格跟蹤和分析數十萬個數據點，該表格可以動態更改，使您能夠找到資料的不同視角。它是一個簡單易用但功能強大的工具。

資料透視表的主要功能如下：

建立資料透視表非常簡單快捷
透過簡單地拖動欄位、排序和篩選以及對資料進行不同的計算，可以即時處理資料。
隨著您對資料的深入瞭解，找到適合您資料的表示形式。
能夠即時建立報表。
在幾秒鐘內從同一個資料透視表生成多個報表。
提供互動式報表以與受眾同步。

在本教程中，您將詳細瞭解這些資料透視表功能以及示例。在本教程結束時，您將對資料透視表功能有足夠的瞭解，可以開始根據需要探索、分析和報告資料。

建立資料透視表

您可以從資料區域或 Excel 表格建立資料透視表。如果您知道要查詢的內容，可以從一個空的資料透視表開始填寫詳細資訊。您還可以使用 Excel 推薦的資料透視表，它可以為您提供有關最適合彙總資料的透視表佈局的提示。

您將在“從表格或區域建立資料透視表”章節中學習如何從資料區域或 Excel 表格建立資料透視表。

Excel 為您提供了一種更強大的方法來從多個表格、不同的資料來源和外部資料來源建立資料透視表。它被稱為 PowerPivot，它在其稱為資料模型的資料庫上工作。您將在本教程庫中的其他教程中學習這些 Excel 強大工具。

在您深入瞭解這些強大工具之前，您需要首先了解本教程中解釋的普通資料透視表。

資料透視表佈局 - 欄位和區域

資料透視表佈局僅取決於您為報表選擇了哪些欄位以及如何在區域中排列它們。可以透過簡單地拖動欄位來完成選擇和排列。當您拖動欄位時，資料透視表佈局會不斷變化，並且只需幾秒鐘即可完成。

您將在“資料透視表字段”和“資料透視表區域”章節中瞭解資料透視表字段和區域。

使用資料透視表探索資料

通常使用資料透視表的主要目標是探索資料以提取重要和所需的資訊。您有幾種方法可以做到這一點，包括排序、篩選、巢狀、摺疊和展開、分組和取消分組等。

您將在“使用資料透視表探索資料”章節中概述這些選項。

彙總值

一旦您透過不同的探索技術整理了所需的資料，下一步您可能想要採取的步驟就是彙總資料。Excel 為您提供各種計算型別，您可以根據適用性和要求應用這些型別。您還可以切換不同的計算型別並在幾秒鐘內檢視結果。

您將在“透過不同的計算型別彙總值”章節中學習如何在資料透視表上應用計算型別。

更新資料透視表

探索並彙總資料後，如果源資料更新，則無需重複此操作。您可以重新整理資料透視表，使其反映源資料中的更改。

您將在“更新資料透視表”章節中學習重新整理資料的各種方法。

資料透視表報表

使用資料透視表探索和彙總資料後，您將將其作為報表呈現。資料透視表報表本質上是互動式的，其特點是即使是不熟悉 Excel 的人也可以直觀地使用它們。由於它們固有的動態特性，它們將使您能夠快速更改報表的視角，以顯示所需的詳細程度或專注於受眾感興趣的特定專案。

此外，您可以構建一個數據透視表報表，用於獨立演示或作為廣泛報表的組成部分，具體取決於情況。您將在“資料透視表報表”章節中學習使用資料透視表的幾種報表方法。

Excel 資料透視表 - 建立

您可以從資料區域或 Excel 表格建立資料透視表。在這兩種情況下，資料的首行都應包含列的標題。

如果您確定要包含在資料透視表中的欄位以及所需的佈局，則可以從一個空的資料透視表開始構建資料透視表。

如果您不確定哪個資料透視表佈局最適合您的資料，則可以使用 Excel 的“推薦的資料透視表”命令檢視自定義到您的資料的資料透視表，並選擇您喜歡的那個。

從資料區域建立資料透視表

請考慮以下資料區域，其中包含每個銷售人員在每個區域以及 1 月、2 月和 3 月的銷售資料：

要從該資料區域建立資料透視表，請執行以下操作：

確保第一行包含標題。您需要標題，因為它們將成為資料透視表中的欄位名稱。
將資料區域命名為 SalesData_Range。
單擊資料區域 - SalesData_Range。
單擊功能區上的“插入”選項卡。

單擊“表格”組中的“資料透視表”。將出現“建立資料透視表”對話方塊。

在“建立資料透視表”對話方塊中，在“選擇要分析的資料”下，您可以選擇當前工作簿中的表格或區域，或使用外部資料來源。

由於您是從資料區域建立資料透視表，因此請從對話方塊中選擇以下內容：

選擇“選擇表格或區域”。
在“表格/區域”框中，鍵入區域名稱 - SalesData_Range。
在“選擇要放置資料透視表報表的位置”下選擇“新建工作表”，然後單擊“確定”。

您可以透過將此資料區域新增到資料模型來選擇分析多個表格。您可以在 Excel PowerPivot 教程中學習如何分析多個表格、使用資料模型以及如何使用外部資料來源建立資料透視表。

一個新的工作表將插入到您的工作簿中。新工作表包含一個空的資料透視表。將工作表命名為 - Range-PivotTable。

如您所見，“資料透視表字段”列表出現在工作表的右側，其中包含資料區域中各列的標題名稱。此外，在功能區上，將出現“資料透視表工具” - “分析”和“設計”。

向資料透視表新增欄位

您將在本教程後面的章節中詳細瞭解資料透視表字段和區域。現在，請觀察向資料透視表新增欄位的步驟。

假設您想按銷售人員彙總 1 月、2 月和 3 月的訂單金額。您可以按照以下幾個簡單的步驟執行此操作：

單擊“資料透視表字段”列表中的“銷售人員”欄位，並將其拖動到“行”區域。
單擊“資料透視表字段”列表中的“月份”欄位，並將其也拖動到“行”區域。
單擊“訂單金額”，並將其拖動到“∑ 值”區域。

您的第一個資料透視表已準備就緒，如下所示

請注意，資料透視表中出現了兩列，一列包含您選擇的行標籤，即“銷售人員”和“月份”，另一列包含“訂單金額之和”。除了按銷售人員每月彙總的訂單金額外，您還將獲得代表該人員總銷售額的小計。如果您向下滾動工作表，您會發現最後一行是“總計”，代表總銷售額。

隨著您在本教程中的學習，您將瞭解到更多關於根據需要生成資料透視表的資訊。

從表格建立資料透視表

請考慮以下 Excel 表格，其中包含與上一節相同的銷售資料：

Excel 表格本身將具有名稱，並且列將具有標題，這是建立資料透視表的必要條件。假設表名為 SalesData_Table。

要從該 Excel 表格建立資料透視表，請執行以下操作：

單擊表格 - SalesData_Table。
單擊功能區上的“插入”選項卡。
單擊“表格”組中的“資料透視表”。將出現“建立資料透視表”對話方塊。

單擊“選擇表格或區域”。
在“表格/區域”框中，鍵入表名 - SalesData_Table。
在“選擇要放置資料透視表報表的位置”下選擇“新建工作表”。單擊“確定”。

一個新的工作表將插入到您的工作簿中。新工作表包含一個空的資料透視表。將工作表命名為 - Table-PivotTable。工作表 - Table-PivotTable 看起來與您在上一節中資料區域案例中獲得的工作表類似。

您可以像在本節中前面“向資料透視表新增欄位”中看到的那樣向資料透視表新增欄位。

使用推薦的資料透視表建立資料透視表

如果您不熟悉 Excel 資料透視表，或者如果您不知道哪些欄位會導致有意義的報表，則可以使用 Excel 中的“推薦的資料透視表”命令。“推薦的資料透視表”將為您提供所有可能的資料報表以及關聯的佈局。換句話說，顯示的選項將是針對您的資料自定義的資料透視表。

要使用“推薦的資料透視表”從 Excel 表格 SalesData-Table 建立資料透視表，請執行以下操作：

單擊表格 SalesData-Table。
單擊“插入”選項卡。
單擊“表格”組中的“推薦的資料透視表”。將出現“推薦的資料透視表”對話方塊。

在“推薦的資料透視表”對話方塊中，將顯示適合您的資料的可能的自定義資料透視表。

單擊每個資料透視表選項以檢視右側的預覽。
單擊“資料透視表 - 按銷售人員和月份彙總訂單金額”，然後單擊“確定”。

您將在右側獲得預覽。

選定的資料透視表將顯示在工作簿中的新工作表中。

您可以看到已選擇了“資料透視表字段” - “銷售人員”、“區域”、“訂單金額”和“月份”。其中，“區域”和“銷售人員”位於“行”區域，“月份”位於“列”區域，“訂單金額之和”位於“∑ 值”區域。

資料透視表按區域、銷售人員和月份彙總了資料。每個區域、每個銷售人員和每個月份都顯示了小計。

Excel 資料透視表 - 欄位

“資料透視表字段”是與資料透視表關聯的任務窗格。“資料透視表字段”任務窗格包含“欄位”和“區域”。預設情況下，任務窗格顯示在視窗的右側，欄位顯示在區域上方。

欄位表示資料中的列 - 區域或 Excel 表格，並且將具有複選框。選定的欄位將顯示在報表中。區域表示報表的佈局和報表中包含的計算。

在任務窗格底部，您將找到一個選項 - “延遲佈局更新”，旁邊有一個“更新”按鈕。

預設情況下，此選項未選中，並且您在欄位選擇或佈局選項中所做的任何更改都會立即反映在資料透視表中。
如果選中此選項，則您的選擇更改將不會更新，直到您單擊“**更新**”按鈕。

在本節中，您將瞭解有關欄位的詳細資訊。在下一節中，您將瞭解有關區域的詳細資訊。

資料透視表字段任務窗格

您可以在包含資料透視表的工作表上找到“資料透視表字段”任務窗格。要檢視“資料透視表字段”任務窗格，請單擊資料透視表。如果未顯示“資料透視表字段”任務窗格，請檢查功能區中的以下內容 -

單擊功能區中“資料透視表工具”下的“分析”選項卡。
檢查“顯示”組中是否選擇了“欄位列表”（即突出顯示）。
如果未選中“欄位列表”，則單擊它。

“資料透視表字段”任務窗格將顯示在視窗的右側，標題為“資料透視表字段”。

移動“資料透視表字段”任務窗格

在“資料透視表字段”任務窗格的“資料透視表字段”標題右側，您將找到按鈕向下箭頭。這表示“任務窗格選項”。單擊按鈕。“任務窗格選項 - 移動、大小和關閉”將顯示在下拉列表中。

您可以將“資料透視表”任務窗格移動到視窗中的任何位置，如下所示 -

在下拉列表中單擊“移動”。按鈕將出現在任務窗格上。
單擊圖示並將窗格拖動到您要放置它的位置。您可以將任務窗格放置在資料透視表旁邊，如下所示。

您可以將任務窗格放置在視窗的左側，如下所示。

調整“資料透視表字段”任務窗格的大小

您可以調整“資料透視表”任務窗格的大小 - 即增加/減少任務窗格的長度和/或寬度，如下所示 -

單擊“任務窗格選項” - ，它位於標題“資料透視表字段”的右側。
在下拉列表中單擊“大小”。
使用符號⇔來增加/減少任務窗格的寬度。
使用符號⇕來增加/減少任務窗格的高度。

在“∑ 值”區域中，要使“訂單金額之和”完全可見，您可以調整任務窗格的大小，如下所示。

資料透視表字段

“資料透視表字段”列表包含與工作簿關聯的所有表以及相應的欄位。透過選擇“資料透視表字段”列表中的欄位，您將建立資料透視表。

帶有複選框的表和相應的欄位反映了您的資料透視表資料。您可以隨機選中/取消選中欄位，從而可以快速更改資料透視表，突出顯示您要報告或呈現的彙總資料。

您可以觀察到，如果只有一個表，則“資料透視表字段”列表中將不會顯示錶名。只有欄位將顯示帶有複選框。

在欄位列表上方，您將找到操作“選擇要新增到報表的欄位”。在右側，您將找到按鈕 - ，它表示“工具”。

單擊“工具”按鈕。

在下拉列表中，您將找到以下內容 -

五個不同的欄位和區域佈局選項。
兩個欄位在“欄位列表”中的排序順序選項 -
- 按 A 到 Z 排序。
- 按資料來源順序排序。

如您在上面的“欄位列表”中所觀察到的，排序順序預設為 - 即按資料來源順序。這意味著，它是資料表中列的顯示順序。

通常，您可以保留預設順序。但是，有時，您可能會在一個表中遇到許多欄位並且可能不熟悉它們。在這種情況下，您可以透過單擊“工具”下拉列表中的“按 A 到 Z 排序”來按字母順序對欄位進行排序。然後，“資料透視表字段”列表如下所示 -

Excel 資料透視表 - 區域

資料透視表區域是“資料透視表字段”任務窗格的一部分。透過在區域中排列選定的欄位，您可以獲得不同的資料透視表佈局。由於您可以簡單地跨區域拖動欄位，因此您可以快速切換不同的佈局，以您想要的方式彙總資料。

您已在本教程前面章節的“資料透視表字段”中瞭解了“資料透視表字段”任務窗格。在本節中，您將瞭解資料透視表區域。

有四個可用的資料透視表區域 -

行。
列。
篩選器。
∑ 值（讀作彙總值）。

訊息 - “**將欄位拖動到下面的區域**”顯示在區域上方。

使用資料透視表區域，您可以選擇 -

要顯示為行的欄位（“行”區域）。
要顯示為列的欄位（“列”區域）。
如何彙總資料（“∑ 值”區域）。
任何欄位的篩選器（“篩選器”區域）。

您可以簡單地跨這些區域拖動欄位並觀察資料透視表佈局如何變化。

行

如果您僅透過選中複選框來選擇“資料透視表字段”列表中的欄位，則所有非數字欄位將自動新增到“行”區域，按照您選擇的順序。

您可以選擇地將欄位拖動到“行”區域。放在“行”區域中的欄位將顯示為資料透視表中的行，行標籤為所選欄位的值。

例如，考慮“銷售資料”表。

將欄位“銷售人員”拖動到“行”區域。
將欄位“月份”拖動到“行”區域。

您的資料透視表將顯示一列包含行標籤 - “銷售人員”和“月份”，以及最後一行為“合計”，如下所示。

列

您可以將欄位拖動到“列”區域。

放在“列”區域中的欄位將顯示為資料透視表中的列，列標籤為所選欄位的值。

將欄位“區域”拖動到“列”區域。您的資料透視表將顯示第一列包含行標籤 - “銷售人員”和“月份”，接下來的四列包含列標籤 - “區域”，以及最後一列“合計”，如下所示。

將欄位“月份”從“行”拖動到“列”。
將欄位“區域”從“列”拖動到“行”。您的資料透視表佈局將發生變化，如下所示。

您可以看到現在只有五列 - 第一個帶有行標籤的列，三個帶有列標籤的列，以及最後一個帶有“合計”的列。

行和列的數量基於這些欄位中值的個數。

∑ 值

資料透視表的主要用途是彙總值。因此，透過將要彙總資料的欄位放在“**∑ 值**”區域中，您將得到彙總表。

將欄位“訂單金額”拖動到“**∑ 值**”。
將欄位“區域”拖動到“行”區域中“銷售人員”欄位的上方。此步驟是為了更改巢狀順序。您將在本教程的“資料透視表中的巢狀”章節中學習巢狀。

如您所見，資料按區域、銷售人員和月份彙總。每個區域都有按月份的小計。您還在“合計”行中按月份有總計，在“合計”列中按區域有總計。

篩選器

“篩選器”區域用於在資料透視表中放置篩選器。假設您只想分別顯示所選區域的結果。

將欄位“區域”從“行”區域拖動到“篩選器”區域。篩選器“區域”將放置在資料透視表上方。如果您在資料透視表上方沒有空行，則資料透視表將向下推，並在資料透視表上方插入行以用於篩選器。

如您所見，預設情況下，“篩選器”中顯示“(全部)”，並且資料透視表顯示所有“區域”值的資料。

單擊篩選器右側的箭頭。
選中複選框 - “選擇多個專案”。

下拉列表中的所有選項都將顯示覆選框。預設情況下，所有複選框都已選中。

選中複選框 - “北部”和“南部”。
清除其他複選框。單擊“確定”。

資料透視表將更改為反映篩選後的資料。

您可以觀察到，篩選器顯示“(多個專案)”。因此，當某人檢視資料透視表時，不會立即清楚篩選了哪些值。

Excel 提供了另一個名為“切片器”的工具來更有效地處理篩選。您將在本教程後面的章節中詳細瞭解“在資料透視表中篩選資料”。

Excel 資料透視表 - 探索資料

Excel 資料透視表允許您從 Excel 表格或資料區域中瀏覽和提取重要資料。有幾種方法可以做到這一點，您可以選擇最適合您資料的那些方法。此外，在您瀏覽資料時，您可以即時檢視不同的組合，因為您更改了選擇以選擇資料值。

您可以使用資料透視表執行以下操作 -

對資料進行排序。
篩選資料。
巢狀資料透視表字段。
展開和摺疊欄位。
對欄位值進行分組和取消分組。

排序和篩選資料

您可以按欄位值的升序或降序對資料透視表中的資料進行排序。您還可以按從小到大或從大到小的子計進行排序。您還可以設定排序選項。您將在本教程的“在資料透視表中排序資料”章節中詳細瞭解這些內容。

您可以篩選資料透視表中的資料以關注某些特定資料。資料透視表中有多個篩選選項，您將在本教程的“在資料透視表中篩選資料”章節中學習。您可以使用切片器進行篩選，您將在本教程的“使用切片器進行篩選”章節中學習。

巢狀、展開和摺疊欄位

您可以巢狀資料透視表中的欄位以顯示層次結構（如果與您的資料相關）。您將在本教程的“在資料透視表中巢狀”章節中學習這一點。

當你的資料透視表中包含巢狀欄位時，你可以展開和摺疊這些欄位的值。你將在本教程的“使用資料透視表工具探索資料”章節中學習這些內容。

欄位值的組合和取消組合

你可以在資料透視表中組合和取消組合欄位的特定值。你將在本教程的“使用資料透視表工具探索資料”章節中學習這一點。

Excel 資料透視表 - 資料排序

你可以對資料透視表中的資料進行排序，以便於你找到要分析的專案。你可以按從低到高、從高到低或任何你選擇的自定義順序對資料進行排序。

考慮以下資料透視表，其中包含按地區、銷售人員和月份彙總的銷售資料。

按欄位排序

你可以按上面資料透視表中行或列中的欄位（地區、銷售人員和月份）對資料進行排序。

要按“銷售人員”欄位對資料透視表進行排序，請按以下步驟操作：

點選行標籤中的向下箭頭。
從下拉列表中的“選擇欄位”框中選擇“銷售人員”。

將顯示以下排序選項：

按 A 到 Z 排序。
按 Z 到 A 排序。
更多排序選項。

此外，預設情況下，“銷售人員”欄位按升序排序。點選“**按 Z 到 A 排序**”。“銷售人員”欄位將按降序排序。

同樣，你可以透過點選列標籤中的向下箭頭 Down Arrow ，對列中的“月份”欄位進行排序。

按小計排序

假設你希望根據每個地區的總訂單金額（從高到低）對資料透視表進行排序。也就是說，你希望按小計對資料透視表進行排序。

你可以看到小計沒有向下箭頭 Down Arrow 。你仍然可以按以下步驟按小計對資料透視表進行排序：

右鍵單擊“總計”列中任何銷售人員的小計。
從下拉列表中選擇“排序”。
將出現另一個下拉列表，其中包含排序選項 - 按從小到大排序、按從大到小排序和更多排序選項。選擇按從大到小排序。

“總計”列中的小計按從高到低的順序在每個區域中排序。

同樣，如果你希望按地區對資料透視表中的小計進行排序，請執行以下操作：

右鍵單擊“總計”列中任何區域的小計。
在下拉列表中點選“排序”。
在第二個下拉列表中點選“按從大到小排序”。資料透視表將按地區小計進行排序。

你可以看到，南方地區的訂單金額最高，而北方地區的訂單金額最低。

你還可以按以下步驟按月份總金額對資料透視表進行排序：

右鍵單擊“總計”行中的任何小計。
從下拉列表中選擇“排序”。
從第二個下拉列表中選擇“按從大到小排序”。

資料透視表將按月份總金額進行排序。

你可以看到，二月份的訂單金額最高，而三月份的訂單金額最低。

手動排序資料

在資料透視表中，資料會根據你選擇的排序選項自動排序。這被稱為自動排序。

將游標置於行標籤或列標籤中的向下箭頭 Down Arrow 上。

將出現“自動排序”，顯示資料透視表中每個欄位的當前排序順序。現在，假設你希望按以下順序對“地區”欄位進行排序：東部、西部、北部和南部。你可以手動執行此操作，如下所示：

點選行標籤中的向下箭頭。
從下拉列表中的“選擇欄位”框中選擇“地區”。
點選“更多排序選項”。將出現“排序（地區）”對話方塊。
選擇“手動”（你可以拖動專案以重新排列它們）。
點選“確定”。

在“摘要”下，當前排序順序顯示為“拖動‘地區’欄位的專案以按任意順序顯示它們”。

點選“東部”並將其拖動到頂部。當你拖動“東部”時，一個水平的綠色條出現在整個行上並移動。

對“地區”欄位的其他專案重複拖動操作，直到獲得所需的排列。

你可以看到以下內容：

巢狀欄位“銷售人員”的專案也會隨著相應的“地區”欄位專案一起移動。此外，其他列中的值也會相應移動。
如果你將游標置於行標籤或列標籤中的向下箭頭上，“自動排序”將顯示“銷售人員”和“月份”欄位的當前排序順序。因為你已手動對“地區”欄位進行排序，所以它不會顯示在“自動排序”中。

**注意** - 你無法使用此手動拖動操作來重新排列資料透視表字段列表中“∑ 值”區域中的欄位專案。因此，你無法在此資料透視表中拖動“訂單金額之和”的值。

設定排序選項

在上一節中，你學習瞭如何將欄位的排序選項設定為手動。你還可以設定以下其他排序選項：

點選行標籤中的向下箭頭。
在“選擇欄位”框中選擇“地區”。
點選“更多排序選項”。將出現“排序（地區）”對話方塊。
點選“更多選項”按鈕。

將出現“更多排序選項（地區）”對話方塊。你可以在此對話方塊中設定更多排序選項。

在“自動排序”下，你可以選中或取消選中“每次更新報表時自動排序”框，以允許或停止在每次更新資料透視表資料時進行自動排序。

取消選中“每次更新報表時自動排序”框。

現在，“第一關鍵排序順序”選項可用。你可以使用此選項選擇要使用的自定義順序。

點選“第一關鍵排序順序”下的框。

你可以看到，下拉列表中提供了星期幾和月份的自定義列表。你可以使用其中的任何一個，或者你可以使用自己的自定義列表，例如“高”、“中”、“低”或“S”、“M”、“L”、“XL”等按大小排序的列表，這些列表不是按字母順序排列的。

你可以從功能區的“檔案”選項卡建立自定義列表。檔案→選項。在“Excel 選項”對話方塊中，點選“高階”並瀏覽到“常規”。你將在“為排序和填充序列建立列表”旁邊找到“編輯自定義列表”按鈕。

請注意，在更新（重新整理）資料透視表中的資料時，自定義列表排序順序不會保留。

在“排序依據”下，你可以點選“總計”或“所選列中的值”以按這些值排序。當你將排序設定為“手動”時，此選項不可用。

排序資料透視表時需要考慮的要點

在資料透視表中排序資料時，請記住以下幾點：

包含前導空格的資料會影響排序結果。在排序資料之前，請刪除任何前導空格。
你無法對區分大小寫的文字條目進行排序。
你無法按特定格式（例如單元格或字型顏色）對資料進行排序。
你無法按條件格式指示器（例如圖示集）對資料進行排序。

Excel 資料透視表 - 資料篩選

你可能需要對資料透視表資料的一部分進行深入分析。這可能是因為你的資料量很大，並且你只需要關注資料的一小部分，或者無論資料大小如何，你都需要關注某些特定資料。你可以根據一個或多個欄位的值的子集對資料透視表中的資料進行篩選。有幾種方法可以做到這一點，如下所示：

使用切片器進行篩選。
使用報表篩選器進行篩選。
手動篩選資料。
使用標籤篩選器進行篩選。
使用值篩選器進行篩選。
使用日期篩選器進行篩選。
使用前 10 名篩選器進行篩選。
使用時間軸進行篩選。

你將在下一章中學習如何使用切片器篩選資料。你將在本章中瞭解如何使用上面提到的其他方法進行篩選。

考慮以下資料透視表，其中包含按地區、銷售人員和月份彙總的銷售資料。

報表篩選器

你可以將篩選器分配給其中一個欄位，以便根據該欄位的值動態更改資料透視表。

將“地區”從“行”拖動到資料透視表區域中的“篩選器”。

帶有“地區”標籤的篩選器將出現在資料透視表上方（如果你在資料透視表上方沒有空行，資料透視表將向下移動以騰出空間用於篩選器）。

你會注意到

“銷售人員”值出現在行中。
“月份”值出現在列中。
“地區”篩選器出現在頂部，預設選擇“全部”。
彙總值為“訂單金額之和”。
- 按銷售人員彙總的“訂單金額之和”出現在“總計”列中。
- 按月份彙總的“訂單金額之和”出現在“總計”行中。
點選“地區”篩選器右側框中的向下箭頭。

將出現一個包含“地區”欄位值的下拉列表。選中“選擇多個專案”框。

預設情況下，所有框都已選中。取消選中“全部”框。所有框將被取消選中。

然後選中“南方”和“西部”框，然後點選“確定”。

將僅彙總與南方和西部地區相關的資料。

在“地區”篩選器旁邊的單元格中，顯示“(多個專案)”，表示你選擇了多個專案。但是，從顯示的報表中無法知道選擇了多少個專案和/或哪些專案。在這種情況下，使用切片器是更好的篩選選項。

手動篩選

您還可以透過手動選擇欄位的值來篩選資料透視表。您可以點選行標籤或列標籤單元格中的向下箭頭。

假設您只想分析 2 月份的資料。您需要按“月份”欄位篩選值。您可以看到，“月份”是列標籤的一部分。

點選列標籤單元格中的向下箭頭。

您可以看到，下拉列表中有一個搜尋框，框下方是所選欄位（即“月份”）的值列表。所有值對應的框都被選中，表示已選擇該欄位的所有值。

取消選中值列表頂部的“(全選)”框。
選中您希望在資料透視表中顯示的值的框，在本例中為 2 月份，然後點選“確定”。

資料透視表將僅顯示與所選“月份”欄位值（2 月份）相關的那些值。您可以看到，篩選箭頭已更改為圖示篩選搜尋，表示已應用篩選器。將游標放在圖示上。

您可以看到顯示的資訊，表明已對“月份”欄位應用了手動篩選器。

如果要更改篩選器選擇值，請執行以下操作：

點選圖示。
選中/取消選中值的框。

如果列表中未顯示欄位的所有值，請拖動下拉列表右下角的控制代碼將其放大。或者，如果您知道該值，請在搜尋框中輸入它。

假設您想對上述已篩選的資料透視表應用另一個篩選器。例如，您想顯示 2 月份 Walters, Chris 的資料。您需要透過為“銷售人員”欄位新增另一個篩選器來最佳化篩選。您可以看到，“銷售人員”是行標籤的一部分。

點選行標籤單元格中的向下箭頭。

將顯示“區域”欄位的值列表。這是因為在巢狀順序中，“區域”位於“銷售人員”的外層。您還有一個額外的選項 - “選擇欄位”。點選“選擇欄位”框。

從下拉列表中點選“銷售人員”。將顯示“銷售人員”欄位的值列表。
取消選中“(全選)”並選中 Walters, Chris。
點選“確定”。

資料透視表將僅顯示與所選“月份”欄位值（2 月份）和“銷售人員”欄位值（Walters, Chris）相關的那些值。

行標籤的篩選箭頭也將更改為圖示篩選搜尋，表示已應用篩選器。將游標放在行標籤或列標籤上的圖示上。

將顯示一個文字框，指示已對“月份”和“銷售人員”欄位應用了手動篩選器。

因此，您可以根據任意數量的欄位和任意數量的值手動篩選資料透視表。

按文字篩選

如果您的欄位包含文字，則可以按文字篩選資料透視表，前提是相應的欄位標籤是基於文字的。例如，請考慮以下員工資料。

資料包含員工的詳細資訊 - 員工 ID、職稱、出生日期、婚姻狀況、性別和入職日期。此外，資料還包含員工的管理級別（級別 0-4）。

假設您需要對特定員工的彙報員工數量進行一些分析。您可以建立如下所示的資料透視表。

您可能想知道職稱中包含“經理”的員工有多少人有員工向其彙報。由於“職稱”標籤是基於文字的，因此您可以對“職稱”欄位應用標籤篩選器，如下所示：

點選行標籤單元格中的向下箭頭。
從下拉列表中的“選擇欄位”框中選擇“職稱”。
點選“標籤篩選器”。
在第二個下拉列表中點選“包含”。

將出現“標籤篩選器（職稱）”對話方塊。在“包含”旁邊的框中輸入“經理”。點選“確定”。

資料透視表將被篩選到包含“經理”的“職稱”值。

點選圖示。

您可以看到顯示了篩選按鈕，指示以下內容：

已對“職稱”欄位應用標籤篩選器，以及
應用的標籤篩選器是什麼。

按值篩選

您可能想知道職稱中彙報員工超過 25 人的員工。為此，您可以對“職稱”欄位應用值篩選器，如下所示：

點選行標籤單元格中的向下箭頭。
從下拉列表中的“選擇欄位”框中選擇“職稱”。
點選“值篩選器”。
從第二個下拉列表中選擇“大於或等於”。

將出現“值篩選器（職稱）”對話方塊。在右側框中輸入 25。

資料透視表將被篩選以顯示彙報員工超過 25 人的員工職稱。

按日期篩選

您可能希望顯示 2015-15 財年所有員工的資料。您可以使用資料篩選器執行以下操作：

將“入職日期”欄位包含在資料透視表中。現在，您不需要管理者資料，因此請從資料透視表中刪除“管理級別”欄位。

現在，資料透視表中有了日期欄位，您可以使用日期篩選器。

點選行標籤單元格中的向下箭頭。
從下拉列表中的“選擇欄位”框中選擇“入職日期”。
點選“日期篩選器”。
從第二個下拉列表中選擇“介於”。

將出現“日期篩選器（入職日期）”對話方塊。在兩個日期框中分別輸入 2014/4/1 和 2015/3/31。點選“確定”。

資料透視表將被篩選以僅顯示入職日期介於 2014 年 4 月 1 日和 2015 年 3 月 31 日之間的資料。

您可以將日期分組為季度，如下所示：

右鍵點選任何日期。“分組”對話方塊將出現。
在“起始於”框中輸入 2014/4/1。選中該框。
在“結束於”框中輸入 2015/3/31。選中該框。
在“按”下的框中點選“季度”。

日期將在資料透視表中分組為季度。您可以透過將“入職日期”欄位從“行”區域拖動到“列”區域來使表格看起來更緊湊。

您將能夠知道每個季度在財年中入職了多少員工。

使用前 10 名篩選器進行篩選

您可以使用前 10 名篩選器在資料透視表中顯示欄位的前幾個或後幾個值。

點選行標籤單元格中的向下箭頭。
點選“值篩選器”。
在第二個下拉列表中點選“前 10 名”。

將出現“前 10 名篩選器（職稱）”對話方塊。

在第一個框中，點選“前”（您也可以選擇“後”）。
在第二個框中，輸入一個數字，例如 7。
在第三個框中，您可以透過三種方式進行篩選。
- 點選“項”以按項數進行篩選。
- 點選“百分比”以按百分比進行篩選。
- 點選“總計”以按總計進行篩選。
由於您有“員工 ID 計數”，因此點選“項”。
在第四個框中，點選“員工 ID 計數”欄位。
點選“確定”。

資料透視表中將顯示按“員工 ID 計數”排序的前七個值。

您可以看到，財年僱傭人數最多的是生產技術員，其中大部分在第一季度。

使用時間軸進行篩選

如果您的資料透視表包含日期欄位，則可以使用時間軸篩選資料透視表。

從您之前使用的員工資料建立資料透視表，並在“建立資料透視表”對話方塊中將資料新增到資料模型。

將“職稱”欄位拖動到“行”區域。
將“員工 ID”欄位拖動到“∑ 值”區域，並選擇“計數”進行計算。

點選資料透視表。
單擊“插入”選項卡。
點選“篩選”組中的“時間軸”。將出現“插入時間軸”對話方塊。

選中“入職日期”框。
點選“確定”。時間軸將出現在工作表中。
“時間軸工具”將出現在功能區上。

您可以看到，時間軸上顯示了“所有期間 - 按月”。

點選“月”旁邊的箭頭。
從下拉列表中選擇“季度”。時間軸顯示將更改為“所有期間 - 按季度”。

點選 2014 年第一季度。
按住 Shift 鍵並拖動到 2014 年第四季度。時間軸期間被選中為 2014 年第一季度至第四季度。
資料透視表將被篩選到此時間軸期間。

清除篩選器

您可能需要不時清除已設定的篩選器，以便在資料的不同組合和預測之間切換。您可以透過以下幾種方式執行此操作：

清除資料透視表中的所有篩選器

您可以一次性清除資料透視表中設定的所有篩選器，如下所示：

點選功能區上的“開始”選項卡。
點選“編輯”組中的“排序和篩選”。
從下拉列表中選擇“清除”。

清除標籤、日期或值篩選器

要清除標籤、日期或值篩選器，請執行以下操作：

點選行標籤或列標籤中的圖示。
點選<欄位名稱>，您要從下拉列表中的“選擇欄位”框中清除篩選器。
點選下拉列表中出現的“從<欄位名稱>中清除篩選器”。
點選“確定”。將清除特定的篩選器。

使用切片器篩選資料

使用一個或多個切片器是篩選資料的快速有效方法。可以為要篩選的每個欄位插入切片器。切片器將包含表示其所代表欄位的值的按鈕。您可以點選切片器的按鈕來選擇/取消選擇欄位中的值。

切片器將與資料透視表一起可見，因此您將始終知道哪些欄位用於篩選以及這些欄位中的哪些值在已篩選的資料透視表中顯示或隱藏。

要了解切片器的用法，請考慮按區域、按月和按銷售人員劃分的銷售資料示例。假設您有以下包含此資料的透視表。

插入切片器

假設您想根據“區域”和“月份”欄位篩選此資料透視表。

點選功能區上“資料透視表工具”下的“分析”。
點選“篩選”組中的“插入切片器”。將出現“插入切片器”對話方塊。它包含資料表中的所有欄位。
選中“區域”和“月份”框。
點選“確定”。

每個所選欄位的切片器都將出現，預設情況下所有值都被選中。“切片器工具”將出現在功能區上，用於處理切片器的設定、外觀和風格。

使用切片器進行篩選

您可以看到，每個切片器都包含其所代表欄位的所有值，這些值以按鈕的形式顯示。預設情況下，欄位的所有值都被選中，因此所有按鈕都突出顯示。

假設您只想顯示“南部”和“西部”區域以及 2 月份和 3 月份的資料透視表。

點選“區域”切片器中的“南部”。只有“南部”將在“區域”切片器中突出顯示。
按住 Ctrl 鍵並點選“區域”切片器中的“西部”。
點選“月份”切片器中的 2 月份。
按住 Ctrl 鍵並點選“月份”切片器中的 3 月份。

切片器中選定的專案將突出顯示。將顯示包含所選專案彙總值的透視表。

要向篩選器中新增/刪除欄位的值，請按住 Ctrl 鍵並點選該欄位切片器中的那些按鈕。

清除切片器中的篩選器

要清除切片器中的篩選器，請單擊切片器右上角的清除篩選器。

刪除切片器

假設您要刪除“區域”欄位的切片器。

右鍵單擊“區域”切片器。
在下拉列表中單擊“刪除“區域””。

切片器工具

插入切片器後，功能區上會出現“切片器工具”，其中包含“選項”選項卡。要檢視“切片器工具”，請單擊一個切片器。

您可以看到，在“切片器工具” - “選項”選項卡下，您可以使用多個選項來更改切片器的外觀，包括：

切片器標題
切片器設定
報表連線
選擇窗格

切片器標題

您可以在“切片器”組中找到“切片器標題”框。“切片器標題”是顯示在切片器上的標題。預設情況下，切片器標題是它所代表的欄位的名稱。

單擊“區域”切片器。
單擊功能區上的“選項”選項卡。

功能區上的“切片器”組中，“切片器標題”框顯示“區域”作為切片器的標題。它是插入切片器的欄位的名稱。您可以按如下方式更改“切片器標題”：

單擊功能區上“切片器”組中的“切片器標題”框。
刪除“區域”。該框將被清空。
在框中鍵入“位置”並按 Enter 鍵。切片器標題將更改為“位置”，並在切片器中作為標題反映出來。

注意 - 您僅更改了切片器標題，即標題。切片器所代表的欄位名稱 - “區域”保持不變。

切片器設定

您可以使用“切片器設定”來更改切片器的名稱，更改切片器標題，選擇是否顯示切片器標題，以及設定專案的排序和篩選選項：

單擊“位置”切片器。
單擊功能區上的“選項”選項卡。您可以在功能區上的“切片器”組中找到“切片器設定”。您也可以在右鍵單擊切片器時，在下拉列表中找到“切片器設定”。
單擊“切片器設定”。將顯示“切片器設定”對話方塊。

您可以看到，以下內容對於切片器是固定的：

源名稱。
在公式中使用的名稱。

您可以更改切片器的以下內容：

名稱。
標題 - 標題。
顯示標題。
顯示在切片器上的專案的排序和篩選選項。

報表連線

您可以將不同的資料透視表連線到切片器，前提是以下條件之一成立：

資料透視表使用相同的資料建立。
一個數據透視表已複製並貼上為附加資料透視表。
在單獨的工作表上使用“顯示報表篩選器頁面”建立多個數據透視表。

考慮以下使用相同資料建立的資料透視表：

將頂部的資料透視表命名為“資料透視表-頂部”，將底部的資料透視表命名為“資料透視表-底部”。
單擊頂部的資料透視表。
插入“區域”欄位的切片器。
在切片器上選擇“東部”和“北部”。

觀察到篩選僅應用於頂部的資料透視表，而不應用於底部的資料透視表。您可以透過將其也連線到底部的資料透視表來對兩個資料透視表使用相同的切片器，如下所示：

單擊“區域”切片器。功能區上將顯示“切片器工具”。
單擊功能區上的“選項”選項卡。

您將在功能區上的“切片器”組中找到“報表連線”。您也可以在右鍵單擊切片器時，在下拉列表中找到“報表連線”。

單擊“切片器”組中的報表連線。

將顯示報表連線對話方塊。“資料透視表-頂部”框已選中，其他框未選中。也選中“資料透視表-底部”框，然後單擊“確定”。

底部的資料透視表將被篩選到選定的專案 - “東部”和“北部”。

這成為可能，因為兩個資料透視表現在都連線到切片器。如果更改切片器中的選擇，則相同的篩選將在兩個資料透視表中顯示。

選擇窗格

您可以使用“選擇窗格”開啟和關閉工作表上切片器的顯示。

單擊“位置”切片器。
單擊功能區上的“選項”選項卡。
單擊功能區上“排列”組中的“選擇窗格”。“選擇窗格”將顯示在視窗的右側。

您可以看到，所有切片器的名稱都列在“選擇窗格”中。在名稱的右側，您可以找到可見性符號 - ，表示切片器在工作表上可見。

單擊“月份”的符號。符號將更改為符號，表示切片器已隱藏（不可見）。

您可以看到，“月份”切片器未顯示在工作表上。但是，請記住，您沒有刪除“月份”切片器，只是將其隱藏了。

單擊“月份”的符號。
符號將更改為符號，表示切片器現在可見。

當您開啟/關閉切片器的可見性時，該切片器中用於篩選的專案的選中狀態保持不變。您還可以透過向上/向下拖動它們來更改“選擇窗格”中切片器的順序。

Excel 資料透視表 - 巢狀

如果資料透視表區域中的任何一個區域有多個欄位，則資料透視表的佈局取決於您在該區域中放置欄位的順序。這稱為巢狀順序。

如果您知道資料的結構，則可以按所需的順序放置欄位。如果您不確定資料的結構，則可以更改欄位的順序，這會立即更改資料透視表的佈局。

在本節中，您將瞭解欄位的巢狀順序以及如何更改巢狀順序。

欄位的巢狀順序

考慮銷售資料示例，其中您已按以下順序放置欄位：

如您所見，在“行”區域中，有兩個欄位 - “銷售人員”和“區域”，並且按此順序排列。欄位的此順序稱為巢狀順序，即“銷售人員”首先，“區域”其次。

在資料透視表中，行中的值將根據此順序顯示，如下所示。

您可以看到，巢狀順序中第二個欄位的值巢狀在第一個欄位的每個值下。

在您的資料中，每個銷售人員僅與一個區域關聯，而大多數區域與多個銷售人員關聯。因此，如果您反轉巢狀順序，則您的資料透視表可能更有意義。

更改巢狀順序

要更改區域中欄位的巢狀順序，只需單擊該欄位並將其拖動到所需的位置。

單擊“行”區域中的“銷售人員”欄位，然後將其拖動到“區域”欄位下方。因此，您已將巢狀順序更改為 - “區域”首先，“銷售人員”其次，如下所示：

生成的資料透視表將如下所示：

您可以清楚地看到，巢狀順序為“區域”然後“銷售人員”的佈局比巢狀順序為“銷售人員”然後“區域”的佈局更有效且更緊湊。

如果銷售人員代表多個區域，並且您需要按銷售人員彙總銷售額，則之前的佈局將是更好的選擇。

Excel 資料透視表 - 工具

在包含資料透視表的工作表中，功能區將包含“資料透視表工具”，其中包含“分析”和“設計”選項卡。“分析”選項卡具有多個命令，使您能夠瀏覽資料透視表中的資料。“設計”選項卡命令將有助於使用各種報表選項和樣式選項來構建資料透視表。

您將在本節中學習“分析”命令。您將在“使用資料透視表建立美觀的報表”一節中學習“設計”命令。

分析命令

“分析”選項卡功能區上的命令包括以下內容：

展開和摺疊欄位。
對欄位值進行分組和取消分組。
活動欄位設定。
資料透視表選項。

展開和摺疊欄位

如果資料透視表中嵌套了欄位，則可以展開和摺疊單個專案，也可以展開和摺疊活動欄位的所有專案。

考慮以下資料透視表，其中“銷售人員”欄位巢狀在“區域”欄位下。

單擊“東部”左側的符號。“區域”欄位的“東部”專案將摺疊。

您可以看到，“區域”欄位的其他專案 - “北部”、“南部”和“西部”未摺疊。如果要摺疊其中任何一個，請重複對“東部”執行的步驟。

單擊“東部”左側的符號。“區域”欄位的“東部”專案將展開。

如果要立即摺疊欄位的所有專案，請執行以下操作：

單擊“區域”欄位的任何專案。
單擊功能區上的“分析”選項卡。
單擊“活動欄位”組中的“摺疊欄位”。

“區域”欄位的所有專案都將摺疊。

如果要立即展開欄位的所有專案，請執行以下操作：

單擊“區域”欄位的任何專案。
單擊功能區上的“分析”選項卡。
單擊“活動欄位”組中的“展開欄位”。

“區域”欄位的所有專案都將展開。

欄位值的組合和取消組合

您可以對欄位值進行分組和取消分組以定義您自己的聚類。例如，您可能想知道將“東部”和“北部”區域組合起來的資料。

在資料透視表中選擇“區域”欄位的“東部”和“北部”專案，以及巢狀的“銷售人員”欄位專案。
單擊功能區上的“分析”選項卡。
單擊“分組”組中的“分組選擇”。

“東部”和“北部”專案將分組到“組1”下。此外，將建立一個新的“南部”，其中嵌套了“南部”，並建立一個新的“西部”，其中嵌套了“西部”。

您還可以看到，在“資料透視表字段”列表中添加了一個新欄位 - “區域2”，該欄位顯示在“行”區域中。

在資料透視表中選擇“區域2”欄位的“南部”和“西部”專案，以及巢狀的“區域”和“銷售人員”欄位專案。
單擊功能區上的“分析”選項卡。
單擊“分組”組中的“分組選擇”。

“區域”欄位的“南部”和“西部”專案將分組到“組2”下。

要取消分組組，請執行以下操作：

點選組名稱。
點選“分析”選項卡。
在“組-分組”中點選“取消分組”。

按日期欄位分組

考慮以下資料透視表，其中您按僱員 ID 計數、僱用日期和職稱對員工資料進行了彙總。

假設您想按“僱用日期”欄位（日期欄位）將其資料分組為年份和季度。

點選資料透視表中的日期項。
單擊功能區上的“分析”選項卡。
在“組-分組”中點選“分組欄位”。

將出現“分組”對話方塊。

設定“起始日期”和“結束日期”。
在“按”下的框中選擇“季度”和“年份”。要選擇/取消選擇多個專案，請按住 Ctrl 鍵。
點選“確定”。

“僱用日期”欄位值將分組為季度，巢狀在年份中。

如果要取消此分組，可以按照前面所示的方式操作，即在功能區上的“組-分組”中點選**取消分組**。

活動值欄位設定

您可以透過點選該欄位的值來設定欄位選項。考慮本章前面使用的銷售資料示例。

假設您想設定“區域”欄位的選項。

點選“東部”。在功能區上的“活動欄位”組中，“活動欄位”框中將顯示“區域”。
點選**欄位設定**。“欄位設定”對話方塊將出現。

您可以設定“區域”欄位的首選項。

資料透視表選項

您可以根據自己的喜好設定資料透視表選項。

點選資料透視表。
點選“分析”選項卡。
點選“資料透視表”組中的“選項”。

將出現**資料透視表選項**對話方塊。您可以在對話方塊中設定您的首選項。

Excel 資料透視表 - 彙總值

您可以透過將欄位放置在“資料透視表字段”任務窗格中的“∑ 值”區域來彙總資料透視表。預設情況下，Excel 將彙總視為“∑ 值”區域中欄位值的總和。但是，您還有其他計算型別，例如計數、平均值、最大值、最小值等。

在本章中，您將學習如何根據您希望如何在資料透視表中彙總資料來設定計算型別。

求和

考慮以下資料透視表，其中您按區域、銷售人員和月份對彙總的銷售資料進行了彙總。

如您所見，當您將“訂單金額”欄位拖到“∑ 值”區域時，它將顯示為“訂單金額之和”，表示計算採用的是求和。在資料透視表中，左上角顯示“訂單金額之和”。此外，還分別為行和列中的子總計欄位顯示“總計”列和“總計”行。

值欄位設定

使用“值欄位設定”，您可以在資料透視表中設定計算型別。您還可以決定如何顯示值。

點選“∑ 值”區域中的“訂單金額之和”。
從下拉列表中選擇“值欄位設定”。

將出現“值欄位設定”對話方塊。

“源名稱”是欄位，“自定義名稱”是“欄位之和”。“計算型別”為“求和”。點選**顯示值方式**選項卡。

在“顯示值方式”框中，顯示“無計算”。點選“顯示值方式”框。您可以找到幾種顯示總值的方式。

佔總計的百分比

您可以將資料透視表中的值顯示為佔總計的百分比。

在“自定義名稱”框中，鍵入“佔總計的百分比”。
點選“顯示值方式”框。
在下拉列表中點選“佔總計的百分比”。點選“確定”。

資料透視表將值彙總為佔總計的百分比。

如您所見，資料透視表左上角的“訂單金額之和”以及“資料透視表字段”窗格中“∑ 值”區域中的“訂單金額之和”已更改為新的自定義名稱 - “佔總計的百分比”。

點選“總計”列的標題。
在公式欄中鍵入“佔總計的百分比”。列和行標題都將更改為“佔總計的百分比”。

佔列總計的百分比

假設您想將值彙總為每個月總計的百分比。

點選“∑ 值”區域中的“訂單金額之和”。
從下拉列表中選擇“值欄位設定”。將出現“值欄位設定”對話方塊。
在“自定義名稱”框中，鍵入“佔月總計的百分比”。
點選“顯示值方式”框。
從下拉列表中選擇“佔列總計的百分比”。
點選“確定”。

資料透視表將值彙總為佔列總計的百分比。在“月份”列中，您會發現值為特定月份總計的百分比。

點選“總計”列的標題。
在公式欄中鍵入“佔列總計的百分比”。列和行標題都將更改為“佔列總計的百分比”。

佔行總計的百分比

您可以將值彙總為區域總計的百分比和銷售人員總計的百分比，方法是在“值欄位設定”對話方塊的“顯示值方式”框中選擇“佔行總計的百分比”。

計數

假設您想按區域、銷售人員和月份對賬戶數量彙總值。

取消選擇“訂單金額”。
將“賬戶”拖到“∑ 值”區域。“賬戶之和”將顯示在“∑ 值”區域中。
點選“賬戶之和”。
從下拉列表中選擇“值欄位設定”。將出現“值欄位設定”對話方塊。
在“按值欄位彙總”框中，選擇“計數”。自定義名稱將更改為“賬戶計數”。
點選“確定”。

將顯示“賬戶計數”，如下所示：

平均值

假設您想按區域、銷售人員和月份對“訂單金額”的平均值彙總資料透視表。

取消選擇“賬戶”。
將“訂單金額”拖到“∑ 值”區域。“訂單金額之和”將顯示在“∑ 值”區域中。
點選“訂單金額之和”。
點選下拉列表中的“值欄位設定”。將出現“值欄位設定”對話方塊。
在“按值欄位彙總”框中，點選“平均值”。自定義名稱將更改為“訂單金額平均值”。
點選“確定”。

將顯示平均值，如下所示：

您必須設定資料透視表中值的數字格式，使其更具可讀性。

點選“∑ 值”區域中的“訂單金額平均值”。
點選下拉列表中的“值欄位設定”。將出現“值欄位設定”對話方塊。
點選“數字格式”按鈕。

將出現“設定單元格格式”對話方塊。

在“分類”下點選“數字”。
在“小數位數”框中鍵入 2，然後點選“確定”。

資料透視表的值將格式化為帶有兩位小數的數字。

點選“總計”列的標題。
在公式欄中鍵入“訂單金額平均值”。列和行標題都將更改為“訂單金額平均值”。

最大值

假設您想按區域、銷售人員和月份對“訂單金額”的最大值彙總資料透視表。

點選“訂單金額之和”。
從下拉列表中選擇“值欄位設定”。將出現“值欄位設定”對話方塊。
在“按值欄位彙總”框中，點選“最大值”。自定義名稱將更改為“訂單金額最大值”。

資料透視表將顯示按區域、銷售人員和月份劃分的最大值。

點選“總計”列的標題。
在公式欄中鍵入“訂單金額最大值”。列和行標題都將更改為“訂單金額最大值”。

最小值

假設您想按區域、銷售人員和月份對“訂單金額”的最小值彙總資料透視表。

點選“訂單金額之和”。
點選下拉列表中的“值欄位設定”。將出現“值欄位設定”對話方塊。
在“按值欄位彙總”框中，點選**最小值**。自定義名稱將更改為“訂單金額最小值”。

資料透視表將顯示按區域、銷售人員和月份劃分的最小值。

點選“總計”列的標題。
在公式欄中鍵入“訂單金額最小值”。列和行標題都將更改為“訂單金額最小值”。

Excel 資料透視表 - 更新資料

您已經學習瞭如何使用資料透視表彙總資料。資料透視表所基於的資料可能會定期更新或在事件發生時更新。此外，您可能還需要更改資料透視表佈局以生成不同的報表。

在本章中，您將學習更新資料透視表佈局和/或重新整理資料透視表資料的不同方法。

更新資料透視表佈局

您可以決定資料透視表是在每次對佈局進行更改時更新，還是由單獨的觸發器更新。

如您之前所學，在“資料透視表字段”任務窗格的底部，您會找到一個用於“延遲佈局更新”的複選框。預設情況下，該複選框未選中，這意味著只要您在資料透視表區域中進行更改，資料透視表佈局就會立即更新。

選中選項 - **延遲佈局更新**。

它旁邊的“更新”按鈕將被啟用。如果您對資料透視表區域進行任何更改，只有在點選“更新”按鈕後，這些更改才會反映出來。

重新整理資料透視表資料

當資料透視表的資料在其源中發生更改時，可以透過重新整理資料透視表使其反映在資料透視表中。

點選資料透視表。
單擊功能區上的“分析”選項卡。
點選“資料”組中的“重新整理”。

下拉列表中有多種重新整理資料選項：

**重新整理** - 從連線到活動單元格的源獲取最新資料。
**全部重新整理** - 透過重新整理工作簿中的所有源來獲取最新資料。
**連線屬性** - 設定工作簿連線的重新整理屬性。

更改資料透視表的源資料

您可以更改資料透視表源資料的範圍。例如，您可以擴充套件源資料以包含更多行資料。

但是，如果源資料發生了重大更改，例如包含更多或更少的列，請考慮建立一個新的資料透視表。

點選資料透視表。功能區上將出現“資料透視表工具”。
點選“分析”選項卡。
點選“資料”組中的“更改資料來源”。

從下拉列表中選擇“更改資料來源”。

將出現“更改資料透視表資料來源”對話方塊，並且當前資料來源將被突出顯示。

在“選擇表格或區域”下的“表格/區域”框中，選擇您要包含的表格或區域。點選“確定”。

資料透視表的源資料將更改為所選的表格/區域資料。

更改為外部資料來源

如果您想更改資料透視表的源資料（外部資料來源），最好建立一個新的資料透視表。但是，如果外部資料來源的位置發生了更改，例如，SQL Server 資料庫名稱相同，但已移動到不同的伺服器，或者 Access 資料庫已移動到另一個網路共享，則可以更改當前資料連線以反映相同的內容。

點選資料透視表。
單擊功能區上的“分析”選項卡。
點選“資料”組中的“更改資料來源”。將出現“更改資料透視表資料來源”對話方塊。
點選“選擇連線”按鈕。

將出現“現有連線”對話方塊。

在“顯示”框中選擇“所有連線”。工作簿中的所有連線都將顯示。
點選“瀏覽更多”按鈕。

將出現“選擇資料來源”視窗。

點選“新建源”按鈕。
完成資料連線嚮導步驟。

如果您的資料來源位於另一個 Excel 工作簿中，請執行以下操作：

點選“檔名”框。
選擇工作簿檔名。

刪除資料透視表

您可以按如下方式刪除資料透視表：

點選資料透視表。
單擊功能區上的“分析”選項卡。
點選“操作”組中的“選擇”。

從下拉列表中選擇“整個資料透視表”。將選擇整個資料透視表。

按 Delete 鍵。資料透視表將被刪除。

如果資料透視表位於單獨的工作表上，您還可以透過刪除整個工作表來刪除資料透視表。

右鍵點選工作表選項卡，然後從下拉列表中選擇“刪除”。

整個工作表以及資料透視表都將被刪除。

Excel 資料透視表 - 報表

PivotTable的主要用途是報表。建立PivotTable並透過重新排列其行和列中的欄位來探索資料後，您就可以將其呈現給廣泛的受眾。使用篩選器、不同的彙總方式以及專注於特定資料，您可以根據單個PivotTable生成多個所需的報表。

由於PivotTable報表是互動式的，因此您可以在演示過程中快速進行必要的更改以突出顯示特定結果，例如資料趨勢、資料彙總等。您還可以為接收者提供視覺線索，例如報表篩選器、切片器、時間軸、PivotChart等，以便他們可以視覺化他們想要了解的詳細資訊。

在本章中，您將學習使用視覺線索使PivotTable報表更具吸引力的不同方法，這些視覺線索可以快速探索資料。

層次結構

您已在本教程的“在PivotTable中巢狀”一章中學習瞭如何巢狀欄位以形成層次結構。您還在“使用PivotTable工具”一章中學習瞭如何在PivotTable中對資料進行分組/取消分組。我們將透過一些示例向您展示如何使用層次結構生成互動式PivotTable報表。

如果您的資料中的欄位具有內建結構，例如年份-季度-月份，則巢狀欄位以形成層次結構將使您能夠快速展開/摺疊欄位以檢視所需級別的彙總值。

例如，假設您擁有2015-16財政年度東、北、南、西四個區域的銷售資料，如下所示。

建立如下所示的PivotTable。

如您所見，這是一種使用巢狀欄位作為層次結構來報告資料的全面方法。如果您只想在季度級別顯示結果，可以快速摺疊季度欄位。

假設您的資料中有一個日期欄位，如下所示。

在這種情況下，您可以按如下方式按日期欄位對資料進行分組：

建立PivotTable。

如您所見，此PivotTable不便於突出顯示重要資料。

按日期欄位對PivotTable進行分組。（您已在本教程的“使用PivotTable工具探索資料”一章中學習了分組）。
將銷售人員欄位置於篩選器區域。
將列標籤篩選到東部區域。

報表篩選器

假設您需要每個銷售人員的單獨報表。您可以按如下方式執行此操作：

確保銷售人員欄位位於篩選器區域。
點選資料透視表。
單擊功能區上的“分析”選項卡。
單擊PivotTable組中選項旁邊的箭頭。
從下拉列表中選擇顯示報表篩選器頁面。

將出現“**顯示報表篩選器頁面**”對話方塊。選擇銷售人員欄位，然後單擊確定。

將為銷售人員欄位的每個值建立一個單獨的工作表，並將PivotTable篩選到該值。

工作表將以欄位的值命名，該值在工作表選項卡上可見。

切片器

PivotTable的另一個高階功能是切片器，可用於以可視方式篩選欄位。

點選資料透視表。
點選“分析”選項卡。
單擊篩選器組中的插入切片器。
在“插入切片器”對話方塊中，單擊**訂單日期、季度和年份**。將建立三個切片器：訂單日期、季度和年份。
調整切片器的大小，為切片器上的按鈕新增更多列。
也為銷售人員和區域欄位建立切片器。
選擇切片器樣式，以便日期欄位組合為一種顏色，其他兩個欄位獲得不同的顏色。
取消選中網格線。

如您所見，您不僅擁有一個互動式報表，而且擁有一個易於理解的吸引人的報表。

PivotTable中的時間軸

當您的PivotTable中包含日期欄位時，插入時間軸也是生成美觀報表的選項。

建立一個PivotTable，其中銷售人員位於行區域，區域位於列區域。
為訂單日期欄位插入時間軸。
篩選時間軸以顯示5個月的資料，從2015年11月到2016年3月。

設計命令

功能區上的“**PIVOTTABLE工具 - 設計**”命令為您提供了格式化PivotTable的選項，包括以下選項：

佈局
PivotTable樣式選項
PivotTable樣式

佈局

您可以根據以下偏好設定PivotTable佈局：

小計
合計
報表佈局
空白行

PivotTable佈局 - 小計

您可以選擇是否顯示**小計**。預設情況下，小計顯示在組的頂部。

如您所見，突出顯示的組 - 東部，小計位於組的頂部。您可以按如下方式更改小計的位置：

點選資料透視表。
單擊功能區上的設計選項卡。
單擊佈局選項組中的小計。
單擊在組底部顯示所有小計。

現在，小計將顯示在每個組的底部。

如果您無需報告小計，可以選擇 - 不顯示小計。

合計

您可以選擇顯示或不顯示合計。您有四種可能的組合：

行和列均關閉
行和列均開啟
僅行開啟
僅列開啟

預設情況下，它是第二種組合 - 行和列均開啟。

報表佈局

您可以從多個報表佈局中選擇最適合您資料的佈局。

緊湊形式。
大綱形式。
表格形式。

您還可以選擇在多次出現的情況下是否重複所有專案標籤。

預設的報表佈局是您熟悉的緊湊形式。

緊湊形式

緊湊形式優化了PivotTable的可讀性。其他兩種形式也顯示欄位標題。

單擊大綱形式中的顯示。

單擊表格形式中的顯示。

考慮以下PivotTable佈局，其中月份欄位巢狀在區域欄位下：

如您所見，月份標籤被重複，這是預設設定。

單擊不重複專案標籤。月份標籤將僅顯示一次，PivotTable看起來更清晰。

空白行

為了使您的PivotTable報表更具特色，您可以在每個專案之後插入一條空白行。您可以隨時刪除這些空白行。

單擊在每個專案之後插入空白行。

PivotTable樣式選項

您有以下PivotTable樣式選項：

行標題
列標題
帶狀行
帶狀列

預設情況下，行標題和列標題的複選框已選中。這些選項分別用於顯示第一行和第一列的特殊格式。選中**帶狀行**複選框。

選中帶狀列複選框。

PivotTable樣式

您可以選擇多種PivotTable樣式。選擇適合您報表的樣式。例如，如果您選擇Pivot樣式深色5，則將獲得PivotTable的以下樣式。

PivotTable中的條件格式

您可以根據值設定PivotTable單元格的條件格式。

PivotChart

PivotChart為您的PivotTable報表添加了視覺重點。您可以插入一個與PivotTable資料關聯的PivotChart，如下所示：

點選資料透視表。
單擊功能區上的“分析”選項卡。
單擊PivotChart。

將出現插入圖表對話方塊。

單擊左側窗格中的柱形圖，然後選擇堆積柱形圖。單擊確定。

將顯示堆積柱形圖。

單擊PivotChart上的月份。
篩選到2月，然後單擊確定。

如您所見，PivotTable也根據PivotChart進行了篩選。

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