電子歸檔：含義及應用

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2020年，電子歸檔變得至關重要。事實上，這是一個每個人都應該熟悉的關鍵法律術語，也是一個法律科技術語。由於疫情導致許多法院暫停了現場辦公，電子歸檔在今年獲得了普及和認可。在社會隔離措施實施期間，之前不願嘗試電子歸檔的法院現在也開始允許提交電子文件；一些人希望這種趨勢即使在疫情結束後也能持續下去。

隨著越來越多的法院開始採用電子歸檔，法律專業人士，包括律師、法律助理和檢察官，必須充分理解現有的系統，以便評估如何為其案件實施電子歸檔流程。

什麼是電子歸檔？

“電子歸檔”簡稱為“電子歸檔”。它是指以電子方式提交法院檔案，而不是親自將其提交給法院書記員。密歇根州的電子歸檔程式使用名為 MiFILE 的程式。

密歇根州州法院行政辦公室 (SCAO) 和密歇根州法律援助合作建立了此電子歸檔工具。密歇根州的法院開始採用法院檔案的電子歸檔，並可能將其強制執行。要了解更多資訊，請閱讀本文。

印度最高法院於 2006 年 10 月 2 日開始接受電子歸檔，旨在使司法更容易獲得且成本更低。

透過印度政府於 2007 年 2 月批准的電子法院專案中的後續批准，這一技術突破獲得了廣泛讚譽。作為該專案的一部分，國家資訊中心 (NIC) 建立了具有互動元素的使用者友好軟體。

法院檔案的電子歸檔稱為電子法院歸檔，簡稱 ECF。電子提交的法院檔案成為公共記錄的一部分，可以在法院訴訟中引用。如果檔案未提交給法院，則不視為有效的法律程式（如訴訟），也無法繼續進行。雖然許多電子歸檔系統都設有門禁，需要律師或 EFSP 才能訪問，但一些法院正在開放電子歸檔系統，允許公眾向法院提交和提交某些初步檔案，例如姓名變更和結婚申請。

電子歸檔的優勢

電子歸檔有許多優勢，如下所示：

電子歸檔快速

速度對於訴訟律師的日常工作至關重要。在準備法院案件（有很多複雜性和需求）的同時，試圖平衡日程安排和法院接收和處理物理文件所需的時間是令人痛苦的。電子歸檔透過使提交的文件在程式的每個階段更快地移動到法院內部的相應位置，從而減輕了一些壓力。由於無需人工資料輸入或物理排序和管理，因此資訊可以在不等待其在某人辦公桌上堆積的輪次的情況下進行處理。

在本月初發表的一項案例研究中，速度被列為電子歸檔的主要優勢之一。該研究結果表明，更廣泛地採用電子歸檔只會帶來更好的結果。它評估了馬薩諸塞州上訴法院採用新的電子歸檔系統的優勢。根據州審計長蘇珊·邦普的說法，如果“eFileMA 用於我們審計期間評估的所有簡報和動議”，處理時間將減少 22%。

電子歸檔更準確

電子歸檔使歸檔變得更容易。在法院系統內部，檔案可以自動傳送到其應在的位置。在將文件中的不正確資料輸入到法院資料庫、將文件提交到法院的錯誤部門或意外丟失檔案時，人為錯誤的可能性較小。在電子歸檔系統中，律師可以不必擔心丟失和錯放檔案的負擔，因為檔案處理不當的顧慮減少了。

此外，入庫和歸檔流程變得更加公開透明。透過電子歸檔系統，歸檔者可以透過網際網路入口網站獲得有關歸檔狀態、費用和線上可用記錄的快速反饋。現在，這些檔案以電子方式提供，律師、檢察官和公眾更容易訪問。

電子歸檔佔用更少的空間

儘管人們認為紙質記錄對法院來說實用可靠，但它們確實佔用了大量空間。除了存放高知名度案件副本的資料庫外，還有整個倉庫專門用於存放法院檔案。數字化檔案可以減少法院和律師事務所所需的現場檔案儲存量，但並不能消除對備份儲存的需求。

電子歸檔更有利於環境

由於實施電子歸檔基礎設施的初始成本較高，自電子歸檔誕生以來一直遭到反對。針對佛羅里達州馬納提縣於 2008 年開始的一項研究，正在進行的審計和評估表明了電子投資的長期效益。電子歸檔透過取消首次歸檔的紙質檔案以及必須傳送給法院系統中相關各方的眾多副本和列印件，減少了法院中必須使用的紙張數量。

電子歸檔是強制性的

電子歸檔知識正逐漸變得強制性。在印度，一些問題需要僅以電子方式提交，因為手動提交不被接受。同樣，由於疫情，電子歸檔也將在許多系統中或遲或早地實施。

結論

電子報稅的過程，通常稱為“電子報稅”，涉及使用特定國家/地區相關稅務機關授權的網際網路軟體。許多國家/地區（甚至可能包括各個國家/地區，按省份劃分）可能會允許個人、小型企業和其他專業人士以電子方式報稅，具體取決於當地稅法和政府法規。由於電子報稅提供的諸多優勢，越來越多的人正在使用它。

常見問題

Q1. 電子歸檔的目的是什麼？

A1. 電子檔案管理，也稱為電子文件管理，是將書面和視覺材料作為計算機檔案匯入、儲存和管理的過程。掃描和捕獲紙質文件中的資料，將檔案轉換為數字格式，並且可以丟棄紙質副本。

Q2. 我們為什麼要進行電子歸檔？

A2. 電子提交的報告透過輸入檢查並在不同的帳戶中記錄。電子歸檔系統提高了資料處理效率，同時容忍了技術故障。

Q3. 電子歸檔是否強制性？

A3. 雖然電子歸檔並非所有應用場景都強制性，但對於某些歸檔，尤其是在某些仲裁庭和某些民事訴訟中，它是強制性的，因為手動歸檔不被接受。