專案管理架構
專案管理架構概述了協同專案管理 (PM) ——
- 系統的輸入和輸出。
- 系統需要考慮的因素。
- 系統提供的服務。
- 服務如何相互協調和整合。
在繼續討論協同專案管理架構 (CPMA) 之前，讓我們先看看之前影響思維的兩種架構。
Dixon 的專案管理整合模型
下圖描述了 Dixon 的協同管理模型——
該系統主要支援三個主要管理領域——
專案管理涉及在資源約束內規劃、估算、排程、控制和評估活動，以滿足產品效能標準。
資源管理涉及精確的資源識別和分配。
成本管理涉及對專案內計劃和實際資源消耗資訊進行分析和衡量，並關注專案監控、評估和控制。
系統的輸入是需要處理的需求。
詳細規劃和排程模組處理和控制專案和資源管理。
技術開發和配置管理模組執行專案管理功能。
質量控制和監控模組促進監控和控制服務。
系統輸出包括報告和交付成果。
Dixon 模型不包括專案庫，也沒有協同方面。管理過程本質上是順序的，一個模組對下一個模組的影響是單向的。該模型僅適用於定義明確且重複的環境。
Maurer 的專案協調架構
系統輸入包括預算、資源和目標。系統輸出包括產品、解決方案、流程和指標。指標用於分析和檢查專案績效。
專案協調管理模組管理專案管理中較軟的一面，涉及人際互動。專案協調系統中的四個主要元件是——
專案庫——它充當專案記憶庫。所有關於專案的資訊都儲存在這裡。
專案規劃元件——它允許團隊成員衡量資訊項之間的依賴關係級別，並根據時間和資源規劃專案。
專案執行元件——它在專案計劃的幫助下支援和鼓勵工作流程管理。它允許重新規劃和重新排程。
專案控制組件——它支援專案監控，允許團隊成員評估當前狀態並收集指標。
該模型確實暗示了協作，它只強調協調級別，並沒有明確說明系統的輸入和輸出。輸入和輸出的規範鼓勵團隊成員考慮專案管理系統的額外輸入和系統產生的輸出。
Maurer 模型非常全面，包括系統功能和功能執行的支援管理環境。它將系統功能和服務描述為模組，但沒有指定這些模組是如何相互關聯的。
下圖描述了 Maurer 的協同管理模型——
協同專案管理架構
協同專案管理架構包括四個核心元件——
- 專案存在感。
- 協同支援級別。
- 專案知識管理。
- 專案週期。
下圖描述了協同專案管理——
專案存在感
存在感可以被描述為處於環境中的感覺，它指的是現實世界中的存在感。以下三個元件支援分散式專案成員建立對專案環境更好的共享理解。
專案詞典——在這裡，簡要定義並精確闡明關鍵術語、概念、流程和方法。
業務規則和策略——團隊成員明確指定所有站點與專案相關的規則和規章。這些規則和策略允許團隊成員遵循並維護專案活動的某些標準，併為以後檢索而記錄這些活動。
專案上下文資訊——團隊成員應該熟悉專案上下文，以便從長遠來看提高生產力。需要妥善記錄專案背景、邊界和目標，並與所有專案成員共享。
協同支援級別
隨著人們進行協作，人們可以透過三種模式以協作的方式工作——
- 收集式工作
- 協調式工作
- 協同式工作
收集式工作
在這個級別，團隊的每個成員都付出個人努力。
每個成員不需要協調才能提高生產力。
團隊生產力基本上是個體努力的總和。
這裡的工作模式類似於一群短跑運動員，每個人都盡最大努力。
流程結構和任務結構很低或不存在。對互動式溝通線索的需求也相當低。支援收集式工作的典型計算機應用程式包括文字處理、電子表格和圖形應用程式。
協調式協作級別
在這個級別，團隊的成功取決於他們協調努力和相互合作的能力。
此級別的協作涉及處理活動之間的相互依賴關係。
協調式協作流程往往是有序的、結構化的，其特徵是交接和逐步整合。
支援協調式工作的典型計算機應用程式包括電子郵件、團隊日曆、工作流自動化等等。
此級別與集體級別不同，因為它在流程、具體里程碑和交接方面更有條理。
協同式協作級別
在這個級別，所有團隊成員都會齊心協力地為團隊努力做出貢獻，任何一個人的表現都會影響其他所有成員的表現能力。
協同式工作的任務和流程結構遠高於協調式工作，因為任何一個團隊成員的行為都會同時影響其他人的生產力，而對互動式溝通的需求則會持續不斷。
協同級別的專案管理需要專案成員之間緊密的協調與合作。
專案管理工具支援在收集式和協調式級別提到的所有功能。
在這個級別，員工可以根據預定義的使用者角色搜尋、檢索、更新和上傳文件。
專案週期
專案週期突出顯示需要協同支援的內容。它有四個主要步驟。我們確定了每個步驟都需要完成的一些常規活動——不同的專案可能對這些步驟有不同的變化。
步驟 1——對專案有清晰的理解。
意義構建和決策任務，例如確定專案範圍、目標、關鍵贊助商以及當前狀況與理想狀況之間的差距（“現狀”與“目標”之間的差距）。
估算專案的資源需求（例如預算、時間和人員）。
分析和評估解決方案替代方案並進行風險分析是此階段的一些典型功能。
步驟 2——制定實現專案目標的計劃。
典型功能包括分析和決策活動，例如將專案分解成可管理的任務和子任務。
分析任務之間的相互依賴關係。
組建專案團隊，將資源和任務分配給團隊成員。
制定專案時間表，定義進度衡量指標，規劃風險管理和變更管理，制定溝通計劃，並建立包含所有專案相關文件的專案筆記本。
步驟 3——執行專案計劃
收集專案進度資訊。
執行風險和變更管理，更新和維護專案筆記本。
此階段是專案管理中最動態和最關鍵的部分。協同專案管理工具極大地增強了專案跟蹤能力。
步驟 4——確定簽收標準
反思專案流程，包括哪些方面做得對，哪些方面做得不對，並將最初的專案規劃與當前的專案流程進行比較。
如果將來要進行相同的專案，則確定可能的改進。
協同知識管理
知識管理側重於在公司層面管理資料、資訊和知識。知識可以分為兩類——
隱性知識——知道如何和什麼。
顯性知識——瞭解事實、資料和理論。
知識管理是吸收、創造、共享和使用知識的過程。下表突出顯示了專案管理和知識管理之間的區別——
| 專案管理 (PM) | 知識管理 (KM) |
|---|---|
| PM 需要在給定的時間段內付出有限的努力 | KM 是一個持續的過程，只要知識是必要的，就會持續維護。 |
| PM 是目標導向的。 | KM 不一定是目標導向的；它本身就是一種。 |
知識是根據正在進行的專案活動建立和修改的，知識建立和應用的上下文非常重要。
專案使 KM 跨時間和上下文變得必不可少。
KM 工具有助於知識生成活動，例如知識共享和轉換、交換隱性知識、透過溝通進行外部化。
KM 指定規則、規章、策略等，並提供資訊收集、訪問、更新、檢索、企業和存檔功能。
它促進從不同來源整合資訊的功能。實際的資料和資訊以不同的文件格式儲存在文件儲存庫中。
協同知識管理允許將資料從一個來源轉移到另一個來源，例如，將重要的電子郵件交換匯入或存檔為文字檔案。透過收集來自多個專案的資料和資訊，KM 允許專案經理比較和對比跨專案的的資訊，以推匯出模式，從而建立知識。