協同專案管理
協調和協作是處理專案的兩個基本要素。對於傳統專案，協調是在一個地點進行的，而對於分散式專案，則跨地點進行。為了構建能夠克服傳統專案管理面臨的挑戰的系統，需要協同專案管理架構 (CPMA)。
傳統專案管理場景
當團隊成員或公司執行專案管理 (PM) 時，他們很容易陷入許多潛在的錯誤或陷阱。與其突出所有這些錯誤，不如讓我們關注文獻中確定的幾個常見的總體主題。將所有這些主題結合起來，解釋了許多重大專案失敗或效率和有效性遠低於預期水平的原因。
過度強調 PM 作為專案報告機制
傳統專案管理通常採用簡單的被動報告機制，而不是動態的團隊協作方法。在許多公司中，專案管理方法被認為是公司報告工具，而不是公司各個部門可以用來幫助自身的有效系統。在這種情況下，專案參與者之間資訊流動較少。
溝通無效且效率低下
在傳統 PM 中，溝通可能由於多種原因而無效 -
- 由於溝通不明確或不佳而導致的誤解。
- 成員對問題的理解不佳。
- 不同團隊成員的解讀不同。
溝通效率低下或達不到標準也是由於各種原因造成的，例如 -
- 溝通不及時。
- 未能將最新的通知更新給每個需要了解的團隊成員。
- 溝通技巧和能力不足通常被認為是專案失敗的主要原因。
管理專案輸入和輸出，但不管理流程
傳統專案管理中的另一個嚴重問題是，員工管理交付成果和資源，但他們不管理流程。
團隊領導者建立 PERT 並計劃專案的時間線，他們管理時間、預算、裝置、人力資源和產品；但未能管理工作流程。
軟體專案失敗的一個原因是缺乏即時改進測量系統，無法在早期階段識別潛在風險，從而避免它們對產品開發造成嚴重威脅。
如果員工只處理專案輸入和輸出，則流程將保持黑盒狀態，專案成員在問題變得嚴重到無法在不造成大量返工和增加複雜性的情況下糾正之前，並不知道出了什麼問題。
這導致 PM 成為一個被動過程，而不是主動過程。
被動管理
被動管理定義了一種被動的 PM 策略，其中專案經理進行不完整的計劃，並希望最終一切都會好起來。
被動型專案經理對已經發生的事情做出反應，他們很少為未來做計劃。他們不會回顧自己或他人的先前經驗，以從隨著時間推移而積累的經驗教訓中獲得見解。
在被動管理中，員工花費大量專案時間返工交付成果和糾正錯誤。
被動情況下另一個常見的問題是，幾乎所有返工都必須手動完成，包括搜尋受專案其他部分更改影響的工作。
被動專案管理通常伴隨著缺乏儲存專案資訊的系統程式，這導致計劃不周和需要返工的問題加劇。
缺乏電子專案儲存庫
缺乏電子儲存庫既是公司範圍的問題，也是專案特定的問題。基於紙張的儲存庫有幾個限制，例如 -
- 檢索延遲
- 檔案丟失
- 檔案不完整和儲存問題
- 由於資料提取、解釋和重新打包而導致的易錯性。
- 在給定的時間限制下難以協調和失敗。
缺乏電子專案儲存庫會導致專案文件不足。
專案成員通常更關心當前專案的完成，而不是捕獲和存檔以後可能有用資訊。
大多數專案相關資訊根本沒有儲存，例如專案流程、上下文、基本原理或工件。即使儲存了，它們也可能沒有以專案成員能夠輕鬆訪問、搜尋和檢索資訊的方式進行結構化、組織和索引。
協同專案管理作為解決方案
我們假設可以使用協同 PM 工具和流程來解決傳統 PM 中面臨的各種挑戰。協同 PM 工具處理專案資訊的顯式表示以及及時共享足夠的資訊。
讓我們看看協同 PM 環境如何克服困擾傳統 PM 的侷限性。
將 PM 視為專案分析機制
當團隊成員將 PM 視為專案報告工具時，他們關心的是 PM 的輸出，而不是產生這些輸出的分析過程。
當人們將 PM 視為專案報告工具時，通常不會正式捕獲的額外專案相關資訊在記憶力下降時會有效地丟失。
另一方面，當員工將 PM 視為專案分析工具而不是僅僅將其視為報告工具時，產品將是任務資訊、決策基本原理和其他相關工件。
有效且高效的溝通
專案資訊的顯式表示對於有效且高效的溝通非常重要，尤其是在分散式情況下。
有效溝通還描述了重要專案資訊（例如關鍵概念、想法、專案流程、團隊成員職責和責任）的清晰規範和一致協議。
所有這些都由團隊成員記錄並儲存以供將來參考。
除了支援專案資訊的顯式表示外，協同 PM 工具還需要支援、管理和處理任務狀態更改的自動通知，並允許成員討論和提供彼此工作的反饋。
然而，顯式表示是實現有效溝通的重要一步。
管理專案流程以及輸入和輸出
管理專案流程是 PM 最重要的部分。瞭解流程的一種方法是透過專案生命週期。專案生命週期大致分為四個主要步驟 -
步驟 1 - 瞭解專案（問題定義和規範） - 計劃專案。
步驟 2 - 執行。
步驟 3 - 跟蹤和控制專案。
步驟 4 - 關閉專案。
在這裡，團隊成員管理輸入和輸出，但不管理流程，他們以犧牲步驟 3 為代價過分強調步驟 1、2 和 4。
專案流程的性質是動態的，並且隨著專案的進一步改進，與原始專案計劃和預期有很大差異。持續的流程始終會導致專案輸入和輸出發生一些變化，而這些變化又會導致專案流程發生進一步變化。
協同 PM 工具允許團隊成員更新和審查彼此的工作進度、收集專案指標（例如任務上花費的資源）並在限定時間內訪問他人的當前工作。
主動專案管理
主動專案管理是指在當前正在進行的專案中面向未來的計劃、風險管理和變更管理。主動管理要求專案團隊成員在專案週期開始時進行精確、具體、清晰和詳細的計劃，識別潛在風險並制定緩解這些風險的計劃。
進行主動管理的專案經理會檢查任務之間的相互依賴關係，並根據精確的“硬”資料而不是一廂情願的想法做出決策。
主動管理之後是學習。
PM 流程的主動管理需要企業的專案記憶，成員可以在正在進行的專案期間從中學習，並在未來的專案中參考。
實施有效的業務組織專案記憶的一種方法是藉助電子專案儲存庫。
使用電子專案儲存庫
隨著資訊科技的不斷發展，數字格式的檔案更容易儲存、訪問、檢索、編輯和路由。基於紙張的儲存庫被電子專案儲存庫取代。電子專案儲存庫的目標是高效且有效地控制、處理和共享專案資訊。
有效的資訊管理可提高整體專案績效，在預算範圍內減少資料輸入和重新輸入成本，消除重複、資訊丟失，縮短產品開發時間，促進流程質量的進步，標準化工作流程，提高管理層高效檢索準確資訊的能力，並加強管理控制。
電子專案儲存庫可以透過中介軟體連線到組織中的其他資訊系統，並提供順暢的資訊流。