變更管理

變更管理是一個流程、一個企業專業領域和一個知識體系。將變更管理視為一個流程或任務的概念是一把雙刃劍。

• 第一刃用於在一個持續運營的公司內以順序方式進行內部變更。其目標是在公司內更有效地實施新的方法和受控系統。

• 變更管理這把劍的第二刃適用於公司幾乎無法控制或完全無法控制的變更（例如立法、社會和政治動盪等）。

變更作為一個系統

系統方法包含兩個重要的基礎——

• 首先，它確定任何變更都會影響其所屬系統的每個部分。

• 其次，系統任何一個部分的變更都會影響系統的其他每個部分。

系統可以分為開放系統或封閉系統。

開放系統對外部環境高度敏感。相反，封閉系統對環境影響的響應較差。沒有任何系統是完全封閉的——一個系統是開放還是封閉的程度取決於可以控制變更的程度。

變更問題

變更問題包括一個或多個部門或群體、整個企業或公司環境的一個或多個方面。

• 該系統的基礎需要至少回答這五個“W”和一個“H”（誰、什麼、為什麼、在哪裡、什麼時候……然後如何）。

• 以下幾個例子可以用來制定具體的問題——

  • 公司中哪些人需要參與變更？
  • 需要更改哪些練習？
  • 為什麼我們需要改變我們現有的實踐？
  • 哪些地方最需要改變？
  • 公司何時會考慮實施？
  • 如何才能更好地改變我們的傳統做法？

變更專案階段

流程模型分為三個階段——

• 第一階段——建立變更基礎——它側重於透過制定新的以客戶為中心的目標、建立贊助關係以及確保承諾和能力來協調業務要素和領導力。

• 第二階段——設計變更計劃——它側重於使公司使命與變更計劃保持一致並確定挑戰。

• 第三階段——實施變更計劃——它側重於在有效的溝通計劃和客戶管理的幫助下部署變更。

溝通流程和策略

溝通在戰略、戰術和個人層面都對建立變更起著至關重要的作用。溝通很重要，因為——

• 使員工和企業績效與業務目標保持一致。

• 使客戶能夠透過教育和勸說來理解和接受變更。

• 提供關於變更的具體說明（五個W和一個H）

• 支援反饋、審查和互動，以確保所有權和成功。

• 激發行動。

• 透過強有力的“對我有什麼好處”的方法來參與。

• 為了有效率，變更管理團隊至少包括一名溝通專家，然後由一群溝通專家支援。

變更溝通團隊的職責包括——

• 確定影響每個細分市場的問題，這些細分市場由於變更而受到影響。
• 確定所需的組合溝通工具。
• 確保存在適當的反饋和審查機制。
• 建立有效的措施來評估溝通效率和有效性。

最終建議

這些建議遵循可在變更管理中部署的策略的“待辦事項”列表。

• 對變更持開放態度——變更不可避免——人們如何處理和控制變更，決定了企業或個人是獲得積極結果還是消極結果。

• 記住——變更管理的功能是為混亂和雜亂的情況帶來秩序，而不是假裝它已經井然有序、結構良好和紀律嚴明。