SAP MM - 發票校驗

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每個組織都會採購商品或服務以滿足其業務需求。一旦商品從供應商處採購並透過收貨進入公司場所，我們需要向供應商支付已採購的商品和服務的費用。待付金額以及材料的詳細資訊由供應商以稱為發票的文件形式提供。在向供應商付款之前，我們需要驗證發票。在付款前驗證發票的過程稱為發票校驗。關於發票校驗的關鍵點如下：

• 發票校驗標誌著採購的結束，在採購訂單和收貨之後。

• 發票過賬更新財務和會計中的所有相關單據。

• 與實際發票不同的已阻止發票可以透過發票校驗進行處理。

在發票校驗中通常會遇到以下術語：

• 發票過賬
• 已阻止發票
• 評估收貨結算 (ERS)

發票過賬

在收到供應商的貨物並完成收貨後進行發票過賬。訂貨方會根據成本、數量和質量對收到的供應商發票進行驗證，然後根據該採購訂單過賬發票。

這是公司向供應商（賣方）付款並完成發票和採購訂單核對的階段。請按照以下步驟過賬發票。

過賬發票的路徑

物流 ⇒ 物料管理 ⇒ 物流發票校驗 ⇒ 單據錄入 ⇒ 輸入發票

事務程式碼：MIRO

步驟 1 - 在 SAP 選單螢幕上，按照上述路徑選擇“輸入發票”。

步驟 2 - 填寫所有必要的詳細資訊，例如發票過賬日期、支付給供應商的金額以及支付金額對應的數量。單擊“儲存”。現在已針對收貨過賬發票。

已阻止發票

有時，會計部門可能無法根據開具的發票向供應商付款。這可能發生在以下情況下。您嘗試過賬發票，但是系統需要針對採購訂單或收貨的特定預設值，而過賬的發票與預設值不同。這可能導致發票被阻止。發票阻止是由以下原因造成的：

• 專案級別的金額差異

• 專案級別的數量差異

很難分析發票中的微小差異。因此，系統中設定了容差限值，如果發票中的差異在容差限值內，則系統接受發票。如果差異超過容差限值，則可能導致發票被阻止。在這種情況下，如果必須處理已阻止的發票，則需要手動取消阻止或釋放。

釋放已阻止發票的路徑

物流 ⇒ 物料管理 ⇒ 物流發票校驗 ⇒ 進一步處理 ⇒ 釋放已阻止的發票

事務程式碼：MRBR

步驟 1 - 在 SAP 選單螢幕上，按照上述路徑選擇“釋放已阻止的發票”。

步驟 2 - 提供必要的詳細資訊，例如公司程式碼、發票單據號、供應商、過賬日期和採購組。然後單擊執行按鈕。已阻止的發票將被釋放。

評估收貨結算

評估收貨結算 (ERS) 是一種輕鬆自動結算收貨的方法。如果訂貨方已與供應商就所有財務條款和條件達成一致，則無需驗證發票。發票將根據採購訂單和收貨中提供的資訊自動過賬。以下是 ERS 的優勢：

• 可以快速結算和關閉採購訂單。

• 由於無需驗證發票，因此可以減少人力。

• 藉助 ERS 可以避免發票中的金額和數量差異。

要實施 ERS，需要在供應商主資料中進行一些強制性設定。

• 轉到 XK02（供應商主資料的更改模式）。

• 選擇“控制資料”選項卡。

• 選中“自動評估收貨結算交貨”和“自動評估收貨結算退貨”複選框。

• 單擊“儲存”。現在，特定供應商已啟用 ERS。

請按照以下步驟建立 ERS。

建立 ERS 的路徑

物流 ⇒ 物料管理 ⇒ 物流發票校驗 ⇒ 自動結算 ⇒ 評估收貨結算 (ERS)

事務程式碼：MRRL

步驟 1 - 在 SAP 選單螢幕上，按照上述路徑選擇“評估收貨結算 (ERS)”。

步驟 2 - 填寫所有必要的詳細資訊，例如公司程式碼、工廠、收貨單據編號和日期、供應商和採購單據。單擊“儲存”。將為相應的採購訂單和收貨建立 ERS。