協調與工作記錄

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成功不是由一個人創造的，而是由一個團結一致的團隊創造的。.

− 吉蘭·法拉爾，美國歌手、詞曲作者、作家、出版商和電影製片人.

如果將各個部門視為身體的器官，那麼客房服務部門就可以看作是神經網路，它與各個器官保持協調，以實現其目標。

任何行業的工作都離不開協調和記錄，客房服務部門也不例外。它需要在部門內部以及與酒店業務的其他部門進行協調，以便在日常工作和完成工作中的檔案手續時進行。

讓我們進一步瞭解客房服務溝通。

客房服務控制檯的重要性

客房服務控制檯是所有酒店客房服務員工的中心樞紐或單點聯絡。在控制檯上，獲取新資訊並將其分發給相關員工。

由於客房服務工作主要面向為客人提供最佳服務，因此該部門需要努力在沒有溝通差距的情況下共享資訊。該部門還需要確保客房服務員工之間以及與酒店所有其他部門的協調順利進行。

客房服務控制檯的功能

酒店客房服務執行以下功能 -

• 收集客人提出的所有請求。

• 在員工開始工作前，向他們簡要介紹日常或特殊活動準備情況。

• 分配客房服務員工的日常職責/變更職責。

• 收集員工的工作報告。

• 收集退房房間號碼並將其更新給樓層主管。

• 管理鑰匙櫃，其中包含所有樓層總鑰匙和客房服務儲藏室鑰匙。

• 維護各種表格和登記簿的記錄。

客房服務與其他部門的協調

在工作中，客房服務部門需要與以下部門協調 -

客房服務 - 前臺協調

• 共享入住資訊，有助於估算未來入住率、預算和所需的員工數量。

• 清潔酒店場所的公共區域。

• 特殊關注需求，如貴賓、公司或大家庭或航空公司機組人員作為住客。

• 每天從前臺員工處收集髒制服，並向其提供準備好的制服。

客房服務 - 餐飲協調

• 即將舉行的宴會活動和派對。

• 廚房的害蟲控制。

• 每天從餐飲部門收集髒亞麻布和制服，並向餐飲員工提供準備好的亞麻布和制服。

• 清理客人走廊的托盤。

• 在客房放置特殊的客人設施，例如貴賓設施或迎賓飲料。

客房服務 - 銷售與市場部協調

• 供應促銷手冊、價格表或其他物品，例如客房內的筆筒。

• 每天從銷售與市場部收集髒制服，並向其提供準備好的制服。

客房服務 - 人力資源部協調

• 為客房服務部門招聘新員工。

• 支付客房服務員工的報酬，例如工資、加班費、醫療費用等。

• 透過評估或獎勵激勵員工績效，為新員工提供入職和培訓計劃。

• 每天從人力資源部收集髒制服，並向其提供準備好的制服。

客房服務 - 安保部協調

• 酒店財產和鑰匙的安全。

• 防止酒店發生火災和盜竊。

• 防止任何反社會活動，例如客人客房或酒店場所發生的任何可疑活動、賭博或走私。

• 每天從人力資源部收集髒制服，並向其提供準備好的制服。

客房服務 - 制服服務部協調

• 每天收集搬運工、門衛、司機等的髒制服，並向他們提供準備好的制服。

客房服務 - 會計部協調

它涉及以下方面 -

• 與客房服務員工付款相關的問題。

• 每天從會計部門收集髒制服，並向會計人員提供準備好的制服。

客房服務 - 工程部協調

• 與清潔和園藝裝置錯誤執行、電氣插座故障、傾斜管道、空調維護或任何其他此類工作相關的問題。

• 每天收集工程和技術人員的髒制服，並向其提供準備好的制服。

客房服務 - 維修部協調

• 損壞的傢俱和固定裝置的修理和維護。
• 酒店所需區域的油漆。
• 修理客房的管道和電氣插座。
• 每天收集維修人員的髒制服，並向其提供準備好的制服。

客房服務維護的重要登記簿

登記簿用於記錄重要資訊。當班次和值班人員發生變化以及工作期間，它們非常有用。登記簿有助於保持清晰及時的記錄，從而促進良好的溝通。以下是客房服務控制檯維護的一些重要登記簿 -

離店登記簿

它用於跟蹤客人退房後客房狀態的變化，例如 V、VD 或 VC。它還跟蹤 CO 客房迷你吧飲料的消費量。

預計到達登記簿

它跟蹤預先登記的客人及其資料，如常客/貴賓/其他、婚姻狀況、預計入住時間以及任何需要滿足的特殊要求。

客房狀態登記簿

此登記簿記錄所有客房及其當前狀態的列表，例如 V、VC、OOO、OOS 等。

客人呼叫登記簿

它記錄與客房和鄰近區域相關的說明或註釋。它在跟蹤活動及其持續時間方面非常有用。

客人借用登記簿

此登記簿用於記錄提供給客人的借用物品的交付和回收情況。此登記簿的一般格式如下 -

丟失物品登記簿

如果在退房房間中發現任何酒店擁有的物品（易耗品除外）丟失，則將其記錄在此登記簿中。

客人用品控制登記簿

此登記簿用於記錄客人用品。一般格式如下所示 -

損壞/破損登記簿

如果發現客房內放置的任何酒店財產損壞或破損，則將其記錄在此登記簿中。這是一個示例登記簿 -

失物招領登記簿

如果客房服務客房服務員在退房房間中發現任何客人遺留的物品，則將其記錄到失物招領登記簿中併發送到客房服務部門的同一部門。它還記錄在酒店場所發現的任何個人物品。

鑰匙登記簿

它是一個登記簿，用於記錄發放的客房鑰匙、客房總鑰匙和重要保險箱的鑰匙以及樓層鑰匙。

床上用品控制登記簿

它記錄床上用品在洗衣房和客房或餐廳之間的移動情況。它使客房服務員工可以輕鬆跟蹤乾淨和髒的洗衣物。

客房服務的清單和報告

酒店管理軟體會自動生成各種客房服務清單和報告。

清單

清單有助於確保所有工作都得到適當完成，沒有任何遺漏。客房服務人員會參考和填寫各種清單。一些重要的清單包括 -

• 客人用品清單
• 客房清潔清單
• 客房浴室清潔清單
• 海灘區域清潔清單
• 游泳池清潔清單
• 園藝清單
• 水療中心的客房服務標準清單
• 健身中心的客房服務標準清單

報告

報告有助於研究過去入住率、清潔計劃的記錄，並預測客房的未來狀態。讓我們看看為客房服務部門生成的報告 -

客房服務報告

這可以在每個班次結束時生成，以報告每個客房的客房服務狀態。

客房服務分配報告

它需要用於安排客房服務員和記錄客房檢查。

客房服務入住率報告

此報告顯示入住酒店的客人的列表，包括成人和兒童人數、入住天數以及客房服務狀態等詳細資訊。此報告針對已入住的客房、預計將入住的客房、已退房的客房以及空置或已預訂的客房生成。此報告用於安排客房清潔。