Excel 資料透視表 - 簡介

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對於資料透視表新手來說，首先了解資料透視表非常重要。本章將介紹資料透視表的定義、名稱由來、在 IT 行業的普及、關鍵指標、資料透視表的優勢、資料透視表的型別、資料和格式以及資料透視表中的即時資料。

在資訊科技中，資料透視表是一個易於閱讀的、通常為單頁的即時使用者介面，以圖形方式顯示組織或部門關鍵績效指標的當前狀態（快照）和歷史趨勢，以便能夠一目瞭然地做出即時且明智的決策。

資料透視表的名字來源於汽車儀表盤。在您的車輛引擎蓋下，可能有數百個影響車輛效能的過程。您的儀表盤使用視覺化效果總結了這些事件，讓您可以安心地專注於安全駕駛。類似地，業務資料透視表用於輕鬆檢視和/或監控組織的績效。

數字資料透視表的概念源於 20 世紀 70 年代對決策支援系統研究。業務資料透視表在 20 世紀 80 年代首次開發，但由於資料重新整理和處理方面的問題，它們被擱置了。在 20 世紀 90 年代，資訊時代加快了步伐，資料倉庫和聯機分析處理 (OLAP) 使資料透視表能夠充分發揮作用。然而，直到關鍵績效指標 (KPI) 的興起以及 Robert S. Kaplan 和 David P. Norton 的平衡記分卡的引入，資料透視表的使用才變得流行。如今，資料透視表的使用已成為決策過程中的重要組成部分。

在當今的商業環境中，趨勢是朝著大資料發展。管理和提取所有這些資料的實際價值是現代企業成功的關鍵。精心設計的資料透視表是一種卓越的資訊管理工具。

資料透視表 – 定義

Stephen Few 將資料透視表定義為“顯示實現一個或多個目標所需的最重要資訊的視覺顯示，它完全適合單個電腦螢幕，因此可以一目瞭然地進行監控”。

目前，資料透視表可以定義為一種資料視覺化工具，它顯示指標和關鍵績效指標 (KPI) 的當前狀態，簡化複雜的資料集，為使用者提供對當前效能的即時瞭解。

資料透視表將數字和指標整合在一個螢幕上。它們可以針對特定角色進行定製，並顯示部門或整個組織的指標。

資料透視表可以是靜態的，用於一次性檢視，也可以是動態的，顯示螢幕背後資料變化的整合結果。它們也可以製作成互動式的，在一個螢幕上顯示大型資料的各個部分。

資料透視表關鍵指標

資料透視表的核心在於監控所需的關鍵指標。因此，根據資料透視表是針對整個組織還是針對銷售、財務、人力資源、生產等部門，所需顯示的關鍵指標會有所不同。

此外，資料透視表的關鍵指標還取決於接收者（受眾）的角色。例如，高管（CEO、CIO 等）、運營經理、銷售主管、銷售經理等。這是因為資料透視表的主要目標是實現資料視覺化以進行決策。

資料透視表的成功通常取決於為監控而選擇的指標。例如，關鍵績效指標、平衡記分卡和銷售業績資料可能是業務資料透視表中的合適內容。

資料透視表優勢

資料透視表允許管理人員監控組織中各個部門的貢獻。為了監控組織的整體業績，資料透視表允許您捕獲並報告來自組織每個部門的特定資料點，從而提供當前業績的快照以及與早期業績的比較。

資料透視表的優勢包括：

• 績效指標的直觀呈現。

• 能夠識別和糾正負面趨勢。

• 效率/低效率的衡量。

• 能夠生成顯示新趨勢的詳細報告。

• 能夠根據收集的資料做出更明智的決策。

• 戰略與組織目標的一致性。

• 所有系統總體的即時可見性。

• 快速識別資料異常值和相關性。

• 與執行多個報告相比，綜合資料視覺化節省了時間。

資料透視表的型別

資料透視表可以根據其效用分類如下：

• 戰略型資料透視表
• 分析型資料透視表
• 運營型資料透視表
• 資訊型資料透視表

戰略型資料透視表

戰略型資料透視表支援組織任何級別的管理人員進行決策。它們提供資料的快照，顯示業務的健康狀況和機遇，重點關注高層級的績效和預測指標。

• 戰略型資料透視表需要定期和靜態的資料快照（例如，每日、每週、每月、每季度和每年）。它們不需要每時每刻都在不斷變化，只需要在指定的時間間隔進行更新。

• 它們只描繪高級別資料，不一定提供詳細資訊。

• 它們可以是互動式的，以便在單擊按鈕的情況下比較大型資料集並提供不同的檢視。但是，在這些資料透視表中不必提供更多互動式功能。

以下螢幕截圖顯示了一個高管資料透視表的示例，顯示了目標和進度。

分析型資料透視表

分析型資料透視表包含更多上下文、比較和歷史記錄。它們側重於分析所需資料的各個方面。

分析型資料透視表通常支援與資料互動，例如深入瞭解底層細節，因此應該是互動式的。

分析型資料透視表的示例包括財務管理資料透視表和銷售管理資料透視表。

運營型資料透視表

運營型資料透視表用於持續監控運營。它們的設計通常與戰略型或分析型資料透視表不同，重點監控不斷變化的活動和事件，這些活動和事件可能需要立即引起注意和響應。因此，運營型資料透視表需要始終提供即時和最新的資料，因此應該是動態的。

運營型資料透視表的示例可能是支援系統資料透視表，顯示有關服務工單的即時資料，這些服務工單需要主管對高優先順序工單立即採取行動。

資訊型資料透視表

資訊型資料透視表僅用於顯示數字、事實和/或統計資料。它們可以是靜態的或動態的，包含即時資料，但不是互動式的。例如，機場的航班到達/起飛資訊資料透視表。

資料透視表資料和格式

資料透視表所需的資料取決於其類別。資料的首要前提是它應該相關、無錯誤、最新，如果需要則為即時資料。資料可能來自各種不同的來源和格式（電子表格、文字檔案、網頁、組織資料庫等）。

資料透視表上顯示的結果必須真實、準確且恰當。這一點至關重要，因為資料透視表上的資訊將導致決策、行動和/或推論。因此，除了顯示的資料外，選擇的顯示媒介同樣重要，因為它不應在資料描繪中產生錯誤印象。重點應該放在資料視覺化的能力上，這將明確地展示結論。

資料透視表中的即時資料

如本章前面所述，資料倉庫和聯機分析處理 (OLAP) 使得能夠立即使用即時資料重新整理動態資料透視表。它也使設計資料透視表的人員無需依賴組織的 IT 部門即可獲取資料。

因此，資料透視表已成為從高層管理人員到普通使用者的最熱門媒介。