Excel儀表盤 - 建立儀表盤

在前面的章節中，您學習了各種在設定儀表盤時非常有用的Excel功能。在本節中，您將學習如何建立儀表盤，即建立儀表盤所需的步驟。您還將瞭解有關儀表盤的注意事項。

由於任何儀表盤都是基於目標受眾最感興趣的內容而設計的，因此儀表盤元件和儀表盤佈局因情況而異。

初始準備

建立儀表盤的第一步是初始準備。花些時間瞭解以下內容：

為什麼需要儀表盤？- 這個儀表盤是用於特定任務（例如顯示專案狀態）還是需要實現更廣泛的目標（例如衡量業務績效）？瞭解建立儀表盤的原因將指導您的設計。
儀表盤將起到什麼作用？- 您的儀表盤應僅突出顯示增加價值的資料。您應該瞭解所需的資料。任何超出範圍的資料都是不必要的。
資料的來源是什麼？- 您應該瞭解資料來自哪裡。它可能只是一個Excel工作表，也可能是透過從各種動態資料來源到Excel工作簿的資料連線。
儀表盤的目標受眾是誰？- 是經理、高管、利益相關者、外部供應商還是普通觀眾？瞭解他們的需求和偏好，例如他們檢視儀表盤需要多長時間，他們期望的細節級別以及他們希望如何消化資訊。例如，在選擇圖表型別時，瞭解受眾可以幫助您決定是顯示值之間的關係還是進行特定比較。
儀表盤需要是靜態的還是動態的？- 儀表盤可以定期（例如每週或每月）更新，還是需要持續更新以簡化後端發生的資料更改？此選擇將改變您構建儀表盤的方式。
儀表盤只需要顯示還是需要互動式？- 儀表盤可以只讀訪問，還是需要提供互動式控制元件/功能，使某些人能夠根據需要探索資料？此選擇也會改變您構建儀表盤的方式。

回答這些問題後，確定您需要和不需要哪些Excel功能。這是因為您的目標和專業知識是製作一個適合目的的有效儀表盤。

接下來，確定儀表盤的元件。這些可以是文字、表格、圖表、互動式控制元件等。使用這些元件確定儀表盤佈局。

在PowerPoint幻燈片上模擬您的Excel儀表盤。為每個元件繪製框以瞭解佈局，並新增要包含的元件的快速草圖。您也可以在紙上進行此操作。在開始處理實際儀表盤之前，請獲得管理層和/或主要受眾對該模型的批准。這將節省返工時間。但是，隨著儀表盤投入使用並收到反饋，您可能需要對儀表盤進行一些調整。但是，已批准的儀表盤模型是您工作的良好起點。

組織Excel儀表盤的資料來源

在Excel中構建儀表盤之前，您需要組織資料來源。在Excel中，可以透過多種方式實現：

如果資料只是一個Excel表格，請從將更新資料的工作簿中建立到工作簿的連結。
如果資料來自多個Excel表格，或者來自各種資料來源，那麼在您的工作簿中構建資料模型是一個不錯的選擇。

您可以定期將資料匯入工作簿，或者建立資料連線以便在資料更新時重新整理資料，這取決於儀表盤是靜態的還是動態的。

設定Excel儀表盤工作簿

組織好資料後，您需要構建工作簿。在工作簿中插入兩到三個工作表：一個用於儀表盤的工作表和一個或兩個用於資料的工作表（資料或資料透視表/資料透視圖表或Power View報表，您可以隱藏這些工作表）。這將幫助您組織和維護Excel工作簿。

準備Excel儀表盤的資料

根據您的選擇，即您對“初始準備”步驟中的問題的答案，準備Excel儀表盤的資料。資料可以是以下任何一種：

資料分析的結果
資料探索的結果
對輸入資料進行計算產生的資料
來自資料透視表或PowerPivot表的資料彙總

選擇儀表盤元件

您已經學習了可以在儀表盤中使用的各種Excel功能。根據您對當前儀表盤的需求，為儀表盤元件選擇以下任何Excel功能。

表格
迷你圖
條件格式。
圖表
切片器
互動式控制元件
資料透視表
資料透視圖表
PowerPivot表
PowerPivot圖表
Power View報表
關鍵績效指標

選擇儀表盤元件將幫助您與已批准的儀表盤模型佈局保持一致。

確定靜態和動態元件以及要為切片器分組的元件（如果有）。

確定需要突出顯示的儀表盤部分

確定需要立即關注的儀表盤部分，例如“完成百分比”或“當前狀態”。您可以為此使用更大的字型、醒目的字型和字型顏色。

確定要在儀表盤中包含多少顏色。此決定可以基於儀表盤的受眾。如果儀表盤是為高管和/或經理準備的，請選擇可以影響顯示結果視覺化的顏色。您可以新增儀表盤背景顏色以使儀表盤元件脫穎而出。您可以對類似圖表或相關結果使用相同的顏色程式碼。您也可以使用條件格式。

仔細選擇需要突出顯示的儀表盤部分可以提高其有效性。

構建儀表盤

這是建立Excel儀表盤的關鍵和最後一步。此步驟涉及組裝儀表盤元件，您可以透過使用Excel攝像頭高效有效地完成此操作。您將在下一節中學習如何使用Excel攝像頭。

組裝儀表盤元件後，進行最終潤色：

為儀表盤新增標題。
加入時間戳。
根據需要包含版權資訊。

在接下來的幾章中，您將學習如何使用這些步驟根據一些示例建立儀表盤。除了某些共性之外，儀表盤沒有普遍適用的規則或佈局。這一切都取決於您的需求。您的目標是製作一個有效的儀表盤。

使用Excel攝像頭

Excel攝像頭可幫助您捕獲工作表中的快照並將它們放置在不同的工作表中。例如，您可以捕獲具有條件格式的工作表中的表格並將其放置在儀表盤中。每當資料更新時，儀表盤都會重新整理以顯示更改後的資料。

您可以按如下方式將Excel攝像頭包含在“快速訪問工具欄”中：

右鍵單擊“快速訪問工具欄”上的小箭頭。
在“自定義快速訪問工具欄”列表中單擊“更多命令”。

出現“Excel選項”對話方塊。

單擊“快速訪問工具欄”。
在“從以下位置選擇命令”下選擇“所有命令”。
在命令列表中單擊“攝像頭”。

單擊“新增»”按鈕。“攝像頭”將出現在右側列表中。

單擊“確定”按鈕。攝像頭圖示將出現在工作簿的“快速訪問工具欄”中。

您可以按如下方式使用Excel攝像頭：

選擇要捕獲的單元格區域。
單擊“快速訪問工具欄”上的“攝像頭”。

單元格區域將顯示帶虛線邊框。

單擊要在其中放置捕獲區域的工作表。它可以是您的儀表盤工作表。
單擊要放置它的位置。

捕獲的區域將出現在該點。

每當您更改原始資料時，更改都會反映在儀表盤中。

Excel儀表盤上的日期和時間戳

您可以在儀表盤中加入日期或日期和時間戳，以顯示上次更新資料的時間。您可以使用Excel函式TODAY()和NOW()來實現。

要加入日期戳，請在要在資料工作表上放置日期戳的單元格中輸入=TODAY()。

每當更新工作簿時，這都會顯示當前日期。

確保輸入TODAY()函式的單元格已格式化為要顯示的日期格式。
使用攝像頭捕獲顯示並將其放置在儀表盤上。

儀表盤上的日期將反映上次更新工作簿的日期。

您可以透過類似的方式使用函式NOW()在儀表盤上加入日期和時間戳。

在要在資料工作表上放置日期和時間戳的單元格中輸入=NOW()。

確保您具有正確的日期和時間格式。
使用攝像頭捕獲顯示並將其放置在儀表盤上。

日期和時間戳將被新增到儀表盤中，並將反映上次更新工作簿的日期和時間。

測試、示例和增強儀表盤

您需要測試儀表盤以確保其準確顯示資料。

在各種可能的場景中進行測試。
測試精確的更新（靜態或動態）。
測試互動式控制元件（如果有）。
測試外觀和感覺。

您可能需要進行一些試執行以確保您的儀表盤符合您的要求。

下一步是讓樣本受眾（特別是那些批准了您的模型儀表盤的人）評估儀表盤。由於他們將使用儀表盤，他們無疑會對它的用途和有效性提出意見。此反饋可幫助您確保儀表盤有效。不要猶豫，徵求反饋。

收到反饋後，如有必要，請使用所需的更改對其進行增強。您的Excel儀表盤已準備好使用。

共享儀表盤

您需要使目標受眾能夠使用Excel儀表盤。您可以透過多種方式做到這一點。

郵寄Excel儀表盤工作簿（您必須隱藏除儀表盤工作表以外的工作表。您還可以保護工作簿）。
將Excel儀表盤工作簿儲存在共享網路驅動器上。
線上共享儀表盤。

如果Excel儀表盤是靜態的，您可以透過郵件傳送它，但如果它是動態的或具有互動式控制元件，則它應該與後端資料連線，因此需要線上共享。

您可以使用以下任何選項線上共享Excel儀表盤：

Microsoft OneDrive。
- 使用您的Windows Live帳戶，您將可以訪問OneDrive，您可以在其中釋出和共享文件。
新的Microsoft Office Online。
Microsoft SharePoint。

您也可以將 Excel 工作簿檔案另存為 Acrobat Reader 檔案（.pdf）並將其釋出到網上。但是，再次強調，此選項僅適用於靜態儀表板。

有效 Excel 儀表板的技巧

為了使 Excel 儀表板有效，您需要做某些事情並避免一些事情。一些有效 Excel 儀表板的技巧如下：

保持簡單。
- 簡單易懂的儀表板比花哨的儀表板更有效。請記住，需要強調的是資料。
- 根據 Glenna Shaw 的說法，您需要在使儀表板足夠吸引人以保持觀眾興趣，以及避免過於風格化而模糊顯示的資訊之間取得平衡。
- 最好避免使用 3D 效果、漸變、額外的形狀和不必要的工具。
- 如果您可以使用條件格式或 Sparklines 來實現強調顯示，則優先使用表格而不是圖表。
使用 Excel 條件格式。
- 使用 Excel 條件格式，它提供多種選項可以根據表格中的值自動更新。
選擇合適的圖表型別。
- 請記住，使用圖表型別沒有普遍的規則。有時，柱狀圖、條形圖、環形圖等常規圖表比新出現的複雜圖表更能有效地傳達資訊。
- 您可以使用 Excel 的“推薦圖表”命令來初步評估合適的圖表型別。
- 您可以使用單個 Excel 命令（“更改圖表型別”）更改圖表型別，您可以嘗試各種視覺化顯示並選擇合適的圖表。
使用互動式控制元件。
- 使用互動式控制元件，例如捲軸、選項（單選）按鈕和複選框，可以幫助使用者輕鬆有效地視覺化資料的不同方面。
使用 Excel 資料模型處理大資料。
- 如果您有來自各種資料來源的大型資料集，最好使用 Excel 資料模型，它可以處理數千行資料並進行記憶體最佳化，並且可以對具有關係的資料表進行分組。
選擇合適的顏色。
- 選擇顏色時要小心。謹慎使用顏色以提供足夠的視覺衝擊力，但不要喧賓奪主。此外，如果受眾可能包括色盲人士，請避免使用紅色和綠色。在這種情況下，儘管交通訊號燈符號對於顯示的資料聽起來很有效，但它們不適合儀表板。請改用灰度。
使用切片器。
- 切片器比下拉列表更有效，因為它們具有視覺衝擊力。
- 您可以將圖表、資料透視表、資料透視圖表分組以使用公共切片器。
將 Excel 儀表板元件組合在一起。
- 您可以透過插入形狀（例如矩形）並將儀表板元件分組放置在其上方來增加儀表板的視覺趣味性。例如，如果您使用的是公共切片器，則可以將共享該切片器的所有儀表板元件分組。
使用 Excel 資料層次結構。
- 如果您的資料具有固有的資料層次結構，請在資料模型中定義它們，並使用它們來互動式地向上和向下鑽取資料。
避免擁擠的儀表板佈局。
- 請記住，顯示比必要資訊更多的資訊會使觀眾不知所措，並分散對實際目的的關注。
- 如果可以去掉儀表板中的任何資料或圖表，請不要包含它們。
- 這是測試儀表板時的一個重要檢查點。評估每個儀表板元件是否必要且充分。
- 儀表板元件和佈局應支援儀表板的單一目的。

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