協作寫作 - 快速指南

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協作寫作 - 簡介

協作寫作是指多個作者參與寫作和完成作品的寫作專案。它與共享寫作在執行方式上有所不同，即在共享寫作中，人們將各自的工作領域分配給自己，並專注於這些領域。

然而，協作寫作中，會聘用多位作者來完成任務，而這些作者的責任領域是重疊的。這意味著作者有權檢視你撰寫的內容，並提出你可能實施也可能不實施的修改建議。

日常生活中的一個例子就是維基百科詞條，這些詞條由人們撰寫，由管理員編輯，讀者提出修改建議。在一個真正的協作寫作環境中，每位作者都有平等的能力和許可權參與寫作、編輯、建議修改、刪除文字和新增更多內容的任務。

這使得最終能夠產出最佳作品，因為在發表書面文字之前，會對其進行多次遞迴處理。協作寫作鼓勵對書面文字進行一系列修改，以便就文字的準確性達成共識。

協作寫作的範圍

專業寫作是各種職業、組織和部門中的一種需求。由於高質量任務的快速獲得，協作寫作現在被廣泛應用於從教育到遠端學習的許多領域，因為人們已經觀察到，**當人們被賦予權力去編輯他們不同意的文字時，他們會更加關注文字**。

這引發了一場健康的辯論，因為要求原作者提供可靠的來源來支援其論點。這種基於相互互動的內容改進使最終產品為所有人所接受。雖然其中一些檔案是由單個作者計劃、起草、修訂和編輯的，但大多數業務報告和重要的較短的溝通內容要麼是正式地小組寫作，要麼是由公司中的關鍵讀者進行稽核。

據行業專家報道，**大約 87% 的職場寫作者** 透過協作而不是孤立的寫作來提交他們的任務。一名專業的協作寫作者需要具備語言能力、技能和學科知識，這些能力使他能夠參與協作寫作。

協作寫作 - 勞瑞理論 (Lowry's Theory)

多年來，研究人員和商業專家一直在研究協作寫作及其影響。根據這些研究人員的觀察，出現了許多理論和工作模型。根據**保羅·本傑明·勞瑞 (Paul Benjamin Lowry)** 的說法，必須概念化一種共同的詞彙，以便團隊或團隊中不同的人可以在協作寫作中使用。

他認為，如果沒有這種共同的詞彙，投入協作流程並讓他們自己完成工作的團隊將會嚴重浪費時間、精力和金錢等資源。考慮到這些因素，他提出了五種協作寫作策略，它們是：

• 單人作者寫作 (Single Author Writing)
• 順序單人寫作 (Sequential Single Writing)
• 並行寫作 (Parallel Writing)
• 反應式寫作 (Reactive Writing)
• 混合模式寫作 (Mixed Mode Writing)

現在讓我們詳細討論每種協作寫作策略。

單人作者寫作 (Single Author Writing)

單人作者寫作是指一人代表整個團隊進行協作寫作。這種寫作方式通常在律師事務所實行，律師僱傭團隊進行所有研究和文書工作，而他自己則對所述事實的準確性或謬誤負責。

順序單人寫作 (Sequential Single Writing)

在順序單人寫作中，一群作者按順序在一個寫作專案的不同領域工作。這意味著寫作的責任由團隊成員按數字順序共享。應該首先開始寫作的作者將完成他的部分，然後將文件傳遞給序列中的第二位。

並行寫作 (Parallel Writing)

並行寫作在方法和實施上與共享寫作非常相似，它涉及僱傭一群人，給他們分配文件的不同部分，並要求他們同時處理各自的領域。並行寫作有兩種型別，一種是將文件分成較小的部分，並讓不同的成員負責這些部分的寫作。

另一種是讓參與寫作過程的團隊成員承擔不同的角色。例如，校對、事實核查、排版校正等。

反應式寫作 (Reactive Writing)

反應式寫作涉及不同的團隊成員或不同的團隊檢視彼此的輸出並透過建議更改、校對、事實核查、編輯等方式“對”內容做出“反應”。這被認為是一種健康的做法，並確保撰寫的文件具有可信度。

混合模式寫作 (Mixed Mode Writing)

在混合模式寫作中，寫作過程中會採用部分或全部上述模式。例如，一個團隊可能按寫作順序安排其團隊成員，因此，當第一個作者正在撰寫他的一部分文件時，其餘成員可能會對其進行反應式寫作。當前幾位作者完成任務後，他們反過來也可以成為反應式作者。

協作寫作 - 建構理論 (Construction Theory)

Javier Onrubia 和 Anna Engel 對三個學生小組進行了研究，這些小組參與了四到八個書面產品的協作寫作。在分析這些團隊在準備書面文字時使用的策略後，他們確定了四個不同但相互關聯的知識建構過程。這些過程如下：

• 並行建構 (Parallel Construction)
• 順序累加式建構 (Sequential Summative Construction)
• 順序整合式建構 (Sequential Integrating Construction)
• 整合式建構 (Integrating Construction)

現在讓我們詳細討論這四個過程。

並行建構 (Parallel Construction)

要求每個小組成員處理文件的不同部分，最後，最終文件由這些不同部分並置而成。在另一種情況下，文件被分成不同的部分，並分配給每個隊友。在作者提交了他的一部分文件後，從中選擇較小的文字部分並並置起來構成最終文件。

順序累加式建構 (Sequential Summative Construction)

一位團隊成員（通常是高階成員）提供一份部分完成的文件，其中包含根據所需的樣式、技術、措辭和規範製作和部分完成的不同部分。然後，其餘團隊負責完成不同部分的寫作並提交最終完整的文件。

順序整合式建構 (Sequential Integrating Construction)

一位團隊成員向團隊提交一份部分完成或完整的文件，其餘團隊成員會在該文件上提出更改建議，提供合理的修改，或就他們同意或不同意的部分進行討論。對文件進行連續貢獻。

整合式建構 (Integrating Construction)

順序整合式建構和整合式建構的區別在於，在後者的情況下，更改和修改是在文件撰寫過程中提出的，而不是等到文件提交後才開始貢獻過程。

協作寫作 - 參與理論 (Engagement Theory)

Stephen M. Ritchie 和 Dona Rigano 採訪了一位科學老師，他作為系主任，希望改革學校的教育模式。透過將他的信仰體系與這位老師從其他科學老師那裡獲得的同意、讓步、談判、權衡和拒絕進行比較，Ritchie 和 Rigano 能夠識別出團隊成員在實施中的**兩個參與級別**。它們是：

• 輪流寫作 (Turn Writing)
• 主導寫作 (Lead Writing)

輪流寫作 (Turn Writing)

這種寫作形式更具合作性，作者貢獻不同的部分，帶來更改和額外的修改，然後由主筆檢查、實施和整理。

主導寫作 (Lead Writing)

給兩個或多個主題專家一段文字進行撰寫，他們會表達自己的想法，其他人會對文字進行修改，從而完善和改進文字。最終文字將由另一位團隊成員充當抄寫員來寫下。當主題完成時，其中一位專家將擔任抄寫員，其他作為當前主題專家的隊友將表達他們的想法。

協作寫作 - 模式理論 (Pattern Theory)

Lisa Ede 和 Andrea Lunsford 研究了文字受眾的重要性。他們提出了一個名為“目標受眾與隱含受眾”的理論，該理論討論了任何作者作品都可能存在預先存在的受眾，作者將透過其作品來表達，並且在寫作時必須牢記這一點。

另一個論點是，作者創造了自己的受眾，他們不需要在創作內容時考慮受眾。根據他們的觀察和學習，他們為協作寫作理論化了七種組織模式，其中包括：

第一種模式

在這種模式中，整個團隊概述任務並將其分配給團隊成員，每個成員然後準備並提交。然後，整個團隊編譯各個部分並修改整個文件。

第二種模式

團隊計劃並概述寫作任務，但是隻有一名成員部分起草文件，其餘團隊成員則編輯、修改文件並進行最終修訂。

第三種模式

在這種工作模式中，團隊中只有一名成員撰寫最終草稿，然後由團隊其餘成員進行修訂。第三種模式與第二種模式的區別在於，這裡成員撰寫的是完整的草稿，而不是部分草稿。

第四種模式

一位隊友概述並撰寫文件。完成後，他會將文件提交給其他隊友，其他隊友可能會也可能不會就所做的更改或修改諮詢原作者。

第五種模式

在第五種模式中，整個團隊集體概述並撰寫草稿，之後一名或多名成員在不諮詢團隊其餘成員的情況下修改草稿。

第六種模式

第六種模式將團隊大致分為三個部分：

• 一位主管成員，負責概述、劃分和分配任務給團隊成員。
• 第二位主管，負責收集團隊成員完成的任務並進行編譯。
• 其餘團隊成員成為作者。

第七種模式

第七種模式也把團隊分成三組，第一組負責口述，第二組負責轉錄，第三組負責編輯最終文件並提交最終草稿。

Ede 和 Lunsford 發現，在不同模式下工作的團隊成員的滿意度水平有所不同。許多人承認，他們希望參與一個目標清晰明確且透明共享的目標的寫作過程。

他們還注意到團隊成員之間的**相互尊重程度**、作者對其內容的控制權、他們參與編輯過程的程度、共享信用的方式、衝突管理、對作者的約束以及專案在組織中的重要性。

示例

研究人員發現，與在培訓室中教授跨文化課程相比，人們透過相互互動可以更多地瞭解不同的文化。例如，西班牙文化敏感性課程中的一些常見協作任務是：

協作寫作 - 應用

如今，許多寫作任務都離不開協作寫作團隊。例如，一家大型出版公司想出版一本關於西班牙文化的書籍，可能會委託印度的跨文化專家團隊撰寫，但也會委託西班牙的寫作團隊進行修訂。

協作寫作和同行評審是不同的活動，因為同行評審基本上是一個糾正、編輯和批評導向的過程，它發生在協作寫作之後。但是，兩者是相關的，並且經常一起進行，因此同行評審已成為協作寫作的一部分。

同行評價

在處理協作寫作任務時，重要的是要確定團隊成員可以評價其他團隊成員成果的範圍。這個決定通常由團隊領導在與團隊成員協商後做出。

一些最常見的評價領域包括檢查完成情況、合作程度和對作者的依賴程度、作者投入的工作量以及其成果的質量。其中最重要的因素是其是否遵守截止日期。

作為團隊領導，這個人應該能夠快速概述專案，並將不同的責任分配給不同的團隊成員，或者在團隊中的不同作者之間分配寫作責任。

他應該能夠激勵作者在寫作過程變得單調乏味時繼續寫作，並且應該能夠解決同行評審過程中經常出現的衝突。

在協作寫作中，小組作業的設計方式使得整個團隊都參與寫作。這提高了團隊成員的領導力、規劃能力、分工和責任共擔能力。

規劃尤為重要，因為作者傾向於獨立工作，這意味著他們可能不喜歡頻繁的交流和資訊更新。為了有效地管理協作寫作任務，需要考慮以下幾個因素：

• 專案的描述
• 成功標準
• 專案大綱
• 平均分配任務
• 責任均攤
• 遵守進度安排
• 適當的編輯和
• 及時分享反饋

協作能力 (Collaborative Competency)

協作能力不僅對學習者很重要，對僱傭他們的公司也很重要。經營公司的核心思想是確保產品能夠銷售出去。協作作者有望透過他們的作品創造銷售、營銷、關係建設和可靠性的機會。

考慮到這一點，職場作者需要透過他們的書面文字磨練精湛的溝通技巧。對協作寫作的需求也基於某些實際因素。例如，對於任何單一作者來說，寫一封充滿冗長、複雜條款和條件的商務信函都可能極具挑戰性。

即使這個人是一位經驗豐富的撰稿人，他也無法概括出文檔中需要的所有要點，如果他做到了，那麼他將花費額外的時間來考慮所有因素和要素。為了避免這種想法和時間的擁堵，如今的公司招聘協作團隊來經濟高效地解決這些限制。

商業環境常常決定協作過程。例如，作者通常會被指示在寫作時牢記公眾情緒和產品收到的總體評價。

協作寫作的好處

協作過程也用於政治程序中，兩個國家達成協議，他們決定並同意的一切都達成共識。在這種敏感的情況下，任何一個國家的任何個人或任何一個國家都不希望獨自負責起草如此重要的檔案。

在這種情況下，協作寫作過程涉及兩國最好的起草團隊。這確保了一個公平的競爭環境，任何國家都不能在以後利用文字的任何次要解釋。這就是為什麼如今所有條約都是由一個以協作寫作原則工作的委員會起草的。協作寫作的更多好處如下：

• 更高的輸出質量，因為來自眾多作者的不同視角、技能和投入。
• 在一個團隊中工作，參與者試圖超越彼此，這是非常有激勵作用的。
• 共同作者作為批評者，在起草過程中提供寶貴的反饋。
• 經驗較少的作者獲得了行業經驗以及與資深作者一起工作的經驗。
• 團隊成員之間更好的工作關係和協調。
• 由於成員之間的協作和反饋，最終稿件得到了一致的認可。

正如你所看到的，協作寫作在多種情況下不僅提高了效率和可靠性，而且是不可或缺的必要條件。

協作寫作的陷阱

與任何創作過程一樣，有時高技能的人也會有意見分歧。當出現這種情況時，協作團隊會很快分裂成子團隊，如果團隊領導沒有迅速應對這種情況，事情就會失控。協作寫作的一些陷阱如下：

• 在政治和社會挑戰面前，協作寫作幾乎總是舉步維艱。
• 由於作者眾多，協作過程的協調對管理者來說非常複雜。
• 在政治程序和物流檔案中，協作寫作非常耗時。
• 如果團隊中的所有作者都缺乏經驗，則文件的質量不一定更高。
• 文化差異和衝突的寫作風格可能難以融合成一個聲音。
• 關於權力、工作風格和資歷的個人衝突有時是不可避免的。

協作團隊失敗的一些最常見原因是團隊中最年輕成員在掌握概念和正確方法方面的薄弱。人們可能會質疑僱用初級員工的原因，如果他們證明效率低下，但他們的任命取決於後勤和預算方面的考慮。

除此之外，溝通問題，如簡報不當和作者之間的物理距離，團隊頻繁的編輯也會減慢程序並導致團隊失敗。

職場協作寫作 (Collaborative Writing at Workplace)

在對在知名組織工作的員工進行採訪時，他們承認他們的大部分個人工作也是他們經常與同事合作的結果。研究表明，協作作者最常進行以下操作：

• 概述計劃並選擇一人起草檔案。
• 審查、修改和提供對同事作品的反饋。
• 參與具有共享作者身份的團隊。
• 為資深同事代筆。

專家們還提到了作者需要具備的一些技能，才能與其他團隊進行適當的合作。最重要的技能是積極傾聽和自我反省，在這種情況下，這將被理解為自我審查。

其他技能包括可靠性、建立信任、能夠接受批評而不過度防禦、擁有獨特的觀點但同時承認不同的觀點、能夠管理衝突和管理錯誤的假設並將其引導到正確的方向。

研究人員還建議作者制定一些切實可行的策略來處理寫作過程的不同階段，例如概念化、起草、審查等，或處理特定活動，例如衝突處理等。

協作寫作如何鼓勵思想共享

協作寫作應該被作者用作一個機會，將不同的觀點、目的和認知融入到文件過程中。他們可以透過使用技術，例如互相傳送電子郵件或共享和合並文件來做到這一點。

例如，Microsoft Office Word 有一個非常好的功能“修訂”，它記錄了各個作者對文件所做的更改，以及編輯者或審閱者的姓名。

大多數協作寫作專家都承認，現有的協作寫作模型是在考慮學術教育的基礎上建立的。因此，為了修改技術和基礎設施以適應和滿足業務需求，工作中的作者需要與學術界保持聯絡，與他們分享他們的需求和反饋，以便開發人員在開發最佳互動工具時能夠考慮所有不同的改進建議。

尋找共同的聲音

對寫作團隊的研究表明，團隊非常重視概述協作的實際應用，並最終確定最佳實踐，例如寫作、閱讀、團隊管理等。面向目標受眾的概念根深蒂固。

未來協作實踐中最重要的概念是理解文章將獲得的受眾。重要的是要了解團隊如何看待和應對他們的受眾。

現在，受眾可以分為內部受眾（團隊成員）和外部受眾（將閱讀文件的非組織人員）。即使外部受眾有不同的期望，作者是否會傾向於迎合內部受眾以獲得他們文件的認可？

隨著協作寫作過程的進一步普及和接受，這些問題將被更頻繁地提出。作者將這種現象稱為尋找一致的聲音。這種聲音需要與商業場景或政治合規性相一致。組織透過分發備忘錄、召開會議和安排會議來傳播他們的聲音。

協作寫作 - 方法論

在處理一項重要的協作任務時，寫作團隊首先應該學習如何協調他們的任務，方法是概述一個工作模型。最常見的策略是為每個團隊成員分配至少兩個角色，一個可以與寫作相關，另一個角色與後期製作相關，例如編輯、安排、監控等。

這需要團隊中每個人都具備高度的職業素養和思想的互聯互通。最重要的是要注意，即使寫作的角色可以明確地規劃出來，另一個角色也可以靈活地重疊。

在協作寫作結構中，沒有人可以成為任何責任的唯一承擔者。一個完整的團隊也可以分成子團隊，承擔特定的角色，例如：

• 作者——這個團隊的所有成員都負責寫作和完成文件。

• 組長——這個小組負責團隊的協調、行動的安排和組織。

• 編輯——這個小組將負責編輯、插入樣式和校對文件，無論是定期進行還是在最終文件提交後進行。

• 圖形設計師 − 此團隊負責設計插圖以及文件的紙質和網路印刷版面。

• 主題專家 − 此團隊負責研究主題並解答團隊的疑問。他們校對文件的技術部分以確保準確性。

• 網站管理員 − 此團隊負責將文件內容釋出到網站並維護網站。

確定哪個團隊成員適合哪個工作是任何協作寫作的初步階段。在第一次會議上，團隊成員聚在一起，討論他們的背景以及他們最擅長工作的領域。團隊負責人會記錄成員的技術寫作技能、背景、編輯流程和經驗。

在隨後的會議中，團隊概述專案，分配責任，並要求從下一次會議開始提交每週非正式進度報告。團隊成員可以在隨後的會議中輪流記筆記。

協作寫作 - 編輯策略

在審查和修改最終稿件時，團隊應制定策略來幫助他們評估和編輯團隊的寫作，例如實施質量控制措施、定期審查和分享反饋。反饋應關注寫作是否：

• 實現了其主要目標，即滿足讀者的需求。
• 識別並解決了所有版權和編輯問題。
• 審查和編輯了文件的所有最終部分。

由於這些會議是在文件的部分內容設計完成後舉行的，因此團隊必須預測寫作過程中可能出現的許多問題，例如校對、語法使用、內容檢查等。

之後，他們必須提及專案狀態，記錄與初始計劃的任何偏差，以及導致第一行動計劃與當前計劃之間差異的行動清單。此過程分為以下兩個部分：

• 審查草稿
• 非正式進度報告

讓我們詳細討論這兩個部分。

審查草稿

在這個部分，團隊將展示他們的文件，承認未完成的部分，並在專案中為它們留出空間。

在演示的後期階段，他們將描述這些空間中將要提及的內容。

每個團隊成員都應該有權審查和評估其他團隊成員。

反饋應簡短、準確和具體，以便成員能夠快速行動。

非正式進度報告

非正式進度報告可以像每週備忘錄一樣，清晰地說明團隊的進度。團隊成員應該在最初簽署彼此的進度報告。

備忘錄應解決以下問題：

• 誰參加了會議？
• 誰缺席了會議，為什麼？
• 議程上的專案清單是否已討論？
• 下一個行動計劃序列是什麼？
• 每個參與者的參與和進展情況如何？

這些進度報告應包括所有團隊成員的姓名、聯絡方式，即電話號碼和電子郵件地址，以便於聯絡。

協作寫作 - 軟體

目前世界上所有最好的編輯文章撰寫者都使用協作寫作軟體。這有助於他們即時編輯作品，並使他們的想法以比以往更有影響力的文字表達出來。

透過各個級別的編輯過程不斷改進他們的作品，使創作過程更加無誤且更全面。它也增加了作品的魅力和娛樂價值。考慮到這一因素，許多公司都推出了創新的線上平臺，如Editorially，用於協作寫作。

它幫助作者為他們的文件新增朋友標籤，這有助於他們的朋友提供文件反饋。然而，“Editorially”有一個很大的缺陷——它不允許兩個協作作者同時線上編輯同一個文件，這實際上違背了協作寫作的概念，尤其是在處理技術文章時，其中多個章節將專門用於數字和公式。

一旦作者克服了Editorially的缺點，就產生了對新型協作寫作軟體的需求。該領域的專家們已經確定了一些需要在任何好的協作寫作軟體中解決的重要問題，其中一些包括：

• 免受干擾
• 互動式支援
• 註釋和討論
• 文件處理
• 匯入和匯出

現在讓我們詳細討論這些策略。

免受干擾

當作者失去思路時，寫作會變得困難。事實上，作者以長時間不活動而聞名。因此，當作者對某個想法很感興趣時，不應因煩人的彈出視窗、通知、註釋等而被打擾。黃金法則是：在他需要幫助時才提供幫助。

互動式支援

軟體應儘可能減少作者與使用者介面的互動。這意味著應該有很多鍵盤快捷鍵和兩鍵組合命令。

例如，用連字元（-this-）括起來的單詞可以使文字以斜體粗體顯示，例如this。字型也應該更容易閱讀。

註釋和討論

真正的協作寫作工具不僅應在寫作過程中提供幫助，還應幫助共享和編輯內容，同時支援文字的討論和審查。協作團隊必須具備突出顯示或替換文字並跟蹤這些更改的功能。在與多個貢獻者合作時，每個人的評論都應該易於發現。

文件處理

文件可能會經過多次修訂，因此每個更改都應可追溯到原始草稿。當以協作方式編寫文件時，恢復舊文字、格式或更改非常重要。

匯入和匯出

最後，軟體應該足夠通用和相容，允許作者匯入他們想要整合的任何附加擴充套件。它還應允許使用檔案共享軟體，如Dropbox等。

結論

學習以團隊協作方式編寫專案的能力，在當今世界被認為是一項寶貴的財富。許多僱主已經開始優先考慮那些能夠處理協作寫作任務的員工。

組織的未來在於製作共享作者身份的文件。他們需要相互信任，處理敏感的專有材料，以便將來能夠一起工作。協作寫作的獨特性質將確保他們培養更大的文化敏感性和起草文件的多種觀點。

總而言之，每個人成功參與協作團隊工作才是最符合大家利益的，因為這是商業寫作的未來發展方向。