管理層批註範圍

每個部門都有一個批註範圍，超過此範圍，他們將無權做出決定。基於此，各部門在對案件進行批註時應遵守以下指示：

• 所有批註都應該清晰易懂，並使用簡潔明瞭的語言撰寫；它們應該簡明扼要，切中要害。

• 所有批註都應以客觀的角度撰寫，並應有合理的理由作為支撐，而不是僅僅表達個人觀點。所有來自其他部門的意見、批評和反饋都需要以禮貌的態度積極採納。

• 負責處理案件的經理應該仔細閱讀所有“待處理檔案”和之前的批註，以便根據需要生成必要的影印件和逐字記錄。

• 當原始檔案篇幅過長且複雜，難以操作和作為便捷參考時，通常會對單個檔案製作一份摘要（概要或摘要）。由於這樣的摘要可能導致引用例子脫離上下文的情況，因此未經經理指示不得製作摘要。

• 如果批註中包含任何資訊可能會模糊主要問題或使批註不必要地冗長，則應將包含該資訊的單獨宣告或附錄放在檔案中。

• 在一個案件中，如果有多個要點或指令更方便地分別處理，而不是在連續的批註中處理，則應在部門批註中分別對每個要點進行批註。部門經理和/或高階經理將分別記錄他們在每個“部門批註”上的指令，然後將這些批註合併起來，形成檔案上的批註，以便發出指令等。

• 批註順序通常與信函的序號相同，如果批註的連續性有任何中斷，則應儘早將檔案與主檔案合併。

• 除非是例行公事，否則不應在收據上寫批註。如果任何經理在待處理檔案 (P.U.C.) 上做了任何備註，這些備註必須首先記錄在批註中，部門可以使用這些備註作為指示。

• 必須為高階經理的簽名和意見留出足夠的空間。提交給部門經理或高階經理的批註應放在頁面的底部。如果要更正的內容過多，應始終在批註中新增一張新的空白紙。

• 凡是收到部門經理或其他人用小紙片傳送的通知或請求，不應直接傳遞。這樣做是為了防止它們在傳輸過程中丟失。第一個接收部門會在將紙條傳遞給相關經理或部門處理之前，將其貼上或夾在白紙上（大張紙），然後放入檔案袋中。

相關部門將提出請求，然後發出通知。之後他們將傳送訊息並等待回執。應儘可能減少在側欄書寫長批註的做法。

二八法則

一個沒有正確歸檔和處理程式列表的辦公室就是一個混亂的巢穴。借用二八法則，它指出我們80%的成功只來自於我們20%的行為。簡單來說，重要的是要更關注需要採取行動才能取得80%成功的20%。

這就是為什麼規劃、優先排序和開始著手處理那20%非常重要的原因。在曾經做出的最重要的公司決策之一中，BIM 製造公司停止了所有重要的口頭溝通，即使要付出以書面形式記錄每一個口頭字句的高昂代價，他們也這麼做了，以便他們的未來員工能夠從豐富的討論中受益。今天，其他每家公司都在效仿他們。

大多數情況下，設計錯誤的檔案會導致組織內工作部門之間出現大量的溝通不暢和差異。希望本教程能夠幫助那些剛開始在行政、會計、人力資源等大量涉及文件的部門工作的年輕專業人士學習如何歸檔包含敏感資訊的重要的檔案。