檔案的組成部分和功能

一個檔案可以分為兩個部分，分別是 - **批示** 和 **函件**。這兩部分都放在同一個檔案中；但是，它們在位置上有所區別。批示通常放在左側，函件分別放在右側。

批示包含那些記錄在**待審檔案** 和 **新收檔案** 上的記錄。同樣，函件包含所有收發官方通訊的詳細資訊。

分卷檔案在以下兩種情況下是必要的。

必須儘快將分卷檔案與主檔案合併，並刪除重複的檔案。如果有多個分卷檔案，則每個檔案應單獨編號。處理這些檔案的人員應維護一份清單，列出他所開啟的所有檔案。

它包含所有其他不屬於主檔案一部分的資訊。其中一些情況包括 -

主檔案包含在收集封面上收集的必要材料。收集封面上存在的大多數專案具有臨時重要性。

在記錄時，部門經理有責任刪除所有已失去價值的檔案。更重要的是，收集的檔案必須保留在其所屬的部門。

檔案的功能

對於每個部門/科室/單位，都必須有一個**檔案登記簿**。它通常以**附件一**的形式維護，並由總務部門用於印刷、庫存、發放等。每個部門的需求可能並不相同，因此，每個部門的檔案頁數也不同。它們被作為永久記錄儲存。

檔案登記簿中填寫了檔案開啟時分配給它的編號和主題。登記簿將列出當年所有已開啟的檔案的詳細資訊。如果頁面按年分配，則下一年的條目將記錄在該頁面上，否則將開啟一個新的獨立檔案登記簿。

檔案中的條目只能用藍色墨水填寫。確保所有條目都已正確填寫，並儘可能避免刪除或覆蓋。為了避免濫用，檔案由該部門或科室的助理文員保管。

每個新的主題都建立一個單獨的檔案。有時檔案變得過於籠統或龐大。在這種情況下，處理不同方面的事項被納入其中，這樣檔案就會變得更短，但這會妨礙工作的順利進行。

在上文中，我們討論了為每個部門單獨登記新檔案以供一般應用，但其分類是根據其主題型別進行的。如果主題是主要的，則稱為**標準標題**，對其進一步分類將導致**子標題**。

在檔案登記過程中，將編制內容的字母順序列表。這將指示**標準標題、子標題**以及分配給它們的頁面。這使得在需要時能夠輕鬆地追蹤這些檔案。

每年年初，都會對清單進行更新並進行適當的檢查。主要主題始終試圖保持相同的標準 - 年復一年。如果必要，經部門負責人批准，可以在該清單中新增新的標題。

開立新檔案要經歷一系列流程。最初的工作是從選擇將在此基礎上開立的標準標題開始。然後，開立人員將為新主題新增合適的標題並編碼一個編號。這個編號就是檔案登記簿中找到的序號。

檔案的標題概述了檔案的主題，並試圖用幾個詞的組合來表達。第一個詞表示檔案開立的主題名稱。其餘的詞描述標題的描述部分。

例如，如果主要主題名稱為“機構（招聘和服務條件）規則”，則在此基礎上開立的檔名稱可以命名為“機構（招聘和服務條件）規則 - 授權處罰的授權”。

正確命名檔案的目的是為了讓讀者對主題有一個正確的瞭解，並使其在其他檔案之間易於查詢。**其批准在開立之前由部門負責人完成**。主題數量與檔案登記簿中顯示的數量完全相同。

分配給檔案的編號是開立年份、用於識別部門/科室/單位的初始字母、“標準標題”編號以及在其下存在的檔案的序號的組合。

如果我們正在開立的檔案是政策檔案，則在“標準標題”之後應帶有字母“(P)”。一個單獨的檔案包含由於政策決定而採取的例行行動或處理的事項。

這些檔案的處理和歸檔與該檔案所涉及的年份無關。每個檔案，批示和函件的數量限制為 150 個。如果數量超過此數，則將使用相同的編號但具有不同的卷號開立一個新的檔案。當前，先前檔案將被重新命名為**卷一**，並且應在為先前和後續參考提供的空間中引用該檔案。

如果檔案是屆會檔案，則在該屆會期滿後將關閉該檔案，委員會檔案也是如此，在委員會任期結束時將關閉檔案。在上述所有此類情況下，無論檔案是否超過 150 頁，都將終止該檔案。

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